Was sind Lohnverbindlichkeiten in Indien? Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Welchen Betrag schulden Sie zum Zeitpunkt der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien noch, und an wen? Dieser ausstehende Betrag entspricht den Lohnverbindlichkeiten in Indien: den Nettolöhnen, den einbehaltenen Steuern und den gesetzlichen Abgaben, die Sie Ihren Mitarbeitern und dem Staat nach jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung schulden.

Da wir die vorschriftsmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehr als 300 internationale Kunden betreut haben, die Mitarbeiter in Indien beschäftigen, betrachten wir diese Verpflichtungen als einen Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der unbemerkt zu Strafen führt, sobald eine Frist versäumt wird.

Im Folgenden erfahren Sie genau, um welche Verpflichtungen es sich handelt, wie diese durch das Arbeitsgesetzbuch von 2025 neu geregelt wurden, welche Kosten jeweils anfallen und wie Sie jede einzelne Verpflichtung fristgerecht erfüllen können.

Was sind Lohnverpflichtungen in Indien?

Lohnverbindlichkeiten in Indien sind die Beträge, die einem Arbeitgeber im Rahmen einer Lohnabrechnung entstanden sind, die er jedoch noch nicht ausgezahlt hat: Netto-Lohn, an der Quelle einbehaltene Steuern (TDS), Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zum EPF und zur ESI, Gewerbesteuer sowie aufgelaufene Abfindungen und gesetzliche Prämien. Jede dieser Verbindlichkeiten bleibt bestehen, bis sie den Arbeitnehmer oder die zuständige Behörde erreicht hat.

Inwiefern unterscheiden sich Lohnverbindlichkeiten von Lohnkosten?

Ein Personalaufwand ist der Kostenposten, der bei Erbringung der Arbeitsleistung verbucht wird; eine Personalverbindlichkeit ist der noch nicht ausgezahlte Teil dieser Kosten, der weiterhin in Ihrer Buchhaltung ausgewiesen ist. Das Gehalt wird zum Zeitpunkt der Erbringung der Arbeitsleistung als Aufwand erfasst und gilt anschließend als Verbindlichkeit, bis es ausgezahlt wird. Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Cashflow-Planung, die periodengerechte Abgrenzung und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Diese Verbindlichkeiten lassen sich in einige wenige klare Kategorien einteilen; im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung.

Welche wesentlichen Arten von Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen indische Arbeitgeber erfüllen?

Indische Arbeitgeber müssen fünf große Kategorien von Lohnverpflichtungen verwalten: Arbeitnehmerentgelt, gesetzliche Sozialversicherungsbeiträge, gesetzliche Steuerabzüge, gesetzliche Prämien und Gratifikationen sowie die Auszahlung von Urlaubsgeld. Jede dieser Kategorien unterliegt eigenen gesetzlichen Bestimmungen und eigenen Fälligkeitsterminen, weshalb es am sinnvollsten ist, sie separat zu erfassen und nicht als einen einzigen Lohnbetrag zusammenzufassen.

Welche Entschädigungszahlungen gelten als Verbindlichkeiten?

Jede verdiente, aber noch nicht ausgezahlte Vergütung stellt eine Verbindlichkeit dar: ausstehendes Nettogehalt, Überstunden, Leistungsprämien und Kostenerstattungen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden diese zu vollständige und endgültige Abwicklung Beiträge, die Sie gemäß dem Lohnkodex nun innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag begleichen müssen.

Auch die Abfindungskosten fallen hier an. Wenn eine Stelle gestrichen wird, Abfindungen in Indien und die während der Kündigungsfrist anfallenden Beiträge werden neben der Abfindung zu Verbindlichkeiten.

Wie hoch sind die Beitragspflichten für die EPF und die ESI?

Die größte wiederkehrende Verbindlichkeit ist die Vorsorgekasse. Die Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF) Die Kosten belaufen sich auf 12 % des Grundlohns zuzüglich der Teuerungszulage des Arbeitnehmers sowie auf einen entsprechenden Beitrag von 12 % seitens des Arbeitgebers; diese Regelung ist verpflichtend, sobald Sie 20 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen.

Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI) Für alle Personen, die bis zu 21.000 Rupien pro Monat verdienen, werden 0,75 % des Bruttolohns vom Arbeitnehmer und 3,25 % vom Arbeitgeber hinzugerechnet. Der Versicherungsschutz endet nicht in dem Moment, in dem das Gehalt diese Obergrenze überschreitet, sondern läuft bis zum Ende des laufenden Beitragszeitraums weiter.

Diese Zahlen werden auf der Beitragsplan der EPFO und die Seite zu den ESIC-Beiträgen, die beide für das Jahr 2026 gelten.

Wie hoch sind die TDS- und Gewerbesteuerverbindlichkeiten?

Die Lohnsteuer (TDS) ist die Einkommensteuer, die Sie jeden Monat gemäß der vom Arbeitnehmer gewählten Regelung einbehalten und an den Staat abführen. Das neue Steuersystem gilt standardmäßig für das Geschäftsjahr 2025–26, wobei Einkünfte bis zu 1,2 Lakh Rupien nach dem Steuerfreibetrag gemäß § 87A und einem Pauschalabzug von 75.000 Rupien effektiv steuerfrei sind. Berechnen Sie die monatliche TDS eines Arbeitnehmers mit unserem Einkommensteuerrechner.

Berufssteuer Es handelt sich um eine separate staatliche Abgabe, die auf 2.500 Rupien pro Mitarbeiter und Jahr begrenzt ist und die Sie monatlich einbehalten und an den Staat abführen; einige Bundesstaaten wie Delhi und Haryana erheben diese Abgabe überhaupt nicht.

Um zu sehen, wie sich all diese Abzüge auf den individuellen Lohnausweis auswirken, finden Sie in unserem Nettogehalt in Indien Der Führer begleitet Sie durch den „Gross-zu-Netto“-Wasserfall.

Sind gesetzlich vorgeschriebene Bonuszahlungen und Gratifikationen Lohnverbindlichkeiten?

Ja. Beide Posten fallen im Laufe der Zeit an und werden erst später fällig, sodass sie lange in Ihrer Buchhaltung verbleiben, bevor Sie sie begleichen. Gesetzlich vorgeschriebene Prämie Sie beträgt zwischen 8,33 % und 20 % des anrechnungsfähigen Entgelts für Arbeitnehmer, die ein Grundgehalt zuzüglich DA von bis zu 21.000 Rupien pro Monat beziehen, in Betrieben mit 20 oder mehr Beschäftigten, und muss innerhalb von acht Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres ausgezahlt werden.

Trinkgeld Sie wird in Höhe von 15 Tageslöhnen pro vollendetem Dienstjahr angesammelt und ist nach fünf Dienstjahren fällig, bzw. bereits nach einem Jahr für befristet Beschäftigte gemäß dem Sozialversicherungsgesetz ab Juli 2026, wobei die Obergrenze bei 20 Lakh Rupien (etwa 23.500 US-Dollar) liegt.

Da sich die Aufwandsabgrenzung mit der Betriebszugehörigkeit und der Unternehmensgröße vervielfacht, berechnen Sie diese bitte pro Mitarbeiter anhand unserer Trinkgeldrechner bevor die Zahlung fällig wird.

Stellt die Auszahlung von Urlaubsansprüchen eine Verbindlichkeit im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung dar?

Angesammelter, aber nicht in Anspruch genommener bezahlter Urlaub stellt eine Verbindlichkeit dar, sofern Ihre Richtlinien eine Übertragung oder Auszahlung vorsehen. Wenn Mitarbeiter ihren Urlaubsanspruch nicht in Anspruch nehmen, übertragen Sie diesen entweder auf das nächste Jahr oder zahlen ihn aus – in der Regel beim Ausscheiden aus dem Unternehmen –, was ihn zu einem Kostenfaktor macht, der neben anderen Posten erfasst werden sollte. Sozialleistungen für Arbeitnehmer in Indien.

Seit dem 21. November 2025 haben sich die rechtlichen Rahmenbedingungen für all diese Verbindlichkeiten geändert, sodass jedes Modell, das auf den alten Gesetzen basiert, nun überprüft werden muss.

Inwiefern haben die vier Arbeitsgesetzbücher die Verpflichtungen im Bereich der Lohnabrechnung seit November 2025 verändert?

Am 21. November 2025 hat Indien seine vier Arbeitsgesetzbücher in Kraft getreten, wodurch 29 ältere Gesetze im Lohngesetzbuch, im Arbeitsbeziehungsgesetzbuch, im Sozialversicherungsgesetzbuch und im Arbeitsschutzgesetzbuch zusammengefasst wurden. Für die Lohnabrechnung besteht die wichtigste Änderung in einer einheitlichen neuen Definition des Begriffs „Lohn“, die die Bemessungsgrundlage für die EPF-Beiträge, die Abfindungen und die Bonuszahlungen neu festlegt.

Unser Leitfaden zum Thema Indiens neue Arbeitsgesetze beschreibt den Übergang ausführlich, und das Arbeitsministerium hat seinen eigene FAQs zu dieser Änderung.

Was ist die 50-Prozent-Lohnregel, und wie wirkt sie sich auf die EPF, die Abfindung und den Bonus aus?

Gemäß der neuen Definition des Lohns müssen das Grundgehalt und die Teuerungszulage zusammen mindestens 50 % der Gesamtvergütung ausmachen. Arbeitgeber, die das Grundgehalt bisher niedrig gehalten haben, um Sozialabgaben zu senken, müssen es nun anheben, wodurch sich mehrere Verpflichtungen auf einmal erhöhen. Überprüfen Sie Ihre Gehaltsstruktur vor Ihrer nächsten Gehaltsabrechnung gegen diese Regelung verstoßen.

In der Praxis führt die 50-Prozent-Regel zu drei Verbindlichkeiten zugleich:

• EPF: Ein höherer Grundbetrag führt zu einer Erhöhung sowohl des Arbeitnehmeranteils von 12 % als auch des Arbeitgeberanteils von 12 %.
• Trinkgeld: Die Berechnung der 15 Tage pro Jahr erfolgt auf der Grundlage eines höheren Basiswerts.
• Gesetzlich vorgeschriebene Prämie: Die Anspruchsvoraussetzungen und die Auszahlungsgrundlage steigen mit dem Grundgehalt zuzüglich der DA.

Für viele internationale Arbeitgeber ist dies die größte Veränderung ihrer Lohnkosten in Indien seit 2020; berechnen Sie die neuen Zahlen in unserem Gehaltsrechner bevor Sie sich auf Angebote festlegen.

Nachdem nun feststeht, um welche Verbindlichkeiten es sich handelt und in welcher Höhe diese bestehen, stellt sich als Nächstes die Frage, wann die einzelnen Verbindlichkeiten fällig sind.

Welche Fristen gelten in Indien für die Compliance im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die meisten Lohnverpflichtungen in Indien sind monatlich fällig: TDS bis zum 7., EPF und ESI bis zum 15. sowie die Löhne gemäß dem Lohngesetz bis zum 7. Die gesetzliche Bonuszahlung erfolgt jährlich innerhalb von acht Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, und die Abfindung wird innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit ausgezahlt. Die Einhaltung dieser Fristen ist der Kern von Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien.

Wenn Sie diese Daten auf Ihre Lohnabrechnungszyklus in Indien sorgt dafür, dass jede Überweisung vorhersehbar ist.

Was ändert sich hinsichtlich der Quellensteuer gemäß § 392 und dem Einkommensteuergesetz von 2025?

Ab dem 1. April 2026 ersetzt das Einkommensteuergesetz von 2025 das Gesetz von 1961. Die Quellensteuer auf Löhne wird von § 192 in § 392(1) verlagert, der Begriff „Steuerjahr“ ersetzt den Begriff „Veranlagungsjahr“, das Formular 130 ersetzt das Formular 16 als jährliche Lohnbescheinigung und das Formular 138 ersetzt das Formular 24Q als vierteljährliche Quellensteuererklärung für Löhne. Die Sätze und Einzahlungstermine selbst ändern sich nicht. Einen Überblick über die Gesamtsituation finden Sie in unserem Leitfaden zu Lohnsteuer in Indien.

Die Einkommensteuerbehörde hat auf ihrer Website die Ziele und den Geltungsbereich des neuen Gesetzes veröffentlicht. offizielles Portal.

Was geschieht, wenn Sie eine Frist für EPF, ESI oder TDS versäumen?

Die Nichteinhaltung einer Frist führt dazu, dass aus einer regulären Verbindlichkeit eine Strafzahlung wird. Bei verspäteten EPF-Zahlungen fallen 12 % Jahreszinsen zuzüglich Schadensersatz an, bei verspäteten ESI-Zahlungen werden 12 % Zinsen fällig, und bei verspäteten TDS-Einzahlungen fallen monatlich 1,5 % Zinsen an, wobei die Gefahr besteht, dass diese Aufwendungen bei der Körperschaftsteuer nicht anerkannt werden. Dies gehören zu den häufigsten und kostspieligsten Fehler bei der Compliance zur Lohn- und Gehaltsabrechnung die globale Arbeitgeber in Indien erzielen.

Werden Fehler bei der Lohnabrechnung und bei der Steuererklärung nicht behoben, können diese sogar dazu führen, dass Risiko einer Betriebsstätte für die Muttergesellschaft, wodurch sich eine verspätete Einreichung zu einem Körperschaftsteuerrisiko entwickelte.

Wir haben gegen 3.011 Betriebe Strafzahlungen und Verzugszinsen verhängt und damit eine deutliche Botschaft gesendet: Es lohnt sich nicht, die Zahlungen in den Pensionsfonds zu verzögern oder die Gelder des Pensionsfonds für andere Zwecke zu verwenden.

So äußerte sich der regionale PF-Beauftragte der EPFO, zitiert von Die „Tribune“ im Jahr 2016, und die Durchsetzung wurde seitdem nur noch verschärft.

Angesichts dessen, was auf dem Spiel steht, stellt sich die praktische Frage, wie sichergestellt werden kann, dass jede einzelne dieser Verpflichtungen termingerecht erfüllt wird.

Wie können Arbeitgeber ihre Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwalten und nachverfolgen, um Strafen zu vermeiden?

Arbeitgeber, die Strafen vermeiden, betrachten ihre Verpflichtungen im Bereich der Lohnabrechnung als einen Compliance-Kalender und nicht als monatliches Durcheinander: automatisierte Berechnung auf Basis der aktuellen Sätze, eine Übersicht über alle Fälligkeitstermine, ordnungsgemäße Dokumentation und regelmäßige Prüfungen. Ein guter Ausgangspunkt ist ein Checkliste zur Compliance mit gesetzlichen Vorschriften für die Verpflichtungen, die mit Ihrem Wachstum einhergehen.

Ein zuverlässiger Prozess beruht in der Regel auf fünf Gewohnheiten:

1. Berechnungen automatisieren: Führen Sie TDS, EPF, ESI und die Gewerbesteuer anhand einer Software durch, die automatisch mit den aktuellen Sätzen aktualisiert wird, damit keine alten Steuerklassen übersehen werden.
2. Führen Sie einen einzigen Terminkalender: Verfolgen Sie die Termine am 7., 15. sowie die jährlichen Termine an einem einzigen Ort mit Erinnerungsfunktionen.
3. Führen Sie jeden Monat einen Kontenabgleich durch: Gleichen Sie das Lohnbuch mit dem Hauptbuch und den Banküberweisungen ab, bevor Sie die Unterlagen einreichen.
4. Die Barmittel zweckgebunden verwalten: Legen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge auf einem eigens dafür vorgesehenen Konto an, damit die Mittel zum Fälligkeitstermin stets verfügbar sind.
5. Überprüfen Sie die Daten und halten Sie sich auf dem Laufenden: regelmäßige interne Prüfungen durchführen und Änderungen, wie beispielsweise des Arbeitsgesetzbuchs und des Einkommensteuergesetzes von 2025, verfolgen.

Wenn dies gut umgesetzt wird, verwandelt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem Risiko in eine Routineaufgabe, auch wenn dies Zeit und lokale Fachkenntnisse erfordert; viele globale Teams übertragen diese Aufgabe stattdessen an Spezialisten. Unternehmen für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien.

Wie kann Wisemonk die Abrechnungsverpflichtungen in Indien für Sie verwalten?

Wisemonk stammt aus Indien Employer of Record das globalen Unternehmen dabei hilft, Fachkräfte in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Wir berechnen, ziehen ab und führen alle Lohnabgaben ab – von TDS und EPF bis hin zu ESI, Berufssteuer, Abfindungen und gesetzlichen Bonuszahlungen – und reichen die Erklärungen fristgerecht ein, sodass Ihr Team von der ersten Einstellung an alle gesetzlichen Vorschriften einhält.

Mit über 300 Kunden weltweit, einer jährlichen Lohnabrechnung von mehr als 20 Millionen US-Dollar und einer Bewertung von 4,8/5 auf G2 – das ist die Arbeit, die wir tagtäglich leisten.

Folgende Aufgaben nehmen wir Ihnen ab:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende: Wir führen die gesamte Lohnabrechnung in Indien Jede Verbindlichkeit zum gesetzlich vorgeschriebenen Termin abwickeln und ausbuchen.
• Gesetzlich vorgeschriebene Beiträge und Meldungen: wir kümmern uns darum Compliance mit den Vorschriften zu PF, ESI und Abfindungen sowie die monatlichen und jährlichen Renditen.
• Vorschriftsmäßige Zahlungen: Wir kümmern uns um Wie werden Mitarbeiter in Indien bezahlt? in Rupien gemäß FEMA, mit vorschriftsmäßigen Verträgen.
• Sozialleistungen und Versicherungen: Wir haben eingerichtet Gruppenkrankenversicherung sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen, die die Beschäftigten erwarten.
• Gemeinsame Beschäftigung – wenn sie sinnvoll ist: Sollte ein EOR nicht geeignet sein, dann ist unser PEO in Indien sorgt dafür, dass Ihre Lohnabrechnung unter Ihrer eigenen Gesellschaft den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
• Ein Ansprechpartner für den gesamten Mietvorgang: Hintergrundüberprüfungen, Ausrüstung und Unterstützung sowie die Gehaltsabrechnung, damit Sie Mitarbeiter in Indien einstellen durch ein einziges Team.

Wir sind ein führendes EOR-Unternehmen in Indien und weiten unsere Dienstleistungen nun auf die USA und Großbritannien aus.

Welche Ergebnisse erzielen globale Unternehmen mit Wisemonk?

Der Beweis liegt darin, wie schnell die vorschriftsmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung in Betrieb genommen wird und wie reibungslos sie auch weiterhin funktioniert.

Sie haben sich um alles gekümmert – von der Lohnabrechnung über die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften bis hin zur Beschaffung von Ausrüstung und der Anmeldung zu Sozialleistungen –, und das stets mit großer Reaktionsfähigkeit und Professionalität. - Monika Russell, Finanzvorstand von Minehub in Kanada.

Für SaaS-Unternehmen OneReach.ai, haben wir acht Führungspositionen innerhalb von vier bis sechs Monaten besetzt und die Gehaltsabrechnung innerhalb von 48 Stunden nach dem Arbeitsbeginn jedes neuen Mitarbeiters in Betrieb genommen.