HRIS vs. HRMS: Tatsächliche Unterschiede, Kosten und wie man die richtige Wahl trifft

Die meisten Teams, die HRIS und HRMS miteinander vergleichen, stellen eigentlich eine einfachere Frage: Welches System verhindert, dass die Personalverwaltung unsere ganze Woche in Anspruch nimmt? Die ehrliche Antwort lautet, dass die Bezeichnungen weniger wichtig sind, als die meisten Anbieter Ihnen glauben machen wollen. Ein HRIS ist Ihr System zur Erfassung von Mitarbeiterdaten. Ein HRMS nutzt dieselben Daten und ergänzt sie um betriebliche Arbeitsabläufe wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Talentmanagement. Das ist der wesentliche Unterschied, alles andere sind Details.

Wenn Sie jedoch international Personal einstellen, gibt es einen Haken, den viele HR-Tech-Blogs übersehen: Keines der beiden Systeme allein gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften. Es muss weiterhin jemand die lokalen Lohnsteuern, gesetzlichen Sozialleistungen und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen korrekt abwickeln und das Arbeitsverhältnis aufrechterhalten. Dieser Leitfaden erläutert, welche Funktionen die einzelnen Systeme erfüllen, welche Kosten tatsächlich anfallen, wann auf beide verzichtet werden kann und wie sich die Entscheidung bei der internationalen Personalbeschaffung ändert.

Worin besteht der tatsächliche Unterschied zwischen HRIS und HRMS?

Ein HRIS ist das zentrale System zur Erfassung von Mitarbeiterdaten. Ein HRMS erweitert diese Datenbasis um operative Arbeitsabläufe: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Verwaltung von Sozialleistungen und häufig auch Talentmanagement. Einfach ausgedrückt: Ein HRIS speichert und organisiert Mitarbeiterdaten, während ein HRMS zusätzlich die darauf aufbauenden täglichen Personalprozesse abwickelt.

Personalanalysten beschreiben diese Unterscheidung bereits seit Jahren. Ein HRIS übernimmt die Dateneingabe, die Nachverfolgung und die Kernfunktionen des Personalwesens. Ein HRMS baut auf dieser Grundlage ein aktives Management auf und deckt einen größeren Teil des Mitarbeiterlebenszyklus ab – von der Einstellung bis zum Ausscheiden.

Hier ist die praktische Aufschlüsselung:

Beide Lösungen reduzieren die manuelle Dateneingabe, verringern Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und verbessern das Compliance-Management durch automatisierte Berichterstellung. Der Unterschied liegt im Umfang, nicht in der Qualität.

Das Fazit: Das Akronym gibt Aufschluss über den beabsichtigten Anwendungsbereich, nicht jedoch über den tatsächlichen Funktionsumfang. Genau diese Diskrepanz führt dazu, dass Käufer auf die Nase fallen – und genau das sollten Sie als Nächstes verstehen.

Warum verwenden Anbieter die Begriffe HRIS, HRMS und HCM synonym?

Denn die Bezeichnungen haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, und das Marketing hat die Grenzen zwischen ihnen verwischt. Die Begriffe beschreiben im Großen und Ganzen dieselbe Technologie in drei verschiedenen Entwicklungsstufen, sodass Anbieter je nach Verkaufssituation den Begriff wählen, der sich am besten verkaufen lässt.

Ein kurzer historischer Überblick ist hilfreich:

• HRIS entstand in den 1980er Jahren als digitale Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
• HRMS-Systeme kamen in den 1990er Jahren als Betriebssoftwarepakete auf den Markt, die Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Zeiterfassung umfassten.
• Personalmanagement (HCM) In den 2000er Jahren folgte ein weiterer Schritt, bei dem das Personalwesen als strategische Personalplanung positioniert wurde.

In der Praxis ist dieser Zeitrahmen jedoch zusammengebrochen. Ein Produkt für den Mittelstand könnte auf einer Seite als HRIS, in einer Verkaufspräsentation als HRMS und in einer Ausschreibung für Großunternehmen als HCM-Lösung bezeichnet werden. Dieselbe Plattform, drei Bezeichnungen – je nachdem, wer den Text liest.

Dies lässt sich auf dem gesamten Markt beobachten. Anbieter wie BambooHR, Rippling, Deel und ADP vertreiben allesamt Produkte mit sich überschneidenden Funktionen unter unterschiedlichen Kategoriebezeichnungen. Allein ADP deckt alle drei Bereiche ab: Sein Einstiegsprodukt funktioniert wie ein HRIS, sein Mittelklasseprodukt wie ein HRMS und sein Unternehmensprodukt wie ein HCM.

Die Faustregel: Ignorieren Sie die Abkürzung auf der Website des Anbieters. Vergleichen Sie die tatsächliche Funktionsliste mit den Anforderungen Ihres Teams. Dazu müssen Sie zunächst wissen, was die einzelnen Ebenen tatsächlich umfassen.

Einen Vergleich der einzelnen Funktionen finden Sie in unserem Blogbeitrag unter „HRIS vs. HRMS vs. HCM: Worin besteht der Unterschied?“

Was umfasst ein HRIS, und in welchen Bereichen geht ein HRMS noch einen Schritt weiter?

Ein HRIS deckt die administrative Kernebene des Personalwesens ab. Es zentralisiert Mitarbeiterdaten und automatisiert die sich wiederholenden Aufgaben, die sich andernfalls in Tabellenkalkulationen ansammeln würden. Ein HRMS umfasst alle Funktionen eines HRIS und ergänzt diese um operative und strategische Werkzeuge, mit denen nicht nur Daten, sondern auch Mitarbeiter verwaltet werden.

Zu den Standardfunktionen eines HRIS gehören:

• Zentrale Mitarbeiterdatenbank (Datensätze, Organigramm, Kontakt- und Stellenangaben)
• Dokumentenarchivierung (Verträge, Angebotsschreiben, Ausweisdokumente)
• Freistellungsanträge und Urlaubsguthaben
• Anmeldung zu den Grundleistungen
• Mitarbeiter-Self-Service-Portale
• Grundlegende Berichterstattung und Überwachung der Compliance

Ein HRIS bündelt Mitarbeiterdaten, um deren Richtigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten, reduziert den manuellen Aufwand und bietet den Personalabteilungen eine zuverlässige zentrale Datenquelle. Für viele kleine Teams ist dies ausreichend.

Ein HRMS baut auf dieser Grundlage auf und bietet folgende Funktionen:

• Vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung (nicht nur die Anbindung an einen Lohnabrechnungsdienstleister)
• Zeiterfassung mit Dienstplanerstellung
• Personalbeschaffung und Bewerberverwaltung
• Onboarding Arbeitsabläufe
• Leistungsmanagement (Ziele, Beurteilungen, Bewertungen)
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmodule
• Fortgeschrittene Personalanalytik und Personalplanung

Das Ergebnis ist eine umfassendere Automatisierung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg sowie eine datengestützte Entscheidungsfindung, die ein einfaches HRIS nicht unterstützen kann.

Was HRIS-Systeme in der Regel nicht umfassen

Ein HRIS geht in der Regel nicht so weit, aktives Personalmanagement abzudecken. Es umfasst selten die Talentakquise, Leistungsbeurteilungen, Schulungsmodule oder prädiktive Analysen. Wenn ein Anbieter sein Produkt als HRIS bezeichnet, es jedoch integrierte Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Personalbeschaffung enthält – das ist die im letzten Abschnitt erwähnte Begriffsverschiebung –, sollten Sie die Funktionsliste prüfen und nicht den Namen.

Wo HRMS und HCM ineinander übergehen

Die Grenze zwischen HRMS und HCM ist bewusst unscharf gezogen. Sobald ein System Funktionen wie strategische Personalplanung, Nachfolgeplanung und prädiktive Analysen umfasst, die das Personalwesen mit den Geschäftsergebnissen verknüpfen, dringt es in den Bereich des Human Capital Managements vor. Für die meisten Käufer ist die Unterscheidung zwischen HRMS und HCM weniger wichtig als die Frage, ob das Tool die Arbeitsabläufe abdeckt, die sie tatsächlich nutzen.

Das Fazit: Passen Sie die Funktionen an Ihre tatsächliche Arbeitsbelastung an, nicht an das Kategorie-Logo. Und der schnellste Weg, den Unterschied zwischen zwei Produkten aufzudecken, besteht darin, die Kosten zu betrachten – genau an dieser Stelle verstummen die meisten Vergleiche.

Weitere Informationen zum Thema Personalwesen finden Sie in unseren Blogbeiträgen zu folgenden Themen: „Vorteile und Arten des HR-Outsourcings“ und „Die besten HR-Outsourcing-Unternehmen“.

Was kosten HRIS- und HRMS-Systeme eigentlich?

Die Softwarekosten machen nur die Hälfte der Kosten für die Personalverwaltung aus – und genau diese Hälfte wird bei den meisten Vergleichen außer Acht gelassen. Sowohl HRIS- als auch HRMS-Tools werden in der Regel pro Mitarbeiter und Monat (PEPM) berechnet, doch der Listenpreis entspricht selten dem Betrag, den Sie tatsächlich zahlen.

Wir haben über 300 Unternehmen beim Onboarding gewonnen, betreuen mehr als 2.000 Mitarbeiter und wickeln eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar in mehreren Ländern bzw. weltweit ab. So sieht also das tatsächliche Kostenbild aus, sobald Sie über die Demo hinausgehen.

Typische Software-Produktpaletten:

Die höheren Kosten entstehen häufig durch Compliance und nicht durch die Software.

Zu den typischen Pflichten des Arbeitgebers können gehören:

• Beiträge zur Altersvorsorge oder zur Rente
• Sozialversicherungs- oder Krankenversicherungsbeiträge
• Einkommensteuerabzug
• Pflichturlaub und Abfindung
• Sonstige länderspezifische Lohnsteuern und gesetzliche Sozialleistungen

Bei diesen Posten handelt es sich nicht um optionale Posten. Wenn Sie diese auslassen, drohen Ihnen Strafen – nicht nur Nacharbeiten. Ein HRIS oder HRMS kann diese zwar berechnen und ausweisen, jedoch nur, wenn es auf die lokalen Anforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelegt ist. Viele Plattformen sind eher für ihre Heimatmärkte als für alle Länder optimiert.

Auf welche versteckten Gebühren Sie achten sollten

Über die PEPM hinaus sollten Sie Kosten für Implementierungsgebühren, Datenmigration, Schulungen, die Einrichtung der Integration sowie modulbezogene Aufschläge einkalkulieren. Achten Sie in den Verträgen auf Klauseln zur automatischen Verlängerung sowie auf Gebühren für den Datenexport bei Beendigung des Vertrags. Überprüfen Sie für jedes Land, in dem Sie Mitarbeiter einstellen, ob der Anbieter tatsächlich die Compliance gewährleistet oder lediglich die von Ihnen bereitgestellten Zahlen speichert.

Das Fazit: Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten, einschließlich der gesetzlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers, und nicht nur den monatlichen Softwarepreis. Sobald die Kosten klar sind, lautet die nächste Frage: Welches System ist angesichts Ihrer Teamgröße tatsächlich gerechtfertigt?

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Kosten und lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema „Leitfaden zur Preisgestaltung beim HR-Outsourcing“ um die Kosten für Software, Compliance und Dienstleistungen zu vergleichen.

Sollte ein kleines Unternehmen ein HRIS oder ein HRMS anschaffen?

Beginnen Sie mit der Mitarbeiterzahl und der Komplexität, nicht mit den Funktionen. Die meisten kleinen Unternehmen kaufen mehr, als sie benötigen, und zahlen für HRMS-Module, die sie zwei Jahre lang gar nicht nutzen werden. Der richtige Einstiegspunkt hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter Sie führen und wie komplex deren Beschäftigungsverhältnisse tatsächlich sind.

Eine kurze Anleitung:

Die Mitarbeiterzahl ist der Ausgangspunkt, aber nicht die gesamte Antwort. Andere Faktoren beeinflussen Ihre Position auf der Skala nach oben oder unten:

• Ein hoher Anteil an Stunden- oder Schichtkräften erhöht den Wert von Zeiterfassungs- und Anwesenheitsmanagement-Tools
• Geschäftstätigkeiten, die sich über mehrere Bundesländer oder Länder erstrecken, führen zu einer raschen Zunahme der Komplexität bei der Compliance
• Ein rasantes Wachstum spricht für ein System, das skalierbar ist, ohne dass später eine aufwändige Migration erforderlich wird
• Ein Team, das überwiegend aus Festangestellten besteht und an einem einzigen Standort tätig ist, kann länger schlank bleiben

Ein HRIS ist für kleinere Unternehmen in der Regel die kostengünstigere Wahl, während sich ein HRMS erst dann bezahlt macht, wenn die Anzahl der Personalprozesse zunimmt. Eine Anschaffung, die dem tatsächlichen Bedarf vorgreift, verursacht zusätzliche Kosten und erschwert die Einführung, ohne dass sich dies auszahlt.

Das Fazit: Kaufen Sie entsprechend der Komplexität, die Sie derzeit haben, sowie für die nächsten 12 Monate – und nicht für eine Mitarbeiterzahl, die Sie zu erreichen hoffen. Manchmal lautet die ehrliche Antwort, dass Sie vorerst noch gar nichts kaufen sollten.

Wann sollten Sie sowohl auf ein HRIS als auch auf ein HRMS verzichten?

Manchmal ist das richtige HR-System noch gar kein HR-System. Anbieter werden Ihnen das zwar niemals sagen, aber der Kauf von Software, bevor das Problem, das sie lösen soll, überhaupt besteht, verursacht lediglich zusätzliche Kosten und Verwaltungsaufwand. Hier sind die eindeutigen Fälle, in denen Sie abwarten sollten.

Überspringen Sie beides, wenn:

• Sie beschäftigen weniger als 10 Mitarbeiter und haben keine kurzfristigen Einstellungspläne. Ein Lohnbuchhaltungsdienstleister und ein System zur strukturierten Dokumentenablage übernehmen diese Aufgabe. Ein HRIS lohnt sich ab dem Zeitpunkt, an dem die manuelle Erfassung zu Fehlern führt – in der Regel bei einer Mitarbeiterzahl zwischen 20 und 50 Personen.
• Ihre Belegschaft besteht ausschließlich aus Auftragnehmern. Sie benötigen ein System zur Verwaltung von Auftragnehmern und übersichtliche Zahlungsabläufe, kein System zur Erfassung von Mitarbeitern. Genau hier besteht zudem ein erhebliches Risiko einer falschen Einstufung von Arbeitskräften; daher hat die korrekte Einstufung Vorrang vor einer HR-Software.
• Sie stellen Mitarbeiter in mehreren Ländern ein, wobei die Teams in den einzelnen Ländern sehr klein sind. Ein inländisches HRIS oder HRMS gewährleistet nicht die Compliance mit lokalen gesetzlichen Vorschriften. Ein „Employer of Record“ ist hierfür in der Regel besser geeignet.
• Sie stehen innerhalb der nächsten 12 Monate vor einer Fusion oder einer umfassenden Umstrukturierung. Warten Sie ab, bis sich die Organisationsstruktur gefestigt hat, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.

Das Fazit: Passen Sie das Tool an das Problem an, mit dem Sie heute tatsächlich konfrontiert sind. Bei globalen Teams ist dieses Problem häufig die Compliance und nicht die Software, was die Entscheidung grundlegend verändert.

Worauf sollten Sie bei einer Demo eines HRIS- oder HRMS-Anbieters achten?

Betrachten Sie die Demo als Überprüfung und nicht als Verkaufsgespräch. Eine ausgefeilte, nach Skript durchgeführte Vorführung zeigt Ihnen, wie das Produkt unter idealen Bedingungen funktioniert. Ihre Aufgabe ist es, herauszufinden, wo es bei Ihrem tatsächlichen Team zu Problemen kommt – insbesondere, wenn dieses Team Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern umfasst.

Nehmen Sie diese Checkliste zu jeder Vorführung mit:

• Bitten Sie um eine Sandbox und nicht um eine vorgefertigte Führung. Spielen Sie Ihre eigenen Szenarien durch, darunter auch ein chaotisches.
• Integrationen überprüfen mit Ihren derzeitigen Anbietern für Lohnabrechnung, Buchhaltung und Sozialleistungen, bevor Sie sich festlegen.
• Lassen Sie sich die Preise schriftlich bestätigen, einschließlich der Bereiche Implementierung, Migration und Support, nicht nur des PEPM-Grundpreises.
• Bitte prüfen Sie die Vertragsbedingungen: Laufzeit, Klauseln zur automatischen Verlängerung und Ihre Rechte auf Datenexport bei Kündigung.
• Überprüfung der Compliance-Abdeckung Je nachdem, wo Sie Mitarbeiter einstellen. Prüfen Sie für jedes Land die lokalen Lohnsteuern, gesetzlichen Sozialleistungen, arbeitsrechtlichen Vorschriften und die Compliance mit den Datenschutzbestimmungen sowie, ob der Dienstleister die Meldungen tatsächlich vornimmt oder lediglich die Zahlen speichert.
• Erkundigen Sie sich nach den Sicherheitsstandards wie SOC 2 und Datenstandort.
• Sprechen Sie mit zwei oder mehr Referenzkunden von ähnlicher Größe und geografischer Lage.

Das Fazit: In der Demo zeigt sich, wo sich echte Leistungsfähigkeit von Marketingversprechen unterscheidet. Legen Sie den größten Schwerpunkt auf Compliance und Integrationen, denn genau in diesen Bereichen erleben globale Teams nach Vertragsunterzeichnung oft Überraschungen. Genau aus diesem Grund verdient die internationale Compliance eine gesonderte Betrachtung.

Inwiefern ändert sich die Entscheidung zwischen HRIS und HRMS bei globalen Teams?

Sobald Sie grenzüberschreitend Personal einstellen, tritt die Frage „HRIS oder HRMS“ in den Hintergrund. Die eigentliche Frage lautet nun: Wer ist in den einzelnen Ländern der rechtliche Arbeitgeber und wer ist für die Compliance mit den lokalen gesetzlichen Vorschriften verantwortlich? Die Software baut auf dieser Antwort auf; sie ersetzt sie nicht.

Aufgrund unserer Erfahrung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als 300 Unternehmen und über 2.000 Mitarbeiter – bei einem verwalteten jährlichen Lohnvolumen von über 20 Millionen US-Dollar – lässt sich ein einheitliches Muster erkennen: Die meisten inländischen HRIS- und HRMS-Plattformen bewältigen die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Heimatland zwar gut, behandeln alle anderen Länder jedoch eher als Nebensache.

Diese Diskrepanz ist von Bedeutung, da sich die gesetzlichen Vorschriften je nach Markt erheblich unterscheiden:

• In den USA gelten auf Bundesebene, auf Ebene der Bundesstaaten sowie auf überregionaler Ebene verschiedene Lohnabgabenpflichten.
• Im Vereinigten Königreich gelten das PAYE-System und die automatische Anmeldung zur Altersvorsorge
• In weiten Teilen Lateinamerikas ist die Zahlung eines 13. Monatsgehalts vorgeschrieben
• Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften in den Bereichen Lohnabrechnung, Steuern und Beschäftigung

Ein einzelnes inländisches System deckt all dies selten lückenlos ab. Eine falsche Einstufung eines Arbeitnehmers oder das Versäumnis einer lokalen Meldung zieht Strafen nach sich und führt in einigen Märkten zu einem Steuerrisiko aufgrund einer Betriebsstätte.

Das Fazit: Wählen Sie zunächst für jedes Land die für die Beschäftigung und die Compliance zuständige Ebene aus und fügen Sie dann die Software hinzu. Software dient der Organisation von Daten; sie wird nicht zu Ihrem rechtlichen Arbeitgeber.

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