La mejor forma de contratar empleados en la India: coste, tiempo y riesgo

La mejor forma de contratar empleados en la India depende menos del país que del tiempo que planee quedarse. Entre registrar su propia entidad legal, asociarse con un Employer of Record, y contratar a contratistas independientes, cada vía conlleva una factura distinta, un plazo distinto y una cantidad de riesgo distinta sobre su lado de la mesa.

"La mejor forma" son en realidad dos preguntas apiladas una sobre otra: dónde encuentra a la persona y quién la emplea legalmente una vez que acepta. Casi todas las guías responden la segunda y se saltan la primera, y por eso los fundadores terminan su investigación sabiendo qué es un EOR y sin saber todavía dónde publicar el puesto.

Esta guía responde ambas. Obtiene un veredicto directo, el cálculo de costes a tres años con las comisiones que la mayoría de los proveedores mantienen fuera de la página de precios, el punto en el que su propia entidad empieza a ganar, los canales por los que realmente se postulan los candidatos indios y los errores que más dinero cuestan a los empleadores extranjeros.

¿Cuál es la mejor forma de contratar empleados en la India?

La mejor forma de contratar empleados en la India es el vehículo de empleo que se ajuste a su compromiso. Un Employer of Record mientras el plan en la India aún no esté probado, porque no requiere entidad y conlleva el menor riesgo de compliance. Su propia entidad una vez que tenga la certeza de que se queda. Contratistas solo para trabajo de proyecto acotado.

Los contratistas independientes son la tercera vía. Se adaptan a trabajo de proyecto realmente acotado, pero la legislación laboral india aplica una "control test" para decidir si alguien es realmente un contratista. Fije su horario, asígnele un responsable y un portátil, y tendrá un empleado a ojos de las autoridades, diga lo que diga el contrato.

Las dos decisiones son independientes, y confundirlas es donde se estanca la investigación. Su canal de búsqueda decide a quién conoce. Su vehículo de empleo decide si puede pagarle legalmente. Un portal de empleo le da lo primero y nada de lo segundo.

En los equipos en la India que construimos para empresas globales, la respuesta casi siempre se reduce a tres factores: cuántas personas va a contratar, cuánto tiempo pretende quedarse y con qué rapidez necesita tener a la primera trabajando.

Esta página decide qué modelo de empleo utilizar. Si en cambio quiere el proceso de contratación completo, desde la carta de oferta hasta los registros y la primera nómina, lea nuestra guía sobre cómo contratar empleados en la India.

¿Qué vía de contratación es la mejor para su situación?

La mejor forma de contratar empleados en la India se reduce a su número de empleados, con su compromiso con la India por encima incluso de eso: un EOR mientras aún está demostrando que el mercado funciona, su propia entidad una vez que tenga la certeza de que se queda, contratistas solo cuando el trabajo es realmente un proyecto. Identifíquese con una de las situaciones siguientes.

La pregunta suele llegarnos de una de dos formas: ¿necesito un PEO, un EOR, o puedo transferir dinero a alguien cada mes y llamarlo contratación de un contratista?, y ¿cuál es la forma legal más sencilla de lograrlo? Las tres vías difieren en mucho más que el precio, así que aquí tiene la comparación lado a lado antes del detalle:

Lea las situaciones siguientes y deténgase en la que le describe:

• Probar si la India funciona siquiera: Use un EOR. Sus personas son empleados legales plenos conforme a la legislación india, el compliance recae en el proveedor y puede liquidar el acuerdo en 30 a 60 días si el experimento no da resultado. Una entidad en esta etapa es coste sin retorno.
• En crecimiento y aún decidiendo si la India es permanente: Esta es la zona de cruce. Haga el cálculo siguiente con su propia previsión de contratación a 18 meses en lugar de decidir solo por el número de empleados. Si existe alguna posibilidad de que salga antes de 18 meses, siga con el EOR.
• Comprometido con la India a largo plazo: Constituya la entidad ahora y siga contratando a través de un EOR mientras se construye. La constitución, la cuenta bancaria corporativa y los registros estatales avanzan en segundo plano, y un buen proveedor traslada después a su equipo a su propia nómina sin romper la continuidad del servicio ni los beneficios acumulados.
• Necesita un especialista durante tres a seis meses: Contrate a un contratista y haga bien la documentación. Sin horario fijo, sin equipos de la empresa, sin línea de reporte a un responsable, con entregables claros y una cláusula de independencia. Nuestra guía sobre cómo contratar y pagar a contratistas en la India expone los documentos y la mecánica de pago.
• Necesita facturar a clientes indios o mantener propiedad intelectual localmente: esto suele apuntar a su propia entidad, sea cual sea su número de empleados. Un EOR emplea personas; no puede canalizar los ingresos de sus clientes ni ser titular de su propiedad intelectual en la India. Confirme la estructura exacta con asesoría legal local.

El outsourcing es una cuestión distinta de todas estas: ahí usted compra un resultado a un proveedor que emplea al equipo, mientras que aquí está eligiendo quién emplea legalmente a la persona que usted seleccionó. Si esa es la bifurcación en la que se encuentra, lea staff augmentation frente a outsourcing.

Estas vías son las mismas sea cual sea la ubicación de su empresa; solo cambia la documentación de su lado. Si contrata desde Estados Unidos, nuestra guía específica sobre cómo contratar legalmente a alguien en la India desde Estados Unidos cubre la posición del convenio fiscal, la cesión de propiedad intelectual y la mecánica de pago.

¿Cuánto cuesta contratar empleados en la India?

El coste suele ser lo que zanja la decisión: cuente con entre 1,1 y 1,25 veces el salario bruto para el coste real de un empleado indio, más su vehículo de contratación encima. A lo largo de tres años, un EOR cuesta algo menos de la mitad de constituir y operar su propia entidad india para una sola contratación, y la diferencia se reduce a medida que aumenta el número de empleados.

La India expresa la retribución como CTC, o coste total para la empresa, por lo que la mayoría de los costes legales están dentro de la cifra bruta en lugar de sumarse por encima. Las cotizaciones del empleador que componen esa cifra, la parte del empleador del provident fund, el ESI para los puestos de menor salario, una provisión por gratuity y el professional tax estatal, además de beneficios como el seguro médico, son lo que separa el coste total de empleo del salario nominal. Nuestra guía desglosa cada una.

Tome un salario bruto de $25,000 como dato de partida. Introdúzcalo en nuestra calculadora de coste de empleado y el coste total para el empleador a través de un EOR asciende a unos $27,600 al año, o aproximadamente $28,700 una vez contabilizadas las provisiones por vacaciones devengadas y gratuity. Esa es la cifra sobre la que presupuestar, no el salario.

Para referencias salariales por puesto y cómo varían entre Bengaluru, Hyderabad y Pune, consulte nuestra guía de coste de contratar en la India.

Su vehículo de contratación es la segunda capa. Las comisiones de EOR en la India van de $99 a $699 por empleado al mes en planes de tarifa plana, con los proveedores nativos de la India en la parte baja de esa franja y las plataformas globales en la alta, mientras que los planes de porcentaje sobre la nómina suelen cobrar entre el 8% y el 15% del bruto y crecen discretamente con cada subida. Compare ambos con nuestros precios de EOR en la India.

Su propia entidad sustituye la cuota mensual por un coste de registro único desde unos $15,000 y entre $15,000 y $30,000 al año para compliance, banca, auditoría y declaraciones, además de alguien interno que asuma la nómina india. Nuestra página de constitución de entidad y GCC en la India recoge las cifras de puesta en marcha publicadas.

Vale la pena leer el contrato para tres cargos, porque rara vez aparecen en una página de precios: un recargo por conversión de divisa del 1% al 3% por conversión, un depósito de garantía reembolsable de uno a dos meses del coste total y no solo de la comisión, y la gestión de la baja a entre $250 y $1,000 por salida. Nuestra guía de precios de EOR detalla los tres por completo.

La columna del EOR usa nuestra calculadora de coste de empleado con una comisión de servicio de $199 al mes, la tarifa de banda media en lugar de nuestro propio mínimo publicado. La columna de la entidad usa el extremo inferior de nuestro coste de registro publicado y el rango de coste de funcionamiento de la guía de precios. Sustituya por sus propias cifras antes de comprometerse con cualquiera de las dos.

¿Cuándo resulta un EOR más caro que su propia entidad?

El punto en el que su propia entidad cuesta menos que un EOR no es un número fijo de empleados. Varía con la tarifa por empleado que realmente paga, por lo que desarrollamos las cifras en EOR frente a entidad en la India.

Si quiere comprobarlo con sus propias cifras en lugar de las nuestras, introduzca su número de empleados y la tarifa que le han presupuestado en la calculadora de EOR frente a entidad.

Cuatro factores adelantan el cambio antes de lo que sugiere el cálculo: necesita facturar a clientes indios, quiere una oficina física, la propiedad intelectual debe recaer en una empresa india, o un regulador de su sector exige un empleador registrado localmente. Tres lo retrasan: podría salir de la India antes de 18 meses, no tiene a nadie interno que pueda asumir la nómina y las declaraciones indias, o está contratando en varios estados a la vez.

¿Cuál es la forma más rápida de contratar empleados en la India?

El proveedor rara vez es lo que ralentiza una contratación en la India. Un EOR puede poner a trabajar a su primer empleado en una o dos semanas, y en 24 a 48 horas una vez que el candidato firma, pero el candidato tiene entonces que cumplir el preaviso con su empleador actual. Su propia entidad tarda de tres a seis meses antes de que pueda pagar legalmente a nadie.

Qué determina realmente cada plazo:

• Employer of Record: el cuello de botella es el preaviso del candidato, no el proveedor. La parte del EOR es trabajo de la misma semana, y las contrataciones dos y tres son aún más rápidas, porque el proveedor ya mantiene registros en sus ciudades de contratación.
• Entidad legal propia: varios meses, porque la constitución, los registros fiscales y de empleador, una cuenta bancaria local y la configuración de la nómina deben estar todos listos antes de que pueda comenzar la nómina. La cuenta bancaria suele ser el paso más lento. Nuestra guía de registro de empresas en la India recorre la secuencia.
• Contratistas independientes: los más rápidos sobre el papel, ya que no hay nada que registrar. El coste llega después. La reclasificación arrastra años de atrasos salariales, cotizaciones no pagadas y sanciones, y suele tardar de tres a seis meses en resolverse. Nuestra nota sobre el riesgo de clasificación errónea de contratistas en la India expone la exposición.

Los plazos lentos tienen un precio oculto. Los buenos ingenieros indios suelen tener ofertas competidoras y cumplen con su empleador actual un preaviso que habitualmente va de uno a tres meses. Una constitución de entidad de seis meses a menudo significa perder al candidato que quería, que es la razón más común por la que los fundadores operan un EOR en paralelo con la constitución de la entidad en lugar de esperar.

¿Dónde encuentra empleados en la India?

Los candidatos indios se postulan a través de portales de empleo, agencias de selección, referencias y programas universitarios, y cada canal equilibra coste frente a rapidez y profundidad de filtrado. Los portales de empleo cuestan menos y son los más ruidosos. Las agencias cuestan entre el 8,33% y el 16,67% de la retribución anual y le entregan una lista de preseleccionados. Las referencias convierten mejor y escalan peor.

La búsqueda de candidatos es la mitad de esta decisión que la comparación de modelos anterior no aborda, y es donde realmente se estanca la mayoría de las primeras contrataciones en la India. Esto es lo que cuesta cada canal y para qué sirve:

Cuatro detalles de coste son fáciles de pasar por alto al presupuestar un canal. Las comisiones de las agencias conllevan un 18% de GST, el impuesto sobre bienes y servicios de la India, sobre la tarifa presupuestada. La mayoría de las agencias ofrecen una garantía de reemplazo de 30 a 90 días, así que obtenga por escrito el plazo y las condiciones de salida. Y una preselección no es una contratación: los puestos de nivel medio suelen cerrarse en dos a cuatro semanas, y las búsquedas sénior en cuatro a ocho.

Después, el punto que decide todo su plan: una agencia de selección encuentra a la persona y se retira, y usted la emplea. Un EOR la emplea y no la encuentra. Una empresa extranjera sin entidad india necesita las dos mitades, de dos proveedores o de uno que haga ambas.

Las dos comisiones son además distintas en naturaleza, y por eso se valoran por separado y no una frente a otra. Una comisión de selección es un pago único para encontrar a la persona; una comisión de EOR es recurrente, por cabeza, para emplearla, desde $99 al mes, y una empresa sin entidad india suele pagar ambas. Si prefiere realizar la búsqueda usted mismo, nuestro software de contratación en la India es gratuito durante sus primeras contrataciones.

Nuestra guía de compra de las mejores agencias de selección en la India compara las principales firmas y sus modelos de comisión antes de que haga su preselección. Y para la mitad de empleo de la decisión, nuestra comparación de los mejores servicios de Employer of Record en la India clasifica a los proveedores por cobertura, precios y profundidad de compliance.

¿Cómo se recluta en varios estados de la India?

Reclutar en varios estados de la India es un problema de compliance antes que un problema de búsqueda. Las expectativas salariales, las normas de preaviso y los calendarios de festivos cambian en la frontera estatal, y también lo hacen los registros que necesita antes de poder pagar legalmente a alguien allí.

Resuelva tres cuestiones antes de encargar a un reclutador una búsqueda en varios estados:

• Fije la banda salarial por ciudad, no por país: una banda que funciona en Pune no siempre funciona en Bengaluru, y una única banda nacional produce ofertas que se rechazan en una ciudad y se sobrepagan en otra.
• Compruebe el calendario de festivos del lugar donde contrata: los festivos estatales difieren, por lo que un equipo repartido en tres estados no comparte un mismo año laboral, y las fechas de entrega fijadas según un calendario se desajustan frente a otro.
• Confirme que su vehículo de empleo ya cubre ese estado: con su propia entidad, cada nuevo estado implica un nuevo registro de Shops and Establishments y un alta de professional tax antes de que pueda correr la nómina, lo que puede añadir de dos a cuatro semanas por estado. Con un EOR, pregunte en qué estados mantiene ya registros activos y obtenga la respuesta antes de abrir el puesto.

¿Qué errores cometen las empresas extranjeras al contratar en la India?

Los errores costosos rara vez son errores de selección. Son estructurales: pagar a alguien sin la estructura de empleo india adecuada, tratar a un empleado a tiempo completo como contratista, presupuestar solo a partir del salario, ignorar los requisitos a nivel estatal y constituir una entidad antes de que el plan de contratación esté probado.

• Pagar a un empleado directamente desde el extranjero: sin una entidad india ni un EOR detrás, esos pagos pueden crear una presencia imponible para su empresa. Una vez que las autoridades fiscales lo tratan como permanent establishment, una parte de los ingresos atribuidos a la India queda sujeta al impuesto de sociedades indio, y la liquidación suele aplicarse con carácter retroactivo.
• Mantener a un empleado a tiempo completo con un contrato de contratista: un horario fijo, un responsable al que reportar, equipos de la empresa y un puesto permanente a tiempo completo no superan el control test, diga lo que diga la documentación. La reclasificación trae consigo atrasos salariales, EPF y ESI no pagados, gratuity y sanciones.
• Presupuestar solo a partir del salario bruto: la cifra de la carta de oferta no es la cifra que le cuesta. Aplique el multiplicador anterior y compruebe qué declaraciones y plazos legales va a asumir antes de firmar nada.
• Ignorar los requisitos a nivel estatal: el professional tax, los salarios mínimos, los festivos y el registro de Shops and Establishments se fijan estado por estado, por lo que una estructura que cumple en un estado puede quedarse corta en otro. Confirme las normas de cada estado en el que contrate.
• Construir la entidad antes de hacer la primera contratación: una construcción larga que termina sin nadie empleado es la forma más común de quemar un presupuesto para la India. Si está realmente comprometido a largo plazo, constituya la entidad y contrate a través de un EOR al mismo tiempo.

Los dos primeros errores comparten una raíz: ningún empleador conforme en la India. Esto es a lo que realmente le expone cada atajo, junto a lo que elimina un EOR.

Si sus primeras contrataciones en la India ya están activas con la estructura equivocada, trasladarlas es algo rutinario y no dramático. Empiece por nuestra guía sobre contratar en la India sin una entidad, que cubre qué debe cambiar y en qué orden. Y nuestras preguntas frecuentes sobre contratación en la India responden las preguntas que surgen con más frecuencia antes de una primera contratación.

¿Aceptarán los candidatos en la India una oferta de un EOR?

Según nuestra experiencia, sí, siempre que pueda responder tres preguntas en la llamada, y suele ser la última preocupación que plantean los fundadores antes de comprometerse. Los candidatos indios preguntan qué nombre figura en la carta de oferta, qué ocurre con el provident fund y la gratuity, y a quién reportan realmente. Tenga esas tres respuestas preparadas y una oferta de EOR se cierra con la misma tasa que cualquier otra.

Esto es lo que le preguntará su candidato, y la respuesta que debe dar.

• Qué nombre figura en la carta de oferta y en la nómina: el Employer of Record es el empleador legal en la India, por lo que su nombre aparece en el contrato de trabajo, en la nómina y en la documentación fiscal, con su empresa indicada como el negocio para el que trabaja la persona. Diga esto antes de que salga la oferta, no después. Los candidatos que lo oyen primero lo tratan como una estructura; los candidatos que lo descubren en la documentación lo tratan como un engaño.
• Qué ocurre con los beneficios legales: no cambia nada. Un EOR es un empleador indio, por lo que el alta en el provident fund, el ESI donde se aplica el umbral salarial, el devengo de la gratuity y el seguro médico que decida financiar funcionan exactamente igual que en cualquier empresa india. Si su candidato está comparando su oferta con la de un empleador nacional, este es el punto que las iguala.
• A quién reportan y en qué trabajan: a usted, y a su hoja de ruta. El proveedor gestiona la administración del empleo, no el trabajo. Nada del equipo, el responsable, las herramientas ni el ciclo de evaluación cambia por quién firma la nómina.
• Qué ocurre con el equity: una concesión de su empresa a alguien a quien emplea un EOR no es el mismo instrumento que una concesión a su propio empleado, así que confirme la estructura con su asesoría y su proveedor antes de poner una cifra en una oferta.

El patrón que observamos es que la oferta se rechaza cuando la estructura llega tarde, no cuando llega. Informamos al candidato sobre los cuatro puntos antes de que salga la carta de oferta, y deja de ser un tema.

¿Cómo puede Wisemonk ayudarle a contratar empleados en la India?

Wisemonk es un Employer of Record nativo de la India creado para empresas globales que quieren contratar, pagar y gestionar empleados en la India sin registrar una empresa local.

Para la mayoría de las empresas globales, la mejor forma de contratar empleados en la India es exactamente esta. Empleamos a su equipo a través de nuestra propia entidad india, gestionamos la payroll en nuestra propia plataforma interna, y mantenemos un equipo de compliance sobre el terreno en cada estado de la India. Sin agregadores de terceros, sin recargos ocultos por divisa, sin cuotas de puesta en marcha inesperadas.

A partir de la gestión de payroll para más de 2.000 empleados en más de 300 clientes globales y del procesamiento de más de $20M en payroll anual, esto es lo que obtiene:

• Onboarding en 24 a 48 horas: un contrato de trabajo conforme y el alta en payroll, sin necesidad de constituir una entidad.
• Precios de tarifa plana desde $99 por empleado al mes: publicados, con los salarios denominados en su propia moneda en lugar de forzarlos a rupias. Nuestra página de precios recoge la lista completa.
• Compliance gestionado internamente: EPF, ESI, TDS, gratuity, professional tax y registros en varios estados, todo en nuestra propia infraestructura.
• Beneficios que puede configurar: incluido un seguro médico de nivel ejecutivo, donde la mayoría de los proveedores ofrecen un único plan fijo.
• Apoyo en la transición a entidad propia: cuando el número de empleados justifica su propia filial, trasladamos a su equipo sin romper la continuidad del servicio ni los beneficios acumulados.

La India es donde somos más fuertes, y gestionamos el empleo, la payroll, los beneficios y el compliance de su equipo en la India con nuestro propio personal sobre el terreno. Tenemos previsto extendernos a más mercados, incluidos Estados Unidos y el Reino Unido, en el futuro. Nuestra página de servicio de EOR en la India expone lo que está cubierto.

Los recomiendo encarecidamente. Wisemonk nos ayudó a acceder al vibrante y excelente mercado de talento indio y a contratar a nuestros primeros ingenieros fundadores en un tiempo récord. Hemos podido acelerar nuestra hoja de ruta y ofrecer un valor extraordinario a nuestros clientes gracias al trabajo de Wisemonk. Es fácil trabajar con ellos y son muy transparentes sobre el proceso. Los recomiendo encarecidamente a cualquier empresa que busque talento ubicado en la India. Krishna Ramachandran, Co-founder at Onform, USA