Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien: Ein 8-Schritte-Leitfaden für Arbeitgeber

Wie läuft der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien ab?

Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess in Indien bezeichnet den monatlichen Zyklus, den ein Unternehmen durchläuft, um seine Mitarbeiter zu entlohnen: Berechnung des Bruttogehalts, Abzug der gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben wie EPF, ESI, Berufssteuer und TDS, Auszahlung des Nettogehalts sowie Einreichung der erforderlichen Steuererklärungen. Bei Wisemonk übernehmen wir diesen gesamten Zyklus für globale Teams in unserer Funktion als deren „Employer of Record“ in Indien.

Am einfachsten lässt sich dieser Prozess in drei Phasen unterteilen. Die Vorbereitungsphase umfasst Ihre Richtlinien, die Gehaltsstruktur sowie die von Ihnen erfassten Mitarbeiterdaten. In der eigentlichen Abrechnungsphase berechnen Sie das Bruttogehalt und alle Abzüge. Die Nachbereitungsphase umfasst die Auszahlung, die Erstellung der Gehaltsabrechnungen, die Einzahlung der Beiträge sowie die Einreichung der Meldungen bei den Behörden.

Im Folgenden finden Sie die acht Schritte, aus denen sich der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien zusammensetzt – von der Einrichtung bis zur gesetzlich vorgeschriebenen Meldung:

1. Legen Sie Ihre Personalvergütungsrichtlinien und Ihre Gehaltsstruktur fest.
2. Sammeln und überprüfen Sie die Angaben der Mitarbeiter.
3. Berechnen Sie das Bruttogehalt für den Abrechnungszeitraum.
4. Berechnen Sie die gesetzlichen Abzüge (EPF, ESI und Gewerbesteuer).
5. Berechnen und ziehen Sie die Quellensteuer (TDS) vom Gehalt ab.
6. Ermitteln Sie den Nettolohn und zahlen Sie die Gehälter aus.
7. Lohnabrechnungen ausstellen und Lohnunterlagen führen.
8. Zahlen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge ein und reichen Sie die Erklärungen ein.

Im Folgenden erläutern wir jeden Schritt im Einzelnen. Falls Sie auch Informationen zum Thema Compliance an einem Ort benötigen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien.

Wie führt man die Lohnabrechnung in Indien Schritt für Schritt durch?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien umfasst jeden Monat die folgenden acht Schritte in der angegebenen Reihenfolge: Festlegung Ihrer Richtlinien, Erfassung und Überprüfung der Daten, Berechnung des Bruttolohns, Abzug von EPF, ESI, Berufssteuer und TDS, Auszahlung des Nettobetrags, Ausstellung der Lohnabrechnungen sowie Einzahlung der fälligen Beträge und Einreichung der Steuererklärungen vor Ablauf der jeweiligen Fristen.

Schritt 1: Legen Sie Ihre Vergütungsrichtlinien und Gehaltsstruktur fest

Legen Sie zunächst Ihren Zahlungszyklus, den Zahlungstermin und die Gehaltsstruktur für jede Position. In Indien wird das Bruttogehalt in der Regel in Grundgehalt, Mietzuschuss und sonstige Zulagen aufgeschlüsselt, da verschiedene gesetzliche Abgaben auf der Grundlage des Grundgehalts berechnet werden. Gemäß dem Lohngesetz müssen die Bestandteile, aus denen sich das Grundgehalt, die Teuerungszulage und die Bindungszulage zusammensetzen, mindestens 50 % des Gesamtentgelts ausmachen.

Schritt 2: Erfassung und Überprüfung der Mitarbeiterangaben

Erfassen Sie die Daten, die als Grundlage für alle Berechnungen dienen: PAN, Aadhaar, die universelle Kontonummer für die Vorsorgekasse, Bankdaten, Gehalt und etwaige Anpassungen, die Wahl des Steuerregimes, Angaben zu Kapitalanlagen sowie die Anwesenheits- und Urlaubsdaten des Monats. Überprüfen Sie diese Angaben vor der Verarbeitung, da eine falsche PAN- oder Bankkontonummer die häufigste Ursache für eine fehlgeschlagene Gehaltsabrechnung oder eine abgelehnte Einreichung ist.

Schritt 3: Berechnen Sie das Bruttogehalt für den Abrechnungszeitraum

Rechnen Sie die Anwesenheitstage des Monats auf das vereinbarte Entgelt jedes Mitarbeiters an. Addieren Sie Vergütungen wie Überstunden, Leistungsprämien und Erstattungen hinzu und ziehen Sie etwaige Lohnausfall für unbezahlte Abwesenheiten. Das Ergebnis ist das Bruttogehalt für den betreffenden Zeitraum, das als Grundlage für alle nachfolgenden gesetzlichen Abzüge dient.

Schritt 4: Berechnung der gesetzlichen Abzüge (EPF, ESI und Gewerbesteuer)

Berechnen Sie als Nächstes die Pflichtbeiträge. Dies sind die drei Beiträge, die bei den meisten Arbeitgebern monatlich anfallen:

• Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF): 12 % vom Arbeitnehmer und 12 % vom Arbeitgeber auf das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage. Der Arbeitgeberanteil verteilt sich zu 8,33 % auf das Rentensystem (EPS) und zu 3,67 % auf den EPF. Die Beiträge werden auf der Grundlage einer Lohnobergrenze von 158 $ (15.000 Rs) berechnet, sodass der gesetzliche Höchstbeitrag pro Seite etwa 19 $ (1.800 Rs) beträgt.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): 0,75 % vom Arbeitnehmer und 3,25 % vom Arbeitgeber; dies gilt bei einem Monatslohn von 220 $ (21.000 Rs) oder weniger (263 $ (25.000 Rs) für einen Arbeitnehmer mit Behinderung). Die Versicherung finanziert medizinische Leistungen und Geldleistungen und ist obligatorisch, sobald Sie 10 oder mehr versicherte Arbeitnehmer beschäftigen.
• Berufssteuer (PT): Eine auf Landesebene erhobene Steuer, die vom Gehalt abgezogen wird, von den einzelnen Bundesländern festgelegt wird und durch die Verfassung auf 26 US-Dollar (2.500 Rupien) pro Jahr begrenzt ist. Die Steuersätze und Steuerklassen variieren je nach Bundesland, und einige Bundesländer erheben diese Steuer überhaupt nicht.

Die Zahlen zu EPF und ESI entsprechen dem Stand vom August 2026. Einzelheiten zu den jeweiligen Beitragssätzen finden Sie in unserer Aufschlüsselung von Lohnsteuer in Indien.

Schritt 5: Berechnung und Abzug der Quellensteuer vom Gehalt

Ermitteln Sie die jährliche Steuer jedes Mitarbeiters gemäß der von ihm gewählten Regelung (alt oder neu) und ziehen Sie anschließend ein Zwölftel davon ab als Quellensteuer jeden Monat. Ab dem 1. April 2026 unterliegt die Quellensteuer auf Löhne und Gehälter § 392 des Einkommensteuergesetzes von 2025, der § 192 des Gesetzes von 1961 ersetzt hat.

Mit dem neuen Gesetz wurden die Bezeichnungen zweier Formulare geändert. Die vierteljährliche TDS-Erklärung für Gehälter, ehemals Formular 24Q, heißt nun Formular 138, und die Jahresgehaltsbescheinigung, die Sie Ihren Mitarbeitern ausstellen – früher Formular 16 – heißt nun Formular 130. Jedes Lohnabrechnungssystem, das weiterhin die alten Formularbezeichnungen verwendet, wird die Validierung nicht bestehen.

Schritt 6: Ermittlung des Nettogehalts und Auszahlung der Gehälter

Ziehen Sie alle Abzüge vom Bruttogehalt ab, um das Nettogehalt zu erhalten, also den Betrag, den der Arbeitnehmer tatsächlich erhält. Die meisten Arbeitgeber zahlen per Banküberweisung über NEFT oder eine Bankzahlungsdatei aus. Im Rahmen der Lohnverordnung, Der Lohn für einen Monat muss vor dem siebten Tag des Folgemonats ausgezahlt werden.

Schritt 7: Lohnabrechnungen ausstellen und Lohnunterlagen führen

Erstellen Sie eine Lohnabrechnung für jeden Mitarbeiter, aus denen die Bezüge, Abzüge und der Nettolohn hervorgehen. Bewahren Sie die zugrunde liegenden Unterlagen auf, da Lohnbücher, Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise bei jeder Überprüfung oder Prüfung vorgelegt werden müssen. Übersichtliche Unterlagen vereinfachen zudem die Steuererklärung zum Jahresende erheblich.

Schritt 8: Zahlung der gesetzlichen Beiträge und Einreichung der Erklärungen

Zahlen Sie schließlich den jeweiligen Behörden den fälligen Betrag und reichen Sie die entsprechende Steuererklärung vor Ablauf der jeweiligen Frist ein. Die Zahlungsfristen stimmen nicht überein, und genau hier treten die meisten Verstöße gegen die Compliance-Vorschriften auf:

• EPF: Die Einzahlung muss bis zum 15. des Folgemonats erfolgen. Die bisherige fünftägige Nachfrist wurde abgeschafft, sodass der 15. eine feste Frist ist.
• ESI: Einzahlung innerhalb von 15 Tagen nach Ablauf des Kalendermonats.
• Lohnsteuerabzug (TDS): Die Einzahlung muss bis zum 7. des Folgemonats erfolgen, mit Ausnahme des Monats März, für den die Frist am 30. April endet. Reichen Sie das Formular 138 vierteljährlich ein und händigen Sie Ihren Mitarbeitern das Formular 130 bis zum 15. Juni aus.
• Berufssteuer: die Unterlagen gemäß dem von jedem Bundesland festgelegten Zeitplan einzureichen, der monatlich oder jährlich sein kann.

Ein einziger Monatskalender macht dies überschaubar. Unser Kalender zur Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien listet alle Fälligkeitstermine Monat für Monat auf.

Welche gesetzlichen Abzüge und Fristen gelten für die Lohnabrechnung in Indien?

Vier gesetzlich vorgeschriebene Posten bestimmen die Lohnabrechnung in Indien: EPF, ESI, Berufssteuer und TDS auf das Gehalt. Für jeden dieser Posten gelten eigene Sätze, Lohnbemessungsgrundlagen und Einzahlungsfristen. Die nachstehende Tabelle fasst diese zusammen, wobei die Beträge zunächst in US-Dollar und in Klammern in indischen Rupien angegeben sind (Stand: August 2026).

Die Sätze und Schwellenwerte werden hier von der EPFO, ESIC und die Einkommensteuerbehörde; diese Angaben können sich ändern, daher sollten Sie vor jedem Durchlauf die aktuellen Zahlen überprüfen.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien?

Der Vorgang ist nicht schwierig, erfordert jedoch höchste Präzision hinsichtlich des Zeitplans und der Details. Nach unseren Erfahrungen bei der Gehaltsabrechnung für globale Teams sind es immer wieder dieselben wenigen Fehler, die die meisten Strafen und Beschwerden von Mitarbeitern verursachen.

Die Fehler, die wir am häufigsten beobachten, sind:

• Verspätete Einzahlungen in die PF oder ESI: Schon eine Verzögerung von wenigen Tagen führt zu Verzugszinsen und Schadenersatzansprüchen.
• Falsche TDS-Angabe: Falsches Schema, fehlende Angaben oder ein veralteter Formularname, der die Rückgabevalidierung nicht besteht.
• Versäumte Einreichung von Gewerbesteuererklärungen: Das vergisst man leicht, da die Vorschriften in jedem Bundesland unterschiedlich sind.
• Falsche Rechtsgrundlage: die Anwendung von EPF oder ESI auf die falschen Lohnbestandteile.
• Fehler bei der Anwesenheitserfassung und beim Lohnausfall: Fehlerhafte Eingaben beeinträchtigen unbemerkt einen ansonsten korrekten Durchlauf.

Die meisten davon sind auf versäumte Fristen oder fehlerhafte Eingaben zurückzuführen. Wer das Risiko trägt, wenn eine Einreichung fehlschlägt, erfahren Sie unter Wer haftet, wenn Ihr Lohnbuchhaltungsdienstleister in Indien einen Fehler macht?.

Sollten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien intern durchführen oder auslagern?

Das hängt davon ab, ob Sie über eine juristische Person in Indien verfügen. Ist dies der Fall, können Sie die Lohnabrechnung intern durchführen oder an einen externen Lohnabrechnungsdienstleister übertragen. Ist dies nicht der Fall, dann Employer of Record wird zum rechtlichen Arbeitgeber und übernimmt für Sie die gesamte Abwicklung.

Die interne Abwicklung bietet Ihnen die größte Kontrolle, erfordert jedoch Kenntnisse im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien sowie entsprechende Software. Bei der ausgelagerten Lohn- und Gehaltsabrechnung entfällt der Verwaltungsaufwand, sobald Sie über eine eigene Gesellschaft verfügen. Ein EOR-Anbieter entbindet Sie sowohl von der Notwendigkeit einer eigenen Gesellschaft als auch von der Abwicklung selbst, weshalb sich diese Lösung besonders für ausländische Unternehmen eignet. Abwicklung der Gehaltsabrechnung in Indien ohne lokale Niederlassung.

→ Lesen Sie: Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien für ein Start-up

Wie wickelt Wisemonk die Gehaltsabrechnung in Indien für globale Teams ab?

Wisemonk ist ein In Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne dass eine lokale Niederlassung gegründet werden muss, und wir übernehmen als rechtlicher Arbeitgeber den gesamten oben beschriebenen Lohnabrechnungsprozess. Wir betreuen über 300 internationale Kunden und mehr als 2.000 Mitarbeiter, wickeln Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Mio. US-Dollar ab und verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2.

Speziell für Ihre Lohnabrechnung in Indien übernehmen wir die Gehaltsgestaltung, die Abführung von EPF- und ESI-Beiträgen, die Abrechnung der Berufssteuer und der Quellensteuer (TDS), die monatlichen Einzahlungen und Meldungen, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen sowie die Steuerberichterstattung zum Jahresende. Das Onboarding dauert 24 bis 48 Stunden, und die Preise beginnen bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat.

→ Erfahren Sie mit unserem Leitfaden, was eine Anstellung in Indien tatsächlich kostet Rechner für Personalkosten.