- La externalización de la gestión de nóminas consiste en contratar a un proveedor especializado para que se encargue de gestionar parte o la totalidad de su gestión de nóminas: el cálculo de los salarios, la retención de impuestos y la declaración de impuestos, el pago a los empleados y el mantenimiento de los registros.
- Puede externalizar esta gestión mediante cuatro modelos de prestación de servicios: un programa informático de nóminas, una empresa de gestión de nóminas, un servicio totalmente gestionado o un «Employer of Record» que se convierte en el empleador legal.
- La externalización traslada el trabajo, pero no la responsabilidad. En todos los modelos, salvo en el de EOR, usted sigue siendo el empleador legal, y las autoridades fiscales le reclamarán a usted en primer lugar si se produce un retraso o un error en la presentación de la declaración.
- La estructura de precios habitual consiste en una tarifa básica más un cargo por empleado o por ejecución, con recargos por los formularios de fin de año, las ejecuciones fuera de ciclo y las modificaciones. Confirme qué servicios están incluidos antes de firmar.
- Seleccione la cobertura, la seguridad de los datos, los niveles de servicio y las tarifas; a continuación, realice la transición mediante una ejecución en paralelo para que nunca se le pase una fecha de pago.
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La externalización de la gestión de nóminas consiste en contratar a un proveedor especializado para que se encargue de gestionar parte o la totalidad de sus nóminas, de modo que su equipo ya no tenga que realizar manualmente los cálculos, las declaraciones fiscales y los pagos. En esta guía se explica cómo funciona, cuánto cuesta, cuáles son los cuatro modelos de prestación del servicio y cómo elegir y cambiar de proveedor.
¿En qué consiste la externalización de la gestión de nóminas?
La externalización de la gestión de nóminas consiste en contratar a un tercero para que se encargue, en su nombre, de las tareas relacionadas con las nóminas: calcular el salario bruto y neto, realizar la retención de impuestos y abonar los impuestos, pagar a los empleados y presentar las declaraciones obligatorias.
Usted sigue proporcionando los datos y aprobando cada ejecución. El proveedor se encarga del trabajo, pero la responsabilidad sobre la exactitud suele recaer en usted.
El alcance es flexible. Algunas empresas externalizan toda la función; otras delegan únicamente las partes que entrañan mayor riesgo, como la presentación de declaraciones fiscales, y se reservan la gestión diaria gestión de nóminas internamente.
La externalización no es lo mismo que adquirir software. Con un software de nóminas, su propio equipo sigue se ejecuta en cada ciclo de nómina; con la externalización, son personas ajenas a su empresa las que se encargan de gestionarla por usted.
¿Cómo funciona la externalización de la gestión de nóminas?
La externalización de la gestión de nóminas funciona mediante un ciclo recurrente mensual o quincenal. Usted envía los datos de los empleados y de las nóminas antes de una fecha límite acordada; el proveedor calcula el salario neto y los impuestos; usted revisa y aprueba los datos; y el proveedor se encarga de abonar los salarios a los empleados y de realizar los pagos a las autoridades fiscales.
Todo el mundo recibe nóminas e informes. Las traspasos de responsabilidades son más importantes que las cifras.
Un ciclo típico de gestión de nóminas externalizado consta de seis pasos:
- Recopilación de datos: deberá comunicar las horas trabajadas, las nuevas contrataciones, las bajas y los cambios antes de la fecha límite.
- Cálculo: el proveedor calcula el salario bruto y el neto, las deducciones y los impuestos a cargo del empleador.
- Aprobación: revise el borrador del registro de nóminas y apruébelo, o envíe las correcciones pertinentes.
- Pago: la empresa financia y paga a los empleados y, a continuación, ingresa los impuestos a las autoridades.
- Presentación de documentos: el proveedor presenta las declaraciones obligatorias y elabora las nóminas.
- Informes: recibirá informes sobre contabilidad, auditoría y planificación de plantilla.
Si no cumple un plazo o da su aprobación con retraso, toda la cadena se ve afectada; por eso, la disciplina en el manejo de los datos por su parte es tan importante como el software del proveedor.
¿Qué incluyen los servicios de externalización de la gestión de nóminas?
La mayoría de los servicios de externalización de nóminas incluyen el cálculo de los salarios, la retención de impuestos y la presentación de impuestos, los pagos mediante transferencia bancaria, las nóminas, la notificación de nuevas contrataciones, los embargos salariales, los formularios fiscales de fin de año y un portal de autoservicio para empleados.
Los paquetes más completos incluyen la gestión de prestaciones y el seguimiento de Compliance. Lo que está incluido y lo que supone un coste adicional varía según el proveedor, por lo que le recomendamos que confirme el alcance por escrito.
Entre los servicios principales que puede esperar de un proveedor de servicios integrales se incluyen:
- Gestión de nóminas: cálculo de los salarios, deducciones, así como las obligaciones fiscales de los empleadores en cada ciclo.
- Administración tributaria: retención de impuestos, pago y presentación de declaraciones Impuesto sobre la nómina con las autoridades.
- Pagos: abono de los salarios a los empleados mediante transferencia bancaria, cheque o tarjeta de nómina, en moneda local.
- Supervisión de la Compliance: seguimiento de los cambios en la normativa para garantizar que las presentaciones se mantengan correctas a medida que evoluciona la normativa.
- Informes: informes y formularios trimestrales y de fin de ejercicio para la contabilidad y la auditoría.
- Autoservicio: un portal en el que los empleados pueden consultar sus nóminas, documentos fiscales y su historial salarial.
La línea divisoria entre lo que está incluido y lo que es opcional es donde se esconden los costes sorpresa, por lo que le recomendamos que utilice la lista de prestaciones como guía de referencia a la hora de comparar presupuestos.
Lea: cómo los conceptos de una nómina encajan entre sí.
¿De qué sigue siendo usted responsable?
La externalización transfiere el trabajo, pero no la responsabilidad. Usted sigue proporcionando datos precisos, aprobando cada proceso y abonando las nóminas a tiempo. En la mayoría de los modelos, usted también sigue siendo el empleador legal a efectos fiscales.
Esa distinción tiene consecuencias. Si un proveedor realiza la retención de impuestos pero no los ingresa, las autoridades seguirán exigiéndole a usted, el empleador, el pago de dicha cantidad. Elija un proveedor que cuente con controles rigurosos y mantenga un control sobre cada ingreso.
¿Cuáles son los modelos de prestación de servicios de externalización de la gestión de nóminas?
Existen cuatro modelos principales de prestación del servicio: un programa de nóminas que usted mismo gestiona, una empresa especializada en nóminas que se encarga de procesarlas por usted, un servicio totalmente gestionado que se hace cargo de todo el ciclo y un Employer of Record (EOR) que actúa como empleador legal.
Se diferencian en la cantidad de trabajo que se conserva y en quién asume el riesgo de Compliance.
Software de gestión de nóminas
El software de nóminas es una plataforma que utiliza su propio equipo para gestionar las nóminas. Este automatiza los cálculos y las presentaciones, pero usted sigue siendo responsable del proceso, de las autorizaciones y de cualquier error que se produzca. Es la opción más económica y resulta adecuada para empresas que cuentan con personal especializado en nóminas.
Empresa de gestión de nóminas
Una agencia de gestión de nóminas procesa cada ciclo de nóminas a partir de los datos que usted envía y le facilita los resultados. Usted mantiene el control sobre los datos introducidos y los plazos; la agencia se encarga de los aspectos técnicos. Se trata de un término medio entre un software y un servicio totalmente gestionado.
Gestión integral de nóminas
Un servicio totalmente gestionado se encarga de todo el ciclo, desde la comprobación de los datos hasta la presentación de la declaración, con un equipo especializado. Usted aprueba y abona el importe; el proveedor se encarga de todo lo demás. Cuesta más, pero elimina la mayor parte de carga administrativa.
Employer of Record (EOR)
Un Employer of Record se convierte en el empleador legal de sus trabajadores, por lo que asume la responsabilidad en materia de nóminas, impuestos y Compliance, y no solo se limita a gestionar estos trámites. Usted dirige el trabajo; el EOR contrata al personal. Es el único modelo que transfiere la responsabilidad, y no solo la carga de trabajo.
Esta comparación muestra en qué se diferencian los cuatro modelos en cuanto a quién se encarga de la gestión de nóminas y quién asume el riesgo legal:
| Modelo | En qué consiste | ¿Quién se encarga de la gestión de nóminas? | ¿Quién sigue siendo el empleador legal? | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Software de gestión de nóminas | Una herramienta que utiliza su equipo | Su equipo | Usted | Equipos que cuentan con personal especializado en nóminas |
| Empresa de gestión de nóminas | El proveedor gestiona sus carreras | Proveedor, según sus datos | Usted | Equipos pequeños que necesitan ayuda con la mecánica |
| Gestión integral de nóminas | El proveedor se encarga de todo el proceso | Proveedor | Usted | Empresas que reducen la carga administrativa |
| Employer of Record (EOR) | El proveedor pasa a ser el empleador legal | Proveedor | La EOR | Contratación sin una entidad local |
Fíjese en la última columna. Solo un EOR modifica a quién consideran responsable las autoridades, y por eso resulta adecuado para las empresas que contratan personal en lugares donde tienen ninguna entidad local.
Véase: externalización de la gestión de nóminas a nivel internacional si tiene empleados en más de un país.
¿Debería gestionar la nómina internamente o externalizarla?
Mantenga la gestión de nóminas en la propia empresa cuando cuente con los conocimientos especializados, una plantilla estable y el tiempo necesario para gestionar usted mismo el Compliance. Externalícela cuando la gestión de nóminas sea compleja, la plantilla esté creciendo o se encuentre repartida por distintas jurisdicciones, o cuando un error pueda resultar costoso.
La mayoría de las empresas alcanzan un tamaño en el que el riesgo y las gestiones administrativas que conlleva hacerlo por cuenta propia superan los honorarios.
La disyuntiva se reduce a los costes, el control y el riesgo:
| Factor | Gestión interna de nóminas | Gestión externalizada de nóminas |
|---|---|---|
| Coste | Salarios, software y formación | Comisiones de servicio previsibles |
| Experiencia | Depende de su personal | Integrado en el proveedor |
| Riesgo de Compliance | Lo lleva todo usted | Se comparte, pero usted sigue siendo responsable en la mayoría de los modelos |
| Control | Total e inmediato | Algunas tasas por retrasos y modificaciones |
| Escalabilidad | Es difícil ampliar la escala rápidamente | Escalas con recuento de personas |
La gestión interna le ofrece control; la externalización, experiencia y previsibilidad. Nuestra completa Comparación entre la gestión interna y la externalización analiza la resolución en detalle.
¿Cuáles son las ventajas de externalizar la gestión de nóminas?
Las principales ventajas de la externalización de la gestión de nóminas son el ahorro de tiempo, la reducción de errores, la experiencia en materia de Compliance, la previsibilidad de los costes y una mayor facilidad para adaptarse al crecimiento de la empresa.
Delegar la gestión de nóminas a especialistas permite a su equipo centrarse en el negocio, reduce el riesgo de sanciones por presentaciones tardías o erróneas y le permite incorporar empleados o jurisdicciones sin necesidad de ampliar el equipo de nóminas.
Las ventajas que más importan a los compradores son:
- Ahorro de tiempo: su equipo ya no tendrá que dedicar horas a realizar cálculos y tramitar documentos en cada ciclo.
- Precisión: la automatización y la revisión por parte de expertos reducen los errores que dan lugar a sanciones.
- Compliance: los proveedores realizan un seguimiento de los cambios en la normativa en distintas jurisdicciones para que los registros sean correctos.
- Coste previsible: las tarifas de los servicios son más fáciles de presupuestar que los gastos de personal, el software y las sanciones.
- Escalabilidad: la incorporación de empleados o sedes no implica contratar a más personal de nóminas.
Para el cultivo y equipos distribuidos, la ventaja que supone el aumento de escala suele justificar por sí sola los honorarios.
¿Cuáles son los riesgos y los inconvenientes de la externalización de la gestión de nóminas?
Los principales inconvenientes son la pérdida de control directo, las comisiones ocultas o adicionales, los riesgos para la seguridad de los datos y el hecho de que, por lo general, usted sigue siendo responsable legalmente.
Los informes y los cambios de última hora pueden llevar más tiempo y suponer un coste adicional; los datos confidenciales salen de sus instalaciones y, en todos los modelos excepto en el EOR, las autoridades siguen considerándole responsable de los errores.
Tenga en cuenta estos riesgos a la hora de evaluar a los proveedores:
- Pérdida de control: generar un informe o realizar un cambio de última hora puede llevar más tiempo y facturarse como un servicio adicional.
- Gastos ocultos: las ejecuciones fuera de ciclo, los formularios de fin de año y los cambios a mitad de ciclo suelen facturarse por separado.
- Seguridad de los datos: los datos de nóminas son confidenciales, por lo que cualquier filtración que se produzca en el proveedor se convierte también en un problema para usted.
- Responsabilidad solidaria: a menos que utilice un EOR, las autoridades fiscales le exigirán responsabilidades a usted, y no al proveedor, en caso de que se produzcan errores.
Ninguna de estas razones justifica evitar la externalización, pero cada una de ellas es una cuestión que debe plantearse antes de firmar el contrato.
¿Cuánto cuesta la externalización de la gestión de nóminas?
La externalización de la gestión de nóminas suele conllevar una cuota básica más un cargo por empleado o por ciclo de nómina, por lo que el precio varía en función del número de empleados y de la frecuencia de pago.
Los servicios adicionales, como los formularios de fin de año, las ejecuciones fuera de ciclo y los cambios a mitad de ciclo, suelen facturarse aparte. Los servicios totalmente gestionados y los servicios de EOR tienen un coste superior al del software, ya que son las personas, y no solo las herramientas, las que realizan el trabajo.
El coste suele desglosarse en varios componentes:
| Componente de coste | Qué abarca |
|---|---|
| Tarifa básica | Una tarifa plana mensual o por ejecución, tanto para la plataforma como para la cuenta |
| Cuota por empleado | Se aplica una tarifa por cada empleado al que se le abone un salario, por lo que el coste varía en función del número de empleados |
| Servicios complementarios | Formularios de fin de año, embargos y gestión de prestaciones |
| Comisiones por pagos fuera de plazo y por cambios | Impresiones adicionales, correcciones y cambios de última hora |
| Incorporación y salida de la empresa | Gastos únicos de Onboarding y migración de datos o de baja |
La tarifa anunciada rara vez corresponde al coste total, por lo que le recomendamos que solicite una lista de precios completa y la compare con su plantilla real y frecuencia de pago.
Para obtener una visión más amplia de cuánto cuestan los servicios de recursos humanos y nóminas, compare los precios de los distintos proveedores antes de decidirse.
¿Cómo se elige un proveedor de externalización de nóminas?
Elija un proveedor de externalización de nóminas basándose en la cobertura, la seguridad, los niveles de servicio y la transparencia en los precios, y no en la tarifa nominal.
Compruebe que cubran todas las jurisdicciones en las que usted realiza pagos, que protejan los datos según una norma reconocida, que se comprometan por escrito a cumplir unos plazos de respuesta y que detallen todas las tarifas. Compruebe las referencias y cómo gestionan las correcciones antes de firmar.
Evalúe a los candidatos en función de estos criterios:
- Ámbito de cobertura: ¿se encargan de gestionar las nóminas en todos los centros en los que tiene personal, o subcontratan este servicio?
- Seguridad de los datos: ¿cumplen con una norma reconocida de protección de datos y cifran los datos de nóminas?
- Niveles de servicio: ¿se especifican en el contrato los tiempos de respuesta y los plazos para la corrección de errores?
- Transparencia en los precios: ¿existe una lista completa de tarifas que incluya los cambios y los trámites de fin de año?
- Integraciones: ¿se conecta la plataforma con su Sistemas de recursos humanos y contabilidad?
- Referencias: ¿sus clientes actuales, de un tamaño y complejidad similares a los suyos, darían fe de su solvencia?
Depende de si un proveedor ofrece cobertura propia o subcontratada, unos niveles de servicio claros y unos precios transparentes son lo que distingue a un socio de un mero prestador de servicios.
¿Cómo se puede cambiar de proveedor de nóminas sin que se produzcan interrupciones?
Cambie de proveedor de nóminas planificando una transición clara: elija un punto de corte trimestral o anual, transfiera todos los datos acumulados del año hasta la fecha, ejecute un ciclo paralelo en el que los sistemas antiguo y nuevo arrojen el mismo resultado y, a continuación, realice la transición.
Una ejecución en paralelo es la única medida que permite detectar los problemas antes de que los empleados los noten.
Una transición de bajo riesgo consta de cinco pasos:
- Planifíquelo: realice el cambio al final de cada trimestre o al cierre del ejercicio, para que los importes fiscales partan de cero.
- Migrar datos: transfiera todos los registros de nóminas, impuestos y empleados acumulados desde el inicio del año.
- Configurar: asignar los elementos salariales, las deducciones y las autorizaciones en el nuevo sistema.
- Ejecución paralela: procese un ciclo en ambos sistemas y compare los resultados.
- Migración: ponga en marcha el nuevo sistema y mantenga accesibles los datos antiguos para fines de auditoría.
Si se omite la ejecución en paralelo, el primer error aparece en salario neto de los empleados, que es precisamente el único lugar en el que no puede permitírselo.
¿De qué manera le ayuda Wisemonk con la gestión de nóminas y la contratación?
Wisemonk es una empresa líder en el ámbito del «Employer of Record» (EOR) que ayuda a las empresas internacionales a contratar, pagar y gestionar a sus empleados sin necesidad de constituir una entidad local. Simplificamos las complejas operaciones de recursos humanos y nóminas para que pueda centrarse en la estrategia, y no en las tareas administrativas.
Prestamos servicio a más de 300 clientes de todo el mundo y a más de 2.000 empleados, gestionamos más de 20 millones de dólares en nóminas y contamos con una valoración de 4,8/5 en G2, con tarifas de EOR a partir de 99 dólares por empleado al mes.
A continuación le explicamos cómo ayudamos a las empresas a gestionar la nómina y la contratación de forma más eficaz:
- Gestión de nóminas: cálculo preciso de los importes brutos a netos, pagos y elaboración de informes en cada ciclo.
- Compliance: nos encargamos por usted de las retenciones, las declaraciones y el seguimiento de la normativa.
- Employer of Record: nos convertimos en el empleador legal para que pueda contratar personal sin necesidad de constituir una entidad.
- Gestión de prestaciones: alta y gestión de las prestaciones de los empleados.
- Onboarding y apoyo en materia de recursos humanos: un equipo especializado que le acompaña desde la primera contratación hasta el apoyo continuo.
Tenemos previsto expandirnos a más mercados, por lo que contará con un socio de confianza tanto para sus operaciones actuales como para su futuro proceso de contratación a escala global.
¿Está listo para dejar de ocuparse de la gestión de nóminas?
Consulte con nuestro equipo sobre los servicios de gestión de nóminas y EOR, diseñados en función de cómo gestiona realmente el pago de salarios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la externalización de la gestión de nóminas?
Usted facilita los datos de nóminas a un proveedor, quien calcula el salario bruto y neto, retiene y presenta los impuestos, abona los salarios a sus empleados y elabora informes y formularios de fin de ejercicio. Usted proporciona datos precisos y aprueba cada proceso. El proveedor se encarga de la tramitación; usted mantiene la autoridad de aprobación y, en la mayoría de los modelos, la responsabilidad legal.
¿Merece la pena externalizar la gestión de nóminas para las pequeñas empresas?
A menudo, sí. Los equipos pequeños rara vez cuentan con personal especializado en nóminas, y una sola declaración fiscal presentada fuera de plazo o con errores puede suponer un coste superior al de un año de honorarios. La externalización garantiza la precisión, el control de Compliance y un ahorro de tiempo. Compare los honorarios predecibles del servicio con el coste y el riesgo de hacerlo por su cuenta.
¿Cuánto cuesta externalizar la gestión de nóminas?
La mayoría de los proveedores cobran una tarifa base más un importe por empleado o por proceso de nómina, por lo que el coste varía en función del número de empleados y la frecuencia de pago. Los formularios de fin de año, los procesos fuera de ciclo y los cambios a mitad de ciclo suelen facturarse por separado, por lo que le recomendamos que solicite una lista completa de precios antes de firmar el contrato.
Si el proveedor comete un error, ¿mi empresa sigue siendo responsable?
Por lo general, sí. A menos que recurra a un Employer of Record, usted seguirá siendo el empleador legal, por lo que las autoridades fiscales le considerarán responsable de que los pagos se realicen de forma correcta y puntual, incluso cuando sea un tercero quien se encargue de la presentación de la declaración. Elija un proveedor que cuente con controles rigurosos y mantenga un seguimiento de cada operación.
¿Cuál es la diferencia entre un programa de gestión de nóminas y la externalización de la gestión de nóminas?
El software de nóminas es una herramienta que gestiona su propio equipo, por lo que sigue siendo usted quien realiza el trabajo y asume la responsabilidad de los errores. La externalización de la gestión de nóminas delega el trabajo a personas que se encargan de ello en su nombre. El software resulta más económico, pero requiere conocimientos especializados internos; la externalización es más costosa, pero le libera de esa carga de trabajo.
¿Es posible externalizar solo una parte de la gestión de nóminas?
Sí. Muchas empresas externalizan tareas específicas, como la presentación de declaraciones fiscales, los embargos salariales o los formularios de fin de año, mientras que el resto de las tareas se gestionan internamente. Este modelo parcial resulta adecuado para equipos que desean contar con la ayuda de expertos en las etapas que entrañan mayor riesgo, sin renunciar al control diario de la gestión de nóminas.
¿Es Wisemonk un buen socio para la externalización de la gestión de nóminas?
Wisemonk ayuda a las empresas internacionales a contratar, remunerar y gestionar a sus empleados sin necesidad de constituir una entidad local, mediante servicios gestionados de nóminas y de EOR, Compliance y administración de prestaciones sociales. Prestamos servicio a más de 300 clientes y a más de 2.000 empleados, contamos con una valoración de 4,8/5 en G2 y ofrecemos el servicio EOR a partir de 99 dólares al mes por empleado.
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