Lohnabrechnung (Gehaltsabrechnung) in Indien: Format, Bestandteile, Vorschriften

Eine Gehaltsabrechnung in Indien, auch als „Payslip“ oder „Pay Stub“ bezeichnet, ist die monatliche Aufstellung, die ein Arbeitgeber jedem Mitarbeiter ausstellt und in der das Bruttoeinkommen, die gesetzlichen Abzüge sowie das Nettoeinkommen aufgeführt sind. Für ein ausländisches Unternehmen, das ein Team in Indien unterhält, ist dies das Dokument, das belegt, dass die Gehaltsabrechnung vorschriftsmäßig erfolgt.

In diesem Leitfaden wird erläutert, was eine Gehaltsabrechnung ist, ob sie gesetzlich vorgeschrieben ist, welche Bestandteile und welches Format vorgeschrieben sind, wie man eine Gehaltsabrechnung liest, wie sich das Nettogehalt berechnet, welche Pflichten Arbeitgeber haben und wie internationale Unternehmen in Indien ohne lokale Niederlassung vorschriftsmäßige Gehaltsabrechnungen ausstellen.

Was ist eine Gehaltsabrechnung in Indien?

Eine Gehaltsabrechnung ist ein monatliches Dokument, aus dem hervorgeht, wie sich das Entgelt eines Arbeitnehmers zusammensetzt und wie es abgerechnet wird. Darin sind der Bruttoverdienst, alle gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge sowie der auf das Bankkonto gutgeschriebene Nettobetrag aufgeführt. Sie dient dem Arbeitnehmer als Einkommensnachweis und dem Arbeitgeber als Nachweis für die Compliance.

Die Begriffe „Salary Slip“, „Payslip“ und „Pay Stub“ bezeichnen in Indien dasselbe Dokument, und die drei Begriffe werden synonym verwendet. „Pay Stub“ ist der Begriff, den ein US-amerikanischer Arbeitgeber kennt, während „Salary Slip“ und „Payslip“ die in der indischen Lohnabrechnung gebräuchlichen Begriffe sind.

Er wird in jedem Abrechnungszeitraum – fast immer monatlich – ausgestellt und als PDF-Datei oder über ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal bereitgestellt. Siehe: Was ist eine Gehaltsabrechnung?.

Ist eine Gehaltsabrechnung in Indien gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Eine Lohnabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben. Gemäß § 50 Abs. 3 des Lohngesetzes von 2019, das seit dem 21. November 2025 in Kraft ist, muss jeder Arbeitgeber für jeden Lohnzeitraum spätestens zum Zeitpunkt der Lohnzahlung eine Lohnabrechnung in der vorgeschriebenen Form V ausstellen, sei es in elektronischer Form oder in Papierform.

Die Einzelheiten und das Format finden Sie in der Verordnung zum Lohnkodex (Zentral), bekannt gegeben am 8. Mai 2026. Da das Arbeitsrecht in die Zuständigkeit sowohl des Bundes als auch der Länder fällt, gelten sowohl bundesweite als auch landesweite Vorschriften, und einige Bundesländer geben ihre eigenen Vorschriften erst im August 2026 bekannt.

Dies ist keine reine Formalität. Mit der Lohnabrechnung weist der Arbeitgeber nach, dass die Löhne vollständig und fristgerecht ausgezahlt wurden und dass die Beiträge zur EPF, zur ESI, die Gewerbesteuer sowie die Einkommensteuer korrekt abgezogen wurden – was bei jeder Prüfung, Inspektion oder bei Streitigkeiten mit Mitarbeitern von Bedeutung ist.

Welche Angaben müssen auf einer Gehaltsabrechnung in Indien zwingend enthalten sein?

Eine indische Gehaltsabrechnung besteht aus zwei Teilen: dem Verdienst und den Abzügen. Der Verdienst umfasst das Grundgehalt, die Teuerungszulage, die Mietzulage sowie weitere Zulagen. Zu den Abzügen zählen die Beiträge des Arbeitnehmers zur EPF, die Einkommensteuer (TDS), die Gewerbesteuer sowie gegebenenfalls die ESI-Beiträge. Das Bruttoeinkommen abzüglich der gesamten Abzüge ergibt das Nettoeinkommen bzw. das Auszahlungsgehalt.

Ergebnis

Die Vergütungsbestandteile bilden zusammen das Bruttogehalt. Das Grundgehalt ist der feste Kernbestandteil, der in der Regel 40 % bis 50 % der Kosten für das Unternehmen ausmacht und als Grundlage für die EPF-Beiträge und die Abfindung dient. Hinzu kommen die Wohnzuschüsse, die Teuerungszulage, die Fahrtkostenzuschüsse und Sonderzulagen. Wie die einzelnen Posten festgelegt werden, erfahren Sie in unserem Leitfaden zu Gehaltsstruktur in Indien.

Bestimmte Einkünfte schwanken von Monat zu Monat, wie beispielsweise Überstundenvergütungen, Leistungsprämien und Leistungszulagen. Diese werden auf der Gehaltsabrechnung nur in den Zeiträumen ausgewiesen, in denen sie ausgezahlt werden, sodass sich der Bruttolohn ändern kann, auch wenn das Festgehalt unverändert bleibt. Lesen Sie: variable Vergütung in Indien.

Abzüge

Auf den meisten indischen Gehaltsabrechnungen sind vier gesetzlich vorgeschriebene Abzüge aufgeführt:

• EPF für Arbeitnehmer: 12 % des Grundgehalts zuzüglich einer Teuerungszulage seitens des Arbeitnehmers, zu der der Arbeitgeber einen entsprechenden Beitrag leistet, bei einer Gehaltsobergrenze von 260 $ (etwa 25.000 ₹) pro Monat. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zum Thema Arbeitnehmer-Vorsorgefonds, verwaltet von der EPFO.
• ESI für Mitarbeiter: Mitarbeiter, die monatlich 220 US-Dollar (etwa 21.000 Rupien) oder weniger verdienen, sind versichert, wobei der Arbeitnehmer 0,75 % und der Arbeitgeber 3,25 % beiträgt. Lesen Sie, was Staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer Umschläge, herausgegeben von der ESIC.
• Berufssteuer: Eine staatliche Abgabe, die auf 26 US-Dollar (etwa 2.500 Rupien) pro Jahr begrenzt ist und von Bundesstaaten wie Karnataka, Maharashtra und Tamil Nadu erhoben wird, während sie in Delhi, Haryana und einigen anderen Bundesstaaten überhaupt nicht erhoben wird. Und so funktioniert es: Berufssteuer funktioniert.
• TDS (Einkommensteuer): wird jeden Monat gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 auf der Grundlage des voraussichtlichen Jahreseinkommens des Arbeitnehmers und der gewählten Steuerregelung einbehalten. Erfahren Sie, wie Quellensteuer wird berechnet.

Welche Abzüge anfallen, hängt vom Lohn des Arbeitnehmers und seiner Beschäftigungssituation ab, sodass zwei Personen aus demselben Team unterschiedliche Einträge auf ihren Lohnabrechnungen aufweisen können.

Arbeitgeberbeiträge

Auf einer vorschriftsmäßigen Gehaltsabrechnung sind in der Regel auch die vom Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt gezahlten Beträge aufgeführt. Der Arbeitgeberanteil von 12 % an der EPF, der Arbeitgeberanteil von 3,25 % an der ESI (sofern die ESI gilt) sowie die Rückstellungen für die Abfindungszahlung stellen Kosten des Arbeitgebers dar und sind keine Abzüge vom Gehalt des Arbeitnehmers. Um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Verpflichtungen in Bezug auf PF, ESI und Abfindungen.

Diese Arbeitgeberbeiträge sind Teil der Kosten für das Unternehmen, mindern jedoch niemals das Nettoeinkommen. Durch die Ausweisung auf der Gehaltsabrechnung können die Mitarbeiter den vollen Wert ihres Vergütungspakets erkennen. Lesen Sie: gesetzlich vorgeschriebene Sozialleistungen für Arbeitnehmer in Indien.

Die einzelnen Abschnitte einer üblichen indischen Gehaltsabrechnung enthalten Folgendes:

Wie sieht ein Muster für eine Gehaltsabrechnung aus?

Auf einer Gehaltsabrechnung werden auf der einen Seite die Einkünfte und auf der anderen Seite die Abzüge aufgeführt; anschließend werden das Bruttogehalt, die Gesamtabzüge und das Nettogehalt ausgewiesen. Das nachstehende Beispiel bezieht sich auf einen Arbeitnehmer mit einem Bruttomonatsgehalt von etwa 525 $ (50.000 ₹). Es dient lediglich der Veranschaulichung; die tatsächlichen Zahlen hängen von der Gehaltsstruktur, dem Bundesland und den steuerlichen Bestimmungen ab.

In diesem Beispiel findet die ESI keine Anwendung, da das Bruttogehalt über dem monatlichen Schwellenwert von 220 US-Dollar (ca. 21.000 Rupien) liegt. Die Berufssteuer und die TDS variieren je nach Bundesland und Steuersystem; verwenden Sie daher die aktuellen Lohnsteuersätze in Indien wenn Sie einen richtigen Anlegeplatz bauen.

Wie liest man eine Gehaltsabrechnung in Indien?

Um eine Gehaltsabrechnung zu lesen, beginnen Sie mit dem Bruttoverdienst, ziehen Sie die einzelnen Abzüge ab und überprüfen Sie, ob das Ergebnis mit dem auf Ihr Bankkonto gutgeschriebenen Nettogehalt übereinstimmt. Vergewissern Sie sich, dass das Grundgehalt mindestens die Hälfte des Bruttobetrags ausmacht, dass Ihre UAN- und PAN-Nummern angegeben sind und dass die Abzüge für EPF, TDS und die Berufssteuer für den jeweiligen Monat korrekt erscheinen.

Überprüfen Sie bitte auch die Zeile „Anwesenheit“ oder „Bezahlte Tage“, da unbezahlter Urlaub das Einkommen für diesen Abrechnungszeitraum mindert. Ein kurzer Monat oder ein Eintrittsdatum in der Monatsmitte wird hier zuerst angezeigt. Lesen Sie: Lohnausfall.

Wie wird das Nettogehalt (Nettoeinkommen) auf einer Gehaltsabrechnung berechnet?

Das Nettogehalt entspricht dem Bruttogehalt abzüglich der vom Arbeitnehmer zu leistenden Abzüge. Vom Bruttogehalt ziehen Sie, sofern zutreffend, die Beiträge zur EPF, die TDS, die Berufssteuer und die ESI ab. Das Ergebnis ist der Nettobetrag, der auf das Bankkonto überwiesen wird. Unser Leitfaden zu Nettogehalt in Indien führt durch die gesamte Methode.

Das Nettoeinkommen beträgt bei den meisten Gehältern in der Regel etwa 70 % bis 85 % des Bruttoeinkommens, abhängig von der Zusammensetzung der Abzüge und davon, ob der Mitarbeiter nach dem alten oder dem neuen Steuersystem besteuert wird. Es ist einfacher, sich ein Bild davon zu machen, sobald Sie die Kosten für das Unternehmen.

Sind digitale Gehaltsabrechnungen in Indien gültig?

Ja. Das Lohngesetz sieht vor, dass eine Lohnabrechnung sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform ausgestellt werden kann. Die meisten Arbeitgeber versenden eine PDF-Datei per E-Mail oder über ein Selbstbedienungsportal, was von Banken und Anbietern von Hintergrundüberprüfungen akzeptiert wird. Entscheidend ist, dass die Abrechnung in jedem Abrechnungszeitraum ausgestellt wird und die erforderlichen Angaben enthält, im Einklang mit den Lohnabrechnungszyklus in Indien.

Welche Pflichten hat ein Arbeitgeber in Indien hinsichtlich der Gehaltsabrechnungen?

Ein Arbeitgeber ist verpflichtet, die Löhne fristgerecht auszuzahlen, die gesetzlich vorgeschriebenen Beträge abzuziehen und abzuführen, spätestens am Tag der Auszahlung eine Lohnabrechnung auszustellen sowie Lohnunterlagen zu führen. Gemäß dem Lohngesetz sind die monatlichen Löhne bis zum siebten Tag des Folgemonats fällig. Die Nichteinhaltung einer dieser Verpflichtungen stellt eine Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien Misserfolg.

Unterlagen müssen für Prüfungen und Kontrollen aufbewahrt werden, und für die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen zu EPF, ESI, Gewerbesteuer und TDS gelten jeweils eigene monatliche und vierteljährliche Fristen. Unsere Monatlicher Compliance-Kalender legt fest, wann die einzelnen Elemente fallen.

Die Erstellung des Lohnzettel selbst ist der letzte Schritt eines wiederholbaren Zyklus: Daten erfassen, Einkünfte berechnen, Abzüge vornehmen, den Lohnzettel ausstellen und Steuererklärungen einreichen. Siehe die vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien für die Folge.

In vielen Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung für die Gehaltsabrechnung zuständig, während die Personalabteilung für die dahinterstehenden Beschäftigungsbedingungen verantwortlich ist. Da Wer ist für die jeweilige gesetzliche Verpflichtung verantwortlich? verhindert Lücken am Monatsende.

Um sich einen umfassenden Überblick über die Abwicklung der Vergütung in Indien zu verschaffen – vom Onboarding bis zur gesetzlich vorgeschriebenen Meldung –, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zu Lohnabrechnung in Indien.

Gehaltsabrechnung vs. Formular 16: Worin besteht der Unterschied?

Eine Gehaltsabrechnung ist eine monatliche Aufstellung der Einkünfte und Abzüge, während Formular 16 ist eine jährliche Bescheinigung über die Einkommensteuer, die während des gesamten Geschäftsjahres vom Gehalt eines Arbeitnehmers einbehalten wurde. Die Arbeitnehmer verwenden die Gehaltsabrechnung als monatlichen Einkommensnachweis und das Formular 16 zur Einreichung ihrer Einkommensteuererklärung.

Eine wichtige Änderung: Gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025, das am 1. April 2026 in Kraft tritt, wird die Bescheinigung über die Quellensteuerabzüge vom Gehalt, die bisher unter der Bezeichnung „Formular 16“ ausgestellt wurde, nun als „Formular 130“ ausgestellt. Das Dokument erfüllt unter dem neuen Namen denselben Zweck und wird bei der Einkommensteuerportal.

Welche Fehler machen Arbeitgeber in Indien bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen?

Die häufigsten Fehler bei Gehaltsabrechnungen sind die Festsetzung des Grundgehalts unterhalb des Schwellenwerts des Lohncodes, das Fehlen der UAN- oder ESI-Nummer, die falsche Berechnung oder das Auslassen eines gesetzlich vorgeschriebenen Abzugs, die Verwendung falscher Daten für den Abrechnungszeitraum sowie das einfache Versäumnis, eine Gehaltsabrechnung auszustellen. Jeder dieser Fehler kann zu Compliance-Risiken oder zu Streitigkeiten mit Mitarbeitern führen. Zu den häufig auftretenden Fehlern zählen:

• Falsches Grundverhältnis: Das Lohngesetz definiert den Lohn so, dass die ausgenommenen Zulagen 50 % des Gesamtentgelts nicht überschreiten dürfen; daher verstößt ein Grundentgelt, das unter der Hälfte des Bruttobetrags liegt, nun gegen diese Vorschrift.
• Fehlende Bezeichner: Auf dem Beleg sind keine UAN-, PF- oder ESI-Nummern angegeben, die die Mitarbeiter für ihre eigenen Unterlagen benötigen.
• Fehler bei der Abzugsberechnung: Die TDS wurde nach dem falschen Steuersatz berechnet, oder die Gewerbesteuer wurde in einem Bundesstaat, in dem diese erhoben wird, nicht abgeführt.
• Es wurde kein Bußgeldbescheid ausgestellt: das Versäumnis, in jedem Abrechnungszeitraum eine Lohnabrechnung vorzulegen, was einen direkten Verstoß gegen das Lohngesetz darstellt.

Für Gründer, die dies von Grund auf aufbauen, sind dies genau die Fallstricke, die ein Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung beseitigt. Lesen Sie: Wie US-Start-ups die Gehaltsabrechnung in Indien ohne eigene Niederlassung abwickeln.

Wie können ausländische Unternehmen in Indien Gehaltsabrechnungen ausstellen, ohne dort eine Niederlassung zu haben?

Ausländische Unternehmen stellen vorschriftsmäßige Gehaltsabrechnungen für Indien aus, indem sie einen „Employer of Record“ (EOR) einsetzen. Der EOR beschäftigt Ihr Team rechtlich in Indien, führt die monatliche Lohnabrechnung durch, zieht EPF, ESI, Berufssteuer und TDS ab und stellt in jedem Abrechnungszeitraum eine gesetzlich vorgeschriebene Gehaltsabrechnung aus, sodass Sie Mitarbeiter einstellen können, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen.

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“, der globale Unternehmen dabei unterstützt, Fachkräfte in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne dass der Aufwand einer lokalen Niederlassung entsteht. Wir übernehmen die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien für mehr als 300 globale Kunden und über 2.000 Mitarbeiter, haben bereits Lohn- und Gehaltszahlungen in Höhe von über 20 Mio. US-Dollar abgewickelt und verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2, wobei die EOR-Preise bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat beginnen.

In jedem Abrechnungszeitraum erstellen wir nach Lohnbestandteilen gegliederte Gehaltsabrechnungen, berechnen und melden EPF, ESI, die Berufssteuer und TDS und halten Ihre Unterlagen für eine Prüfung bereit. Wenn Sie den gesamten Prozess auslagern möchten, erfahren Sie hier, wie unsere Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Indien führt dies für Sie aus.