Nómina en la India: formato, componentes y normativa

Una nómina en la India, también denominada «payslip» o «pay stub», es el extracto mensual que una empresa entrega a cada empleado y en el que se detallan los ingresos brutos, las deducciones legales y el salario neto que se percibe. Para una empresa extranjera que cuenta con un equipo en la India, es el documento que acredita que la gestión de las nóminas se lleva a cabo de conformidad con la normativa.

En esta guía se explica qué es una nómina, si su emisión es obligatoria por ley, cuáles son sus elementos obligatorios y su formato, cómo interpretarla, cómo se calcula el salario neto, cuáles son las obligaciones de los empleadores y cómo las empresas internacionales emiten nóminas que cumplen con la normativa en la India sin disponer de una entidad local.

¿Qué es una nómina en la India?

Una nómina es un documento mensual que muestra cómo se calcula y se abona el salario de un empleado. En ella figuran los ingresos brutos, todas las deducciones legales y el importe neto abonado en la cuenta bancaria. Sirve como justificante de ingresos para el empleado y como prueba del cumplimiento de la normativa para el empresario.

Los términos «salary slip», «payslip» y «pay stub» se refieren al mismo documento en la India, y los tres se utilizan indistintamente. «Pay stub» es el término que reconocerá un empleador estadounidense, mientras que «salary slip» y «payslip» son los términos habituales que se emplean en la gestión de nóminas en la India.

Se emite en cada ciclo de nómina, casi siempre mensualmente, y se facilita en formato PDF o a través de un portal de autoservicio para empleados. Véase: qué es una nómina.

¿Es obligatorio por ley presentar una nómina en la India?

Sí. La nómina es un requisito legal. De conformidad con el artículo 50, apartado 3, del Código de Salarios de 2019, en vigor desde el 21 de noviembre de 2025, todo empresario debe expedir una nómina utilizando el formulario V establecido, ya sea en formato electrónico o en papel, a más tardar en la fecha de pago de los salarios correspondientes a cada período salarial.

Los detalles y el formato se encuentran en el Normas del Código de Salarios (Central), notificada el 8 de mayo de 2026. El trabajo es una materia de competencia compartida, por lo que se aplican tanto las normas centrales como las estatales, y algunos estados aún están notificando sus propias normas a fecha de agosto de 2026.

No se trata de una mera formalidad. La nómina es la prueba que presenta el empresario para demostrar que los salarios se han abonado íntegramente y a su debido tiempo, y que se han deducido correctamente las cotizaciones al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), al Seguro Social de Empleo (ESI), el impuesto profesional y el impuesto sobre la renta, lo cual resulta fundamental en cualquier auditoría, inspección o conflicto laboral.

¿Cuáles son los elementos obligatorios que debe incluir una nómina en la India?

Una nómina en la India consta de dos partes: ingresos y deducciones. Los ingresos incluyen el salario base, el complemento por carestía de vida, el complemento por alquiler de vivienda y otros complementos. Las deducciones incluyen la contribución al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), el impuesto sobre la renta (TDS), el impuesto profesional y la cotización al Seguro Social de Empleados (ESI), cuando proceda. Los ingresos brutos menos el total de las deducciones dan como resultado el salario neto, o el salario que se lleva a casa.

Resultados

Los ingresos son los componentes que conforman el salario bruto. El salario base es la parte fija principal, que suele representar entre el 40 % y el 50 % del coste para la empresa, y es la base para calcular las aportaciones al Fondo de Previsión (EPF) y la indemnización por antigüedad. A este se suman el subsidio de vivienda, el subsidio por carestía de vida, el subsidio de transporte y los subsidios especiales. Para saber cómo se establece cada partida, consulte nuestra guía sobre Estructura salarial en la India.

Algunos conceptos salariales varían de un mes a otro, como las horas extras, los incentivos y las primas por rendimiento. Estos aparecen en la nómina únicamente en los periodos en los que se abonan, por lo que el salario bruto puede variar aunque el salario fijo no lo haga. Lea: remuneración variable en la India.

Deducciones

En la mayoría de las nóminas de la India figuran cuatro retenciones legales:

• Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF) de los empleados: El 12 % del salario base más el complemento por carestía de vida a cargo del empleado, al que se suma una aportación equivalente por parte del empresario, con un límite salarial de 260 dólares (unas 25 000 rupias) al mes. Consulte nuestra guía explicativa sobre el fondo de previsión de los trabajadores, gestionado por el EPFO.
• Seguridad Social de los trabajadores: Están cubiertos los trabajadores que ganen 220 dólares (unas 21 000 rupias) al mes o menos, con una aportación del 0,75 % por parte del trabajador y del 3,25 % por parte del empresario. Lea qué Seguro Social de los Trabajadores portadas, a cargo de la ESIC.
• Impuesto sobre actividades profesionales: un impuesto estatal con un límite máximo de 26 dólares (unas 2.500 rupias) al año, que recaudan estados como Karnataka, Maharashtra y Tamil Nadu, y que no se aplica en absoluto en Delhi, Haryana y varios otros. A continuación se explica cómo impuesto profesional funciona.
• TDS (impuesto sobre la renta): que se retiene cada mes en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025, en función de los ingresos anuales previstos del empleado y del régimen fiscal elegido. Vea cómo impuesto retenido en origen se calcula.

Las deducciones que se aplican dependen del salario y de la situación laboral del empleado, por lo que dos personas del mismo equipo pueden presentar partidas diferentes en sus nóminas.

Aportaciones del empleador

En una nómina conforme suele figurar también lo que el empleador abona además del salario bruto. La aportación del 12 % del empleador al Fondo de Previsión (EPF), su aportación del 3,25 % al Seguro Social (ESI) —cuando este sea de aplicación— y la provisión para la indemnización por antigüedad constituyen un coste para el empleador, no deducciones del salario del empleado. Para obtener una visión completa, consulte nuestra guía sobre Obligaciones relativas al PF, al ESI y a la indemnización por cese.

Estas cotizaciones patronales forman parte de los costes para la empresa, pero nunca reducen el salario neto. Mostrarlas en la nómina ayuda a los empleados a apreciar el valor total de su paquete retributivo. Lea: prestaciones laborales obligatorias en la India.

A continuación se detalla lo que contiene cada sección de una nómina estándar de la India:

¿Cómo es el formato de una nómina de ejemplo?

En una nómina de ejemplo, los ingresos figuran en una columna y las deducciones en otra; a continuación, se indican el salario bruto, el total de las deducciones y el salario neto. El ejemplo que figura a continuación corresponde a un empleado con un salario bruto mensual de aproximadamente 525 dólares (50 000 rupias). Se trata de un ejemplo ilustrativo, y las cifras reales dependen de la estructura salarial, el estado y el régimen fiscal.

En este ejemplo, el ESI no es aplicable, ya que la remuneración bruta supera el umbral mensual de 220 dólares (aproximadamente 21 000 rupias). El impuesto profesional y la retención en origen (TDS) varían según el estado y el régimen fiscal, por lo que debe utilizar la información vigente Tipos impositivos sobre la nómina en la India cuando construya un embarcadero de verdad.

¿Cómo se lee una nómina en la India?

Para leer una nómina, comience por los ingresos brutos, reste cada partida de deducción y compruebe que el resultado coincida con el salario neto abonado en su cuenta bancaria. Compruebe que el salario base sea, como mínimo, la mitad del bruto, que figuren su UAN y su PAN, y que las deducciones correspondientes al EPF, al TDS y al impuesto profesional sean correctas para ese mes.

Compruebe también la línea de asistencia o de días remunerados, ya que las bajas no remuneradas reducen los ingresos de ese ciclo. Si el mes es corto o la incorporación se produce a mitad de mes, esto se refleja aquí en primer lugar. Lea: pérdida de remuneración salarial.

¿Cómo se calcula el salario neto (el que se lleva a casa) en una nómina?

El salario neto equivale al salario bruto menos las deducciones del empleado. Del salario bruto, se restan las aportaciones al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), la retención en origen (TDS), el impuesto profesional y las cotizaciones al Seguro Social de Empleados (ESI), cuando proceda. El resultado es el importe neto que se ingresa en la cuenta bancaria. Nuestra guía sobre salario neto en la India explica paso a paso todo el método.

El salario neto suele situarse entre el 70 % y el 85 % del salario bruto en la mayoría de los casos, dependiendo de la combinación de deducciones y de si el empleado se acoge al régimen fiscal antiguo o al nuevo. Es más fácil hacer cálculos una vez que se conoce el coste para la empresa.

¿Son válidas las nóminas digitales en la India?

Sí. El Código de Salarios permite que la nómina se emita de forma electrónica o en papel. La mayoría de los empleadores envían un archivo PDF por correo electrónico o a través de un portal de autoservicio, que es aceptado tanto por los bancos como por las agencias de verificación de antecedentes. Lo importante es que la nómina se emita en cada ciclo y refleje los datos obligatorios, de conformidad con el Ciclo de nóminas en la India.

¿Cuáles son las obligaciones del empleador en materia de nóminas en la India?

El empresario debe abonar los salarios puntualmente, deducir y ingresar las cantidades establecidas por ley, expedir una nómina el mismo día del pago o antes, y llevar un registro de nóminas. Según el Código de Salarios, los salarios mensuales deben abonarse a más tardar el séptimo día del mes siguiente. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones constituye una Compliance en materia de nóminas en la India fracaso.

Los registros deben conservarse para auditorías e inspecciones, y las declaraciones obligatorias correspondientes al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), al Seguro Social de los Trabajadores (ESI), al impuesto profesional y a la retención en origen (TDS) tienen, cada una, sus propios plazos mensuales y trimestrales. Nuestra calendario mensual de Compliance indica cuándo cae cada uno.

La elaboración del propio recibo constituye el último paso de un ciclo repetible: recopilar datos, calcular los ingresos, aplicar las deducciones, emitir el recibo y presentar las declaraciones. Consulte el texto completo Proceso de gestión de nóminas en la India para la secuencia.

En muchas empresas, el equipo de nóminas se encarga de la nómina, mientras que el departamento de RR. HH. se ocupa de las condiciones laborales que la sustentan. Saber que ¿A quién corresponde cada obligación legal? evita que se produzcan lagunas a final de mes.

Para obtener una visión global de la gestión de las retribuciones en la India, desde el Onboarding del personal hasta la presentación de la documentación reglamentaria, comience por consultar nuestra guía básica sobre la nómina en la India.

Nómina frente al formulario 16: ¿en qué se diferencian?

Una nómina es un resumen mensual de los ingresos y las deducciones, mientras que Formulario 16 Es un certificado anual que recoge el impuesto sobre la renta retenido del salario de un empleado a lo largo del ejercicio fiscal. Los empleados utilizan la nómina como justificante mensual de sus ingresos y el formulario 16 para presentar su declaración de la renta.

Un cambio a tener en cuenta: en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025, en vigor a partir del 1 de abril de 2026, el certificado de retención en origen (TDS) sobre el salario, que antes era el Formulario 16, se expide ahora como Formulario 130. El documento cumple la misma función con un nuevo nombre y se presenta en el portal del impuesto sobre la renta.

¿Qué errores cometen los empresarios en la India a la hora de elaborar las nóminas?

Los errores más habituales en las nóminas son fijar el salario base por debajo del umbral establecido en el código salarial, omitir el número UAN o el número ESI, calcular incorrectamente u omitir una deducción legal, utilizar fechas erróneas para el período de pago y, sencillamente, no emitir la nómina. Cada uno de ellos puede suponer un riesgo de incumplimiento normativo o dar lugar a un conflicto con el empleado. Los más recurrentes son:

• Proporción básica incorrecta: El Código de Salarios define el concepto de salario de tal manera que las prestaciones excluidas no pueden superar el 50 % de la remuneración total, por lo que un salario base inferior a la mitad del salario bruto incumple ahora dicha norma.
• Identificadores que faltan: En el recibo no figura ningún número de UAN, PF ni ESI, que los empleados necesitan para sus propios registros.
• Errores de deducción: Se ha calculado el TDS con un régimen incorrecto, o no se ha abonado el impuesto profesional en un estado en el que se aplica dicho impuesto.
• No se ha expedido ninguna multa: no facilitar una nómina en cada periodo de pago, lo que constituye un incumplimiento directo del Código de Salarios.

Para los fundadores que empiezan desde cero, estas son precisamente las dificultades que un socio especializado en nóminas les ayuda a evitar. Lea: Cómo gestionan las startups estadounidenses las nóminas en la India sin tener una entidad en ese país.

¿Cómo pueden las empresas extranjeras emitir nóminas en la India sin tener una entidad en el país?

Las empresas extranjeras emiten nóminas que cumplen con la normativa india mediante un «Employer of Record» (EOR). El EOR contrata legalmente a su equipo en la India, gestiona la nómina mensual, deduce las cotizaciones al EPF y al ESI, el impuesto profesional y el TDS, y emite una nómina conforme a la normativa en cada ciclo, lo que le permite contratar personal sin necesidad de constituir una entidad local.

Wisemonk es una Employer of Record con sede en la India que ayuda a las empresas internacionales a contratar, pagar y gestionar el talento en la India sin los gastos generales que conlleva una entidad local. Gestionamos de principio a fin la nómina en la India para más de 300 clientes internacionales y más de 2.000 empleados, hemos procesado más de 20 millones de dólares en nóminas y contamos con una valoración de 4,8/5 en G2, con tarifas de EOR a partir de 99 dólares por empleado al mes.

En cada ciclo de nómina generamos nóminas desglosadas por conceptos, calculamos y tramitamos las cotizaciones al EPF, al ESI, el impuesto profesional y la retención en origen (TDS), y mantenemos sus registros listos para una auditoría. Para externalizar todo el ciclo, descubra cómo nuestro gestión de nóminas en la India se encarga de ejecutarlo por usted.