So stellen Sie in Indien Mitarbeiter ohne eigene Gesellschaft ein: Ein Leitfaden

Nein, Sie müssen keine lokale Gesellschaft gründen, um Mitarbeiter in Indien einstellen. Ein ausländisches Unternehmen kann Mitarbeiter vorschriftsmäßig über einen „Employer of Record“ (EOR) beschäftigen, der in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Steuern und gesetzliche Abgaben als rechtlicher Arbeitgeber fungiert, während Sie die tägliche Arbeit leiten. Eine eigene Gesellschaft benötigen Sie erst, wenn das Team groß genug ist, um die Fixkosten zu rechtfertigen – unserer Erfahrung nach bei etwa 12 bis 15 Mitarbeitern. Die beiden vorschriftsmäßigen Möglichkeiten ohne eigene Gesellschaft sind ein EOR für Mitarbeiter, die Sie als echte Angestellte beschäftigen möchten, und freiberufliche Auftragnehmer für wirklich kurzfristige, projektbezogene Tätigkeiten.

Welche Möglichkeiten gibt es, in Indien Mitarbeiter einzustellen, ohne über eine lokale Niederlassung zu verfügen?

Wenn Sie Mitarbeiter in Indien einstellen möchten, ohne dort über eine eigene Niederlassung zu verfügen, stehen Ihnen im Wesentlichen zwei gangbare Wege offen: die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“ (EOR) oder die Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistern.

Jedes Modell hat seine Vor- und Nachteile, und das richtige Einstellungsmodell hängt davon ab, was Sie erreichen möchten.

Lassen Sie uns beide Punkte näher betrachten.

1. Arbeiten Sie mit einem „Employer of Record“ (EOR) zusammen

Ein Employer of Record (EOR) ist eine externe Organisation, die bereits über eine eingetragene juristische Person in Indien verfügt. Sie wird offiziell zum rechtlichen Arbeitgeber des Mitarbeiters in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Lohnsteuer und Compliance, während Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über die tägliche Arbeit, die Projekte und die Leistung des Mitarbeiters behält.

Einfach ausgedrückt übernimmt der EOR alle aufwendigen Aufgaben: Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzliche Abgaben (wie der Arbeitnehmer-Vorsorgefonds und die staatliche Sozialversicherung), Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften sowie die Verwaltung von Sozialleistungen. Sie konzentrieren sich auf die Leitung der Arbeit.

Dies ist der ideale Weg für internationale Unternehmen, die in Indien schnell und vorschriftsmäßig Mitarbeiter einstellen möchten, ohne Monate mit der Gründung einer Gesellschaft verbringen zu müssen. Ein Spezialist Indien – EOR Sie können Ihren ersten Mitarbeiter bereits innerhalb von 24 bis 48 Stunden beim Onboarding einstellen, ohne eine eigene Gesellschaft gründen zu müssen, und das System eignet sich am besten für Teams mit 1 bis 50 Mitarbeitern.

Die Preise für EOR-Dienstleistungen in Indien liegen bei in Indien ansässigen EOR-Anbietern wie Wisemonk in der Regel zwischen 99 und 399 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, während globale EOR-Plattformen für dieselbe Einstellung etwa 499 bis 699 US-Dollar berechnen. Diese Preisdifferenz ist hauptsächlich auf das Branding zurückzuführen und nicht auf eine bessere Compliance mit den indischen Vorschriften.

Warum Unternehmen dieses Modell bevorzugen:

• Es ist nicht erforderlich, in Indien eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine Zweigniederlassung oder eine Tochtergesellschaft zu gründen
• Der EOR übernimmt alle rechtlichen Verpflichtungen und die laufende Compliance, einschließlich gesetzlicher Sozialleistungen, Gewerbesteuer und Sozialversicherungsbeiträge
• Sie vermeiden das Risiko einer Betriebsstätte, das in Indien eine Körperschaftsteuerpflicht auslösen kann
• Eine Vergrößerung oder Verkleinerung ist einfach, da Sie nicht an die Aufrechterhaltung einer rechtlichen Präsenz gebunden sind

Ein US-amerikanisches SaaS-Unternehmen, das ein dreiköpfiges Support-Team in Indien benötigte, konnte durch den Einsatz eines EOR-Anbieters die Zeit bis zur Einstellung von 5–6 Monaten (bei Gründung einer Tochtergesellschaft) auf 3 Wochen verkürzen und dabei rund 20.000 US-Dollar an Rechts- und Buchhaltungskosten einsparen.

2. Beauftragen Sie freiberufliche Dienstleister

Die zweite Möglichkeit besteht darin, Arbeitnehmer als selbstständige Auftragnehmer. Dies lässt sich schneller einrichten und macht eine lokale Gesellschaft oder eine EOR-Partnerschaft überflüssig. Der Auftragnehmer kümmert sich selbst um seine Steuern, stellt Ihnen direkt Rechnungen aus und regelt seine Sozialleistungen selbst.

Klingt einfach, nicht wahr? Das kann es sein, allerdings nur bei wirklich projektbezogener, kurzfristiger Arbeit.

An dieser Stelle wird es riskant: Sollte ein freier Auftragnehmer ausschließlich für Ihr Unternehmen tätig sein, feste Arbeitszeiten haben, beaufsichtigt werden oder vom Unternehmen bereitgestellte Ausrüstung nutzen, können die indischen Arbeitsbehörden sie als faktische Mitarbeiter neu einstufen. Dies kann dazu führen, dass das ausländische Unternehmen für nicht gezahlte gesetzliche Sozialleistungen, Steuerrückstände und erhebliche Strafzahlungen haftet.

Eine falsche Einstufung von Arbeitskräften kann zu einer Nachzahlungsverpflichtung für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren führen, was dies zu einem der größten Compliance-Risiken für globale Unternehmen macht, die in Indien Auftragnehmer beschäftigen.

In welchen Fällen ist der Einsatz von Auftragnehmern sinnvoll:

• Kurzfristige, projektbezogene Tätigkeit mit festgelegten Aufgabenbereichen
• Der Auftragnehmer betreut mehrere Kunden und legt seinen Zeitplan selbst fest
• Sie benötigen spezielle Fachkenntnisse für einen befristeten Einsatz ohne fortlaufende Beschäftigungsverpflichtungen

Wenn dies nicht der Fall ist:

• Sie benötigen jemanden, der in Vollzeit und langfristig tätig ist und sich in Ihr Team einbringt
• Die Stelle erfordert Aufsicht, feste Arbeitszeiten oder die Nutzung von Unternehmenswerkzeugen
• Sie möchten Ihren Mitarbeitern Sozialleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder bezahlten Urlaub anbieten

Für die meisten globalen Unternehmen, die Mitarbeiter in Indien einstellen möchten, ohne dort über eine eigene Niederlassung zu verfügen, ist ein EOR die sicherere und skalierbarere Option. Damit erhalten Sie direkte Kontrolle auf Arbeitsebene und gewährleisten Compliance, ohne die Kosten und den Aufwand für die Gründung einer eigenen juristischen Person auf sich nehmen zu müssen.

Der Einsatz von Auftragnehmern eignet sich zwar für spezifische, kurzfristige Anforderungen, doch aufgrund der Risiken einer falschen Einstufung ist diese Vorgehensweise für den Aufbau eines langfristigen Teams auf dem indischen Markt wenig geeignet.

Ist es in Indien rechtmäßig, Mitarbeiter ohne eine juristische Person einzustellen?

Ja. Ein ausländisches Unternehmen kann in Indien rechtmäßig Mitarbeiter einstellen, ohne über eine eigene Niederlassung zu verfügen, sofern ein vor Ort registrierter Arbeitgeber den Arbeitsvertrag ausstellt und die Lohnabrechnung vorschriftsmäßig durchführt. Diese Rolle übernimmt ein „Employer of Record“. Nicht rechtmäßig ist es hingegen, einen Festangestellten ohne vorschriftsmäßige Struktur direkt aus dem Ausland zu bezahlen, da dies das Risiko einer Betriebsstätte und einer falschen Einstufung mit sich bringt.

Ein ausländisches Unternehmen, das nicht in Indien registriert ist, kann selbst keinen gültigen indischen Arbeitsvertrag ausstellen; dies ist der Hauptgrund für die Existenz des EOR-Modells. Zur Rechtsgrundlage lesen Sie bitte unseren Leitfaden unter Ob ein EOR in Indien rechtmäßig ist.

Wie stellen Sie in Indien Schritt für Schritt einen Mitarbeiter ein, ohne über eine juristische Person zu verfügen?

Die Einstellung über einen EOR erfolgt in einem kurzen, wiederholbaren Ablauf: Wählen Sie das Modell aus, unterzeichnen Sie den EOR-Vertrag, bestätigen Sie das Angebot, lassen Sie den EOR einen rechtskonformen Vertrag erstellen, schließen Sie das gesetzlich vorgeschriebene Onboarding ab und führen Sie die erste Gehaltsabrechnung durch. Ein spezialisierter EOR-Anbieter kann Ihren ersten Mitarbeiter innerhalb von 24 bis 48 Stunden in die Lohnabrechnung aufnehmen, und die Schritte sind dieselben, unabhängig davon, ob Sie ein US-Unternehmen stellt in Indien Mitarbeiter ein oder eine britische oder australische.

Hier ist der Ablauf, den wir für Kunden durchführen, die zum ersten Mal Mitarbeiter in Indien einstellen, ohne dort eine Gesellschaft zu haben:

1. Wählen Sie Ihr Einstellungsmodell aus: entweder einen EOR für Mitarbeiter, die Sie langfristig beschäftigen möchten, oder einen Auftragnehmer für wirklich kurzfristige, projektbezogene Tätigkeiten.
2. Unterzeichnen Sie einen EOR-Vertrag: Der EOR wird als rechtlicher Arbeitgeber eingetragen, während Sie die volle Kontrolle über die Arbeit, die zu erbringenden Leistungen und die Arbeitsergebnisse behalten.
3. Bestätigen Sie das Angebot und die Vergütungsstruktur: Vereinbaren Sie Gehalt, Sozialleistungen und den Arbeitsbeginn, wobei das Grundgehalt mindestens 50 % des Gesamtentgelts gemäß dem Lohnkodex von 2019 betragen muss.
4. Erstellen Sie einen rechtskonformen Vertrag: Die EOR stellt einen auf Indien zugeschnittenen Arbeitsvertrag bereit, der gesetzliche Leistungen, Kündigungsfristen, Urlaubsansprüche sowie die Übertragung von geistigem Eigentum an Ihr Unternehmen regelt.
5. Vollständiges, gesetzlich vorgeschriebenes Onboarding: PAN, KYC, EPF, ESI und ein lokales Gehaltskonto werden vor dem Arbeitsbeginn registriert.
6. Führen Sie die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung durch: Das Gehalt wird in indischen Rupien ausgezahlt, wobei TDS, EPF und ESI abgezogen und fristgerecht abgeführt werden.

Die Führung Ihres eigenen Unternehmens erfolgt in denselben Schritten, mit dem Unterschied, dass alle diese Schritte sowie die laufenden monatlichen und jährlichen Meldungen von Ihrem Team und nicht vom EOR übernommen werden. Unser Zeitplan für die Personalbeschaffung in Indien gibt einen Überblick darüber, wie lange die einzelnen Phasen dauern.

Wann ist eine eigene Gesellschaft in Indien einem EOR vorzuziehen?

Für die meisten globalen Unternehmen ist ein EOR kostengünstiger und schneller, solange Sie kein umfangreiches, festangestelltes Team in Indien unterhalten. Basierend auf unserer Zusammenarbeit mit über 300 Unternehmen ist die Crossover beschäftigt etwa 12 bis 15 Mitarbeiter, was deutlich unter den oft genannten 40 bis 50 liegt. Unterhalb dieser Schwelle werden bei einem EOR die Unternehmensgründung und die laufenden Meldungen zu einer vorhersehbaren Gebühr pro Mitarbeiter.

Sobald Sie diese Schwelle überschreiten, kann sich die Gründung einer eigenen Gesellschaft für Sie lohnen – vorausgesetzt, Sie sind bereit, sich selbst um EPF, ESI, TDS, die Gewerbesteuer, jährliche Wirtschaftsprüfungen sowie die Compliance in den einzelnen Bundesstaaten zu kümmern. Viele Unternehmen beginnen mit einem EOR, prüfen den Markt und wechseln dann zu einer eigenen Gesellschaft, sobald die Mitarbeiterzahl und die Komplexität durch die Tätigkeit in mehreren Bundesstaaten dies rechtfertigen. Sie können beide Wege mit unserem Rechner für Personalkosten bevor Sie sich entscheiden.

Welche Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um in Indien Mitarbeiter einzustellen?

Die Arbeitsrechtsvorschriften in Indien sind vielschichtig, detailliert und lassen bei Verstößen keine Nachsicht zu. Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter über Ihre eigene juristische Person einstellen oder mit einem „Employer of Record“ (EOR) zusammenarbeiten,

So sieht die Compliance-Landschaft tatsächlich aus:

1. Arbeitsverträge und Unterlagen

Gemäß den neuen Arbeitsgesetzen sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern ein schriftliches Einstellungsschreiben auszuhändigen, das wesentliche Angaben wie Aufgabenbereich, Entgelt, Arbeitszeiten, Urlaub und Kündigungsfrist enthält. Dies ist keine Option. Jeder indische Arbeitnehmer benötigt einen vorschriftsmäßigen, schriftlichen Arbeitsvertrag, der sowohl den Arbeitsgesetzen auf Bundes- als auch auf Landesebene entspricht.

Ausländische Unternehmen neigen häufig dazu, auf Nummer sicher zu gehen und Vorlagen zu verwenden, die bereits in anderen Rechtsordnungen zum Einsatz kommen, wodurch sie jedoch das Risiko eingehen, gegen lokale Gesetze zu verstoßen. Ihre Arbeitsverträge müssen spezifisch für Indien, einschließlich gesetzlicher Leistungen, Kündigungsbestimmungen, Kündigungsfristen und Urlaubsansprüchen gemäß dem für den jeweiligen Bundesstaat geltenden „Shops and Establishments Act“.

2. Gesetzliche Leistungen und Sozialversicherungsbeiträge

Genau an dieser Stelle unterschätzen die meisten globalen Unternehmen die Komplexität.

Indisches Arbeitsrecht verschiedene vom Arbeitgeber finanzierte Leistungen vorschreiben die sich unmittelbar auf Ihre Gesamtpersonalkosten auswirken:

• Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF): Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer zahlen jeweils 12 % des Grundgehalts zuzüglich der Teuerungszulage ein. Die 12 % des Arbeitgebers werden aufgeteilt: 3,67 % fließen auf das EPF-Konto und 8,33 % in die Arbeitnehmerrentenversicherung (EPS), wobei die Obergrenze bei einem Gehalt von 25.000 Rupien pro Monat (etwa 260 US-Dollar) liegt. Die EPF-Teilnahme ist für Betriebe mit 20 oder mehr Beschäftigten verpflichtend, und sobald Sie versichert sind, gilt der Grundsatz „Einmal versichert, immer versichert“.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Der Arbeitnehmer zahlt 0,75 % seines Lohns ein, der Arbeitgeber 3,25 %. Das ESI-System gilt für Arbeitnehmer mit einem monatlichen Einkommen von bis zu 21.000 Rupien (etwa 220 US-Dollar) und umfasst Krankenversicherung, Mutterschaftsleistungen sowie eine Erwerbsunfähigkeitsversicherung.
• Trinkgeld: Es handelt sich hierbei um eine Abfindung in Höhe von 15 Tageslöhnen für jedes vollendete Dienstjahr, die für unbefristet Beschäftigte nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit gezahlt wird. Bei befristet Beschäftigten erfolgt die Zahlung anteilig ohne die fünfjährige Wartezeit gemäß dem Sozialversicherungsgesetz von 2020. Die Abfindung ist eine obligatorische Altersleistung und keine freiwillige Zahlung.
• Berufssteuer: Es handelt sich hierbei um einen Abzug auf Bundesstaatenebene, dessen Höhe je nach Standort variiert. Er ist relativ gering (auf ₹2.500, etwa 26 US-Dollar, pro Jahr begrenzt), und in einigen Bundesstaaten, darunter Delhi und Haryana, wird er gar nicht erhoben. Dort, wo er gilt, muss der Arbeitgeber ihn einbehalten und abführen.

3. Compliance mit den Steuervorschriften und Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber müssen die Beiträge berechnen und abführen An der Quelle einbehaltene Steuer (TDS) Reichen Sie vierteljährlich das Formular 138 (ehemals Formular 24Q) entsprechend der von jedem Mitarbeiter gewählten Steuerregelung ein und stellen Sie allen Mitarbeitern die jährliche TDS-Bescheinigung über das Gehalt, Formular 130 (ehemals Formular 16), aus. Diese Formularbezeichnungen haben sich gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 geändert, das seit dem 1. April 2026 in Kraft ist.

Der monatliche Abrechnungszyklus unterliegt festen Fristen, deren Nichteinhaltung konkrete Sanktionen nach sich zieht:

• Bis zum 7. eines jeden Monats: Führen Sie die TDS-Abführung bei der Einkommensteuerbehörde durch. Bei verspäteter TDS-Zahlung fallen monatliche Zinsen in Höhe von 1,5 % sowie eine Strafgebühr von 200 Rupien pro Tag an.
• Bis zum 15. eines jeden Monats: Die EPF- und ESI-Beiträge müssen eingezahlt werden; andernfalls werden Ihnen gemäß der Änderung des EPF-Systems vom Juni 2024 jährliche Zinsen in Höhe von 12 % (Abschnitt 7Q) sowie ein Schadensersatz in Höhe von 1 % der Rückstände pro Monat berechnet.

4. Compliance mit dem Arbeitsrecht und das sich wandelnde regulatorische Umfeld

Indiens Arbeitsgesetze vom November 2025 Es wurden 29 Gesetze in vier Kerngesetze zusammengefasst, die 50-Prozent-Lohnregel (das Grundgehalt muss mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung betragen) eingeführt, die digitale Aufzeichnungspflicht eingeführt und die gesetzlichen Arbeitnehmerkategorien vereinfacht.

Für ausländische Unternehmen ergibt sich daraus folgende Schwierigkeit: Diese Vorschriften gelten auf Bundesebene, doch in den meisten Bundesstaaten stehen die entsprechenden Regelungen noch aus. Bis die Bundesstaaten ihre eigenen Vorschriften bekannt geben, gelten weiterhin die alten Gesetze. Sie haben es also im Wesentlichen mit einem hybriden System zu tun, in dem je nach dem Bundesstaat, in dem Ihr Mitarbeiter tätig ist, sowohl alte als auch neue Vorschriften gelten können.

Hinzu kommt: Wenn Ihr Mitarbeiter in einem Bundesland wohnt, Ihr Unternehmen jedoch in einem anderen registriert ist, gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Wohnsitzbundesstaates des Mitarbeiters, die sich auf Mindestlöhne, Gewerbesteuer, die Registrierung gemäß dem „Shops Act“ sowie Urlaubsansprüche beziehen. Die Einstellung von Mitarbeitern in mehreren Bundesländern bedeutet, dass Sie mehrere Compliance-Frameworks einhalten müssen.

5. Risiko einer Betriebsstätte

Dies ist das Compliance-Risiko, das die meisten ausländischen Unternehmen unvorbereitet trifft. Ohne eine registrierte lokale Gesellschaft birgt die direkte Beschäftigung von Mitarbeitern in Indien die Gefahr, unbeabsichtigte Betriebsstätte (PE), was zu einer erheblichen Körperschaftsteuerpflicht führen kann. Die indischen Steuerbehörden können anhand der Art und Dauer der Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter feststellen, dass Ihr Unternehmen in Indien steuerlich präsent ist, auch wenn Sie dort keine formelle Niederlassung gegründet haben.

6. Die Realität der Compliance-Prüfung

Sie sollten allein für die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge zusätzlich 20–25 % zum Grundgehalt einplanen. Berücksichtigt man zudem die laufenden Compliance-Verpflichtungen wie monatliche Meldungen, vierteljährliche Erklärungen, jährliche Prüfungen und die kontinuierliche Überwachung, die erforderlich ist, um mit den sich ständig ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen in Indien Schritt zu halten, wird deutlich, warum die meisten globalen Unternehmen diese Aufgaben lieber an einen lokalen Compliance-Partner oder einen EOR auslagern, anstatt sie intern zu verwalten.

Wie kann Wisemonk Ihnen dabei helfen, Mitarbeiter in Indien einzustellen, ohne dort eine Niederlassung zu haben?

Ganz gleich, ob Sie Festangestellte über einen EOR Oder möchten Sie freiberufliche Dienstleister in Indien beauftragen und bezahlen? Wisemonk bietet beides an, sodass Sie nicht an ein einziges Einstellungsmodell gebunden sind.

Wisemonk ist eine in Indien ansässige Plattform, die über 300 globale Unternehmen dabei unterstützt, Fachkräfte in Indien einzustellen, zu verwalten und zu vergüten, ohne dass eine lokale Niederlassung erforderlich ist. Indien ist unser einziges Geschäftsfeld, und genau dieser Fokus ist der Grund dafür, dass wir auf G2 eine Bewertung von 4,8/5 vorweisen können.

Was Wisemonk für Sie übernimmt:

• Employer of Record (EOR): Vorschriftsmäßige Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnung, EPF, ESI, TDS, Gewerbesteuer, Abfindungen sowie die Compliance mit den bundesstaatsspezifischen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Ihr erster Mitarbeiter kann innerhalb von 24 bis 48 Stunden durch das Onboarding eingearbeitet werden.
• Auftragnehmermanagement: Vorschriftsmäßige Vereinbarungen mit Auftragnehmern, Rechnungsbearbeitung, pünktliche Zahlungen und eine korrekte Einstufung, damit Sie Risiken durch eine falsche Einstufung vollständig vermeiden.
• Transparente Preisgestaltung ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat ohne versteckte Gebühren oder Wechselkursaufschläge
• Ein engagierter Personalmanager mit Sitz in Indien für Ihr Team, nicht als Ticket-Warteschlange
• Steueroptimierte Gehaltsstrukturen die das Nettoeinkommen der Mitarbeiter maximieren
• Beschaffung und Lieferung von Ausrüstung So ist Ihr Team vom ersten Tag an gut aufgestellt

Derzeit verwalten wir in Indien Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Mio. US-Dollar für mehr als 2.000 Mitarbeiter, und unser Kundenstamm reicht von Start-ups in der Frühphase, die ihren ersten Ingenieur einstellen, bis hin zu Unternehmen, die ganze Teams in mehreren indischen Städten aufbauen.

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