Aditya Nagpal
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Category Conformité juridique et en milieu de travail
Read time 7 min read
Published June 23, 2026
Last updated August 3, 2026

Formulaire W9 et formulaire W2 (2026) : différences, utilisations, guide des règles de l'IRS

W9 Vs. W2
TL;DR
  • Le formulaire W-9 permet de recueillir le numéro d'identification fiscale (TIN) d'un prestataire afin qu'une entreprise puisse émettre le formulaire 1099-NEC pour les paiements d'un montant total égal ou supérieur à 600 $. Le prestataire se charge lui-même du paiement de l'impôt sur le revenu et de la cotisation sociale au titre de son activité indépendante.
  • Le formulaire W-2 indique le salaire annuel d'un salarié ainsi que les retenues à la source déjà effectuées par l'employeur au titre des impôts fédéraux, des impôts d'État, de la Sécurité sociale et de Medicare. Les employeurs doivent le transmettre à la SSA au plus tard le 31 janvier.
  • Si vous déterminez comment, quand et où le travail est effectué, vous avez affaire à un salarié soumis au formulaire W-2. Si le travailleur gère lui-même son emploi du temps, ses méthodes et ses outils, vous avez affaire à un prestataire soumis au formulaire W-9.
  • Le fait de classer à tort un salarié (formulaire W-2) comme prestataire indépendant (formulaire W-9) peut vous coûter 1,5 % du montant des salaires, 100 % des cotisations FICA non versées, ainsi que des amendes d'État telles que celles prévues par la loi californienne AB5, comprises entre 5 000 et 25 000 dollars par infraction.

Vous avez besoin d'aide pour vous conformer aux formulaires W-9 ou W-2 ? Contactez-nous.

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Votre nouvelle recrue doit-elle recevoir un formulaire W-9 ou un formulaire W-2 ? Cela peut sembler être une simple formalité administrative, mais ce simple choix détermine qui prélève l'impôt, qui effectue quelles déclarations auprès de l'IRS et qui paie la facture en cas de problème.

Le formulaire W-9 concerne les prestataires indépendants qui gèrent eux-mêmes leurs impôts. Le formulaire W-2 concerne les salariés inscrits sur la liste de paie dont vous avez déjà prélevé les impôts à la source. Si vous vous trompez, vous risquez une retenue à la source de secours, des avis de l'IRS et des pénalités pour classification erronée qui s'accumulent rapidement.

Ce guide vous explique en détail à quoi sert chaque formulaire, qui doit le remplir, quand utiliser l'un ou l'autre, quel est le lien entre les formulaires W-4 et 1099-NEC, et ce que tout employeur américain doit savoir à l'approche de l'année 2026.

Quelle est la différence entre les formulaires W-9 et W-2 ?

À Wisemonk, nous avons géré plus de 20 millions de dollars de masse salariale pour plus de 300 clients à travers le monde, et la question de la classification revient lors de presque toutes les procédures d'intégration que nous menons.

En bref : le formulaire W-9 est rempli par les prestataires indépendants afin de communiquer à l'entreprise leur numéro d'identification fiscale, ce qui permet à cette dernière d'émettre ultérieurement le formulaire 1099-NEC. Le formulaire W-2 est rempli par les employeurs afin de déclarer les salaires versés ainsi que les retenues à la source déjà prélevées au titre de l'impôt sur le revenu, de la Sécurité sociale et de l'assurance maladie (Medicare). L'un concerne les prestataires indépendants, l'autre les salariés.

RubriqueFormulaire W-9Formulaire W-2
ObjetRecueille le numéro d'identification fiscale (TIN) du prestataire en vue de la déclaration 1099Présente les salaires des salariés et les retenues fiscales
Qui le remplit ?Prestataire indépendantEmployeur
Type de salariéPrestataire, indépendant, fournisseurSalarié
Retenue à la sourceAucune, sauf si la retenue à la source s'appliqueImpôt fédéral sur le revenu, Sécurité sociale, Medicare, impôt d'État
Déposé auprès de l'IRSNon (conservé par l'entreprise)Oui, ainsi que l'Administration de la Sécurité sociale
DéclencheursFormulaire 1099-NEC pour les montants égaux ou supérieurs à 600 $Déclaration annuelle pour chaque salarié
Date limiteAvant le premier paiementLe 31 janvier de chaque année
Droit aux prestationsNon éligibleGénéralement éligible

En ce qui concerne la manière dont l'IRS a lui-même présenté cette décision de classification, Publication n° 1779 de l'IRS C'est le point de départ officiel.

Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 et qui doit le remplir ?

Parmi les plus de 2 000 salariés et prestataires que Wisemonk a recrutés pour le compte de ses clients internationaux, le formulaire W-9 est le tout premier document que nous demandons aux prestataires de remplir avant tout versement.

Formulaire W-9, « Demande de numéro d'identification fiscale et attestation », est le formulaire de l'IRS que les prestataires indépendants, les travailleurs autonomes et les fournisseurs doivent remplir afin de communiquer à une entreprise leur raison sociale, leur adresse, leur statut fiscal fédéral et leur numéro d'identification fiscale (TIN). L'entreprise utilise ensuite ces informations pour établir le formulaire 1099-NEC lorsque le montant total des paiements atteint 600 dollars au cours de l'année civile.

Quelles informations le formulaire W-9 permet-il de recueillir ?

Un formulaire W-9 dûment rempli comprend le nom légal complet du prestataire (ainsi que sa raison sociale si celle-ci diffère), son statut fiscal fédéral, son adresse postale, son numéro d'identification fiscale (SSN pour les particuliers, EIN pour les entreprises), toute exonération de la retenue à la source ou de la loi FATCA, ainsi qu'une attestation signée confirmant l'exactitude des informations fournies sous peine de parjure.

Représentation visuelle des informations essentielles recueillies sur un formulaire W-9, notamment le nom complet, la raison sociale, le numéro d'identification fiscale (TIN), l'adresse, le statut fiscal et l'attestation relative à la retenue à la source.
Details collected by the W-9 form for accurate taxpayer reporting.

Le formulaire W-9 n'est jamais envoyé à l'IRS. Le payeur le conserve dans ses dossiers et s'en sert pour générer le Formulaire 1099-NEC en fin d'année. Pour vous rappeler ce qu'est un Prestataire 1099 En réalité, notre guide de référence traite cette définition de manière approfondie.

À qui est destiné le formulaire W-9 ?

C'est l'entreprise qui fait appel au prestataire qui la reçoit. A travailleur indépendant ou prestataire indépendant, indépendant, une SARL à associé unique ou un prestataire doit remettre un formulaire W-9 dûment rempli à chaque client auquel il prévoit de facturer 600 $ ou plus au cours de l'année. Il est recommandé de le recueillir avant d'effectuer le premier paiement, et en aucun cas en fin d'année. Pour en savoir plus sur les modalités pratiques, consultez ce guide sur intégration des prestataires.

Dans quels cas ne devez-vous pas demander un formulaire W-9 ?

Vous n'avez pas besoin d'un formulaire W-9 lorsque le travailleur est un Salarié déclaré sur le formulaire W-2 (utiliser Formulaire W-4 (au lieu de cela), lorsque le montant total des paiements effectués au cours de l'année civile reste inférieur à 600 dollars (de nombreuses entreprises continuent de prélever cette retenue à titre de mesure de précaution), lorsque le prestataire n'est pas une personne américaine (il dépose Formulaire W-8 BEN ou W-8 BEN-E (au lieu de cela), ou lorsque le bénéficiaire est une société rémunérée pour des services non juridiques et non médicaux. La plupart des sociétés sont dispensées de l'obligation de déclaration au titre du formulaire 1099-NEC.

Qu'est-ce qu'un formulaire W-2 et qui le remplit ?

Formulaire W-2, la « Wage and Tax Statement » (déclaration des salaires et des retenues fiscales), est le rapport annuel que les employeurs doivent remplir pour chaque salarié figurant sur leur liste de paie. Elle indique le montant total des salaires imposables, l'impôt fédéral sur le revenu retenu à la source, les cotisations de sécurité sociale et d'assurance maladie (Medicare) retenues à la source, l'impôt sur le revenu au niveau régional et local, ainsi que les cotisations au titre des avantages sociaux.

Les employeurs transmettent des copies à l'Administration de la Sécurité sociale et remettent leurs propres copies aux salariés afin que ceux-ci puissent remplir leur déclaration d'impôts. Pour obtenir des instructions détaillées étape par étape, consultez ce guide sur Gérer la paie d'une petite entreprise et ceci Présentation détaillée du processus de gestion de la paie.

Quelles informations figurent sur un formulaire W-2 ?

Chaque formulaire W-2 indique le montant total des salaires imposables, des pourboires et autres rémunérations ; l'impôt fédéral sur le revenu retenu à la source ; les salaires soumis à la Sécurité sociale et à Medicare, ainsi que la retenue au titre de la taxe FICA ; l’impôt sur le revenu prélevé au niveau de l’État et au niveau local, le cas échéant ; les cotisations avant impôt versées au titre des plans 401(k), HSA et autres régimes proposés par l’employeur ; la couverture santé prise en charge par l’employeur (case 12, code DD) ; ainsi que d’autres éléments tels que les prestations pour la garde d’enfants à charge, les congés familiaux rémunérés et les prestations d’invalidité versées par l’État.

Représentation graphique des principales informations figurant sur le formulaire W-2, notamment les revenus de l'employé, les retenues d'impôt fédéral et d'État, les cotisations de Sécurité sociale et d'assurance maladie (Medicare), les avantages sociaux de l'employé, ainsi que d'autres retenues telles que l'indemnité d'invalidité versée par l'État ou le congé familial rémunéré.
Details collected by the W-2 form for employee tax reporting.

L'employeur établit six exemplaires numérotés : l'exemplaire A destiné à la SSA, l'exemplaire B destiné à la déclaration fiscale fédérale du salarié, l'exemplaire C destiné aux dossiers du salarié, l'exemplaire D destiné à l'employeur, ainsi que les exemplaires 1 et 2 destinés aux déclarations au niveau régional et local.

Pour le détail de chaque ligne concernant le salarié concerné fiche de paie, ce guide de référence explique comment chaque élément est converti du montant brut en salaire net.

Qui reçoit un formulaire W-2 ?

Tout salarié dont le salaire a été versé ou pour lequel un impôt a été prélevé au cours de l'année reçoit un formulaire W-2. Cela concerne les salariés à temps plein, à temps partiel et certains salariés relevant du droit du travail. Même un salarié dont la rémunération est inférieure à 600 dollars reçoit un formulaire W-2 si de l'impôt fédéral sur le revenu, des cotisations de Sécurité sociale ou des cotisations Medicare ont été prélevés sur son salaire.

Quelle est la date limite pour le formulaire W-2 ?

Les employeurs doivent remettre les formulaires W-2 à leurs salariés et déposer la copie A auprès de la SSA au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année fiscale. Depuis les déclarations de 2024, l'IRS exige que toute entreprise déposant au total 10 déclarations d'informations ou plus (formulaires W-2 et 1099 confondus) effectue sa déclaration par voie électronique, conformément à la Règlement définitif de l'IRS relatif à la déclaration électronique (TD 9972). Le non-respect du délai entraîne des pénalités progressives, décrites en détail dans ce guide sur charges sociales patronales.

Dans quels cas faut-il utiliser un formulaire W-9 plutôt qu'un formulaire W-2 ?

Utilisez un formulaire W-9 lorsque vous versez une prestataire indépendant, un travailleur indépendant ou un prestataire qui décide lui-même de la manière dont il effectue son travail. Utilisez un formulaire W-2 lorsque vous rémunérez un salarié dont vous déterminez les horaires, les méthodes et les outils de travail.

Le L'IRS fonde sa décision sur trois facteurs: le contrôle comportemental, le contrôle financier et la nature de la relation. Le Le ministère du Travail applique un critère similaire fondé sur la réalité économique en vertu de la loi sur les normes du travail équitables.

Un schéma décisionnel simple permettant de déterminer si un travailleur doit être considéré comme un salarié (formulaire W-2) ou comme un prestataire indépendant (formulaire W-9 / 1099-NEC).
A simple decision flow to determine whether a worker should be classified as an employee (W-2) or an independent contractor (W-9 / 1099-NEC).

Il convient d'examiner ces trois facteurs séparément.

Contrôle comportemental

Un salarié (formulaire W-2) se conforme aux horaires, au lieu de travail, aux formations, aux méthodes et à la supervision fixés par l'entreprise. Un prestataire (formulaire W-9) décide lui-même comment, quand et où réaliser la mission, et le client ne se soucie que du résultat final.

Contrôle financier

Un salarié déclaré sur un formulaire W-2 perçoit un salaire mensuel ou rémunération horaire, avec les retenues sur salaire prises en charge par l'employeur, et utilise les outils et le matériel fournis par l'employeur. Un prestataire soumis au formulaire W-9 est rémunéré par projet ou par facture, fournit son propre matériel, prend en charge ses propres frais et peut réaliser un bénéfice ou subir une perte sur chaque mission. Le fiche de paie d'un travailleur indépendant est très différente de celle d'un salarié déclaré sur un formulaire W-2.

Type de relation

Un salarié déclaré sur un formulaire W-2 est engagé dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée, souvent sans date de fin, et bénéficie de prestations telles que l'assurance maladie, les congés payés et les allocations chômage. Son salaire total cycle de vie des salariés relève d'un seul employeur.

Un prestataire de services soumis au formulaire W-9 travaille sur un projet ou dans le cadre d'un contrat à durée déterminée en vertu d'un contrat de prestataire indépendant plutôt qu'un modèle standard contrat de travail, n'a pas droit aux prestations et s'occupe généralement de plusieurs clients.

Lorsque la situation est vraiment limite, l'IRS vous permet de lui poser directement la question. Lorsque la réponse est vraiment incertaine, l'employé ou l'entreprise peut déposer une demande Formulaire SS-8 de l'IRS pour demander une décision officielle.

Pour tester votre propre appel avant cette étape, vous pouvez également utiliser notre outil de vérification des erreurs de classification. Pour les cas particuliers tels que sous-traitant, prestataire et salarié, cette distinction a son importance tant sur le plan fiscal qu'en matière de responsabilité.

Quel est le lien entre les formulaires W-9, W-2, W-4 et 1099-NEC ?

Les formulaires W-4 et W-2 relèvent de la responsabilité du salarié : le W-4 indique à l'employeur le montant à prélever à la source, tandis que le W-2 fait état des sommes versées et prélevées. Les formulaires W-9 et 1099-NEC concernent les prestataires : le formulaire W-9 permet de recueillir les informations fiscales, tandis que le formulaire 1099-NEC rend compte des paiements effectués.

Le formulaire 1096 sert de page de garde lors du dépôt des formulaires 1099 sur papier ; consultez notre Guide de référence du formulaire 1096 de l'IRS concernant les règles de dépôt.

AspectW-91099-NECW-4W-2
ObjetRecueillir le numéro d'identification fiscale (TIN) du prestataireDéclarer les paiements versés aux prestatairesDéfinir les retenues à la source des salariésDéclarer les salaires et les retenues fiscales
Type de salariéEntrepreneurEntrepreneurSalariéSalarié
Qui le remplit ?EntrepreneurPayeur / entrepriseSalariéEmployeur
LorsqueAvant le premier paiementLe 31 janvier de chaque annéeLors de l'embauche ou à la suite d'un changement de situation personnelleLe 31 janvier de chaque année
Déposé auprès de l'IRSNonOuiNon (conservé par l'employeur)Oui (avec la SSA)
Retenue à la sourceAucunAucunDétermine le montantIndique le montant retenu

Les formulaires régissent les démarches administratives, mais ce sont les mécanismes fiscaux sous-jacents qui, en réalité, font circuler l'argent.

Quel est l'impact des formulaires W-9 et W-2 sur la déclaration et le paiement des impôts ?

Pour les salariés déclarés sur le formulaire W-2, l'employeur prélève l'impôt fédéral sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale et celles destinées à Medicare sur chaque paie et les verse à l'IRS, puis déclare les montants totaux sur le formulaire W-2 en janvier. Pour les prestataires déclarés sur le formulaire W-9, aucun impôt n'est prélevé à la source.

Le travailleur indépendant gère lui-même ses impôts sur le revenu et ses cotisations sociales au titre de l'activité indépendante par le biais de versements trimestriels provisionnels. Pour en savoir plus sur les mécanismes détaillés, le Guide de l'IRS sur la fiscalité des travailleurs indépendants vous guide pas à pas dans les déclarations trimestrielles et les retenues.

Comment fonctionne le système fiscal pour les salariés déclarés sur un formulaire W-2

L'employeur utilise le formulaire W-4 du salarié pour calculer la retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu sur chaque paie ; il prélève également la part salariale de la Sécurité sociale (6,2 %) et de Medicare (1,45 %), tout en versant une contribution patronale équivalente, comme indiqué dans Publication n° 15 de l'IRS (Circulaire E).

L'impôt sur le revenu au niveau régional et local est prélevé à la source le cas échéant. La fréquence de paiement, les retenues et les délais sont conformes à une procédure standard. cycle de paie. À la fin de l'année, le formulaire W-2 récapitule le montant total des salaires et des retenues fiscales, afin que le salarié puisse remplir sa déclaration d'impôt personnelle.

Pour connaître la différence entre le montant brut et le montant net, veuillez consulter cette ventilation de cotisations sociales vs impôt sur le revenu et retenues sur salaire après impôt.

Comment fonctionne le système fiscal pour les prestataires sous contrat W-9

L'entreprise verse au prestataire le montant brut de sa rémunération, sans aucune retenue à la source. Le prestataire s'acquitte ensuite de l'impôt fédéral et régional sur le revenu sur le revenu net de son activité indépendante, ainsi que d'une cotisation d'activité indépendante de 15,3 % (cotisations combinées de Sécurité sociale et d'assurance maladie sur les revenus nets, dans la limite de l'assiette salariale de la Sécurité sociale) par Publication 15-A de l'IRS, ainsi que les acomptes provisionnels trimestriels dus les 15 avril, 15 juin, 15 septembre et 15 janvier.

Si le prestataire ne fournit pas de formulaire W-9 valide ou si le numéro d'identification fiscale (TIN) ne correspond pas aux dossiers de l'IRS, le payeur doit appliquer une retenue à la source de 24 % sur les paiements et la déclarer sur le formulaire 945. Consultez ce guide sur Comment rémunérer les prestataires déclarés sur le formulaire 1099 ? pour le déroulement opérationnel, et le Les principes de base de la facturation des prestataires pour savoir à quoi ressemble une traçabilité des paiements irréprochable.

Une même personne peut-elle recevoir à la fois un formulaire W-2 et un formulaire 1099 ?

L'IRS autorise la double classification ; par exemple, un responsable des ressources humaines (rôle « W-2 ») qui rédige également, à titre indépendant, un chapitre de livre pour la division d'édition de ce même employeur (rôle de prestataire). Ces deux rôles doivent répondre indépendamment l'un de l'autre aux critères de classification.

L'IRS examine de très près les chevauchements ; veillez donc à documenter clairement les différences en matière de périmètre, de contrôle et d'engagement. Le Comparaison entre un prestataire et un salarié d'EOR traite de la même question relative aux frontières dans un contexte transfrontalier.

Que se passe-t-il si un payeur ne reçoit pas le formulaire W-9 de la part d'un bénéficiaire ?

Si un prestataire ne fournit pas de formulaire W-9 valide avant le paiement, le payeur doit appliquer une retenue à la source de 24 % sur chaque paiement et la verser à l'IRS. Le payeur s'expose également à des pénalités s'il dépose un formulaire 1099-NEC comportant un numéro d'identification fiscale (TIN) manquant ou erroné. Le fait de consigner par écrit cette demande permet de limiter les risques encourus par le payeur.

Voici le processus que nous vous proposons de suivre :

  • Veuillez envoyer une demande écrite afin d'obtenir le formulaire W-9 dûment rempli avant d'effectuer tout paiement.
  • Utilisation Correspondance des numéros d'identification fiscale (TIN) de l'IRS afin de vérifier la correspondance entre le nom et le numéro d'identification fiscale dès réception.
  • Appliquez une retenue à la source de 24 % sur tous les paiements soumis à déclaration jusqu'à ce qu'un formulaire W-9 valide soit enregistré dans nos dossiers.
  • Consignez chaque demande, chaque suivi ainsi que la date à laquelle le formulaire W-9 a finalement été reçu.
  • Veuillez remplir le formulaire 945 afin de déclarer toute retenue à la source à l'IRS.

Pour paiements aux prestataires étrangers, la procédure est différente, car les personnes non américaines doivent remplir le formulaire W-8 BEN au lieu du formulaire W-9, et les règles de déclaration prévues par la loi FATCA s'appliquent.

Comment faire passer un prestataire du formulaire W-9 au formulaire W-2 ?

Pour faire passer un prestataire (formulaire W-9) au statut de salarié (formulaire W-2), veuillez confirmer la classification à l'aide du formulaire SS-8 de l'IRS si nécessaire, mettre fin au contrat de prestation en bonne et due forme, puis procéder à l'intégration du salarié en suivant la procédure standard d'embauche. Le salarié doit remplir le formulaire W-4 pour les retenues à la source, le formulaire I-9 pour autorisation de travail, et il est désormais intégré au service de la paie. À l'avenir, vous devrez lui délivrer un formulaire W-2 au lieu d'un formulaire 1099-NEC. Le Guide sur le recrutement et la rémunération des prestataires internationaux traite de la version transfrontalière de cette même transition.

Voici comment se déroule la transition, étape par étape :

  1. Vérifiez que le travailleur répond aux critères définissant un salarié au titre du formulaire W-2, conformément aux règles de droit commun de l'IRS et au critère de réalité économique du ministère du Travail (DOL).
  2. Mettez fin à la relation avec le prestataire et recouvrez le montant de la facture finale.
  3. Demandez au salarié de remplir le formulaire W-4 (retenues fiscales fédérales), les formulaires relatifs aux retenues fiscales de l'État et le formulaire I-9 (admissibilité à l'emploi).
  4. Mettez en place la gestion de la paie, le virement automatique et l'adhésion aux avantages sociaux.
  5. Veuillez établir le formulaire 1099-NEC pour la période de travail du prestataire et le formulaire W-2 pour la période W-2 de la même année.
  6. Conservez les documents expliquant les raisons de ce changement de classification, au cas où l'IRS procéderait à un contrôle fiscal.

Si elle est menée correctement, il s'agit d'une procédure d'intégration classique. Si elle est mal menée, elle se transforme en cas de classification erronée, et c'est là que les enjeux financiers sont réels. Pour ce qui est du risque parallèle dans le sens inverse, veuillez consulter cette référence sur co-emploi et comment l'éviter.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de classification erronée d'employés soumis au formulaire W-2 en tant que prestataires soumis au formulaire W-9 ?

D'après notre expérience auprès de plus de 300 entreprises gérant une paie à l'international, pour un montant total de salaires traités supérieur à 20 millions de dollars, la classification erronée constitue l'erreur la plus coûteuse que nous observons chez les employeurs.

A Rapport du GAO de 2009 On a estimé que ces erreurs de classification avaient coûté au gouvernement fédéral environ 2,72 milliards de dollars en pertes de recettes au titre des cotisations FICA, FUTA et de l'impôt sur le revenu au cours d'un seul exercice fiscal, et les mesures de contrôle de l'IRS n'ont fait que s'intensifier depuis lors.

L'IRS peut imposer une pénalité correspondant à 1,5 % des salaires versés, à 20 % de la part FICA non acquittée par le salarié et à 100 % de la part FICA non acquittée par l'employeur. Une classification erronée intentionnelle entraîne des sanctions pénales pouvant aller jusqu'à 1 000 dollars par salarié, ainsi qu'une peine d'emprisonnement éventuelle.

Pénalités liées au dépôt des formulaires fédéraux 1099 et W-2

Le barème des pénalités de l'IRS récompense les corrections rapides et sanctionne celles qui sont intentionnelles.

Retard de dépôtPénalité par formulaire
Corrigé dans les 30 jours suivant la date limite60 $
Corrigé après 30 jours, mais avant le 1er août130 $
Corrigé après le 1er août330 $
Négligence délibérée660 $ (sans plafond)

Les pénalités liées au dépôt de déclaration ne constituent qu'un élément parmi d'autres. Le montant total des pénalités liées à une classification erronée est bien plus élevé.

Coûts liés aux erreurs de classification au niveau fédéral

Voici à quoi ressemble un audit en dollars, avant que l'État n'intervienne.

Type de sanctionMontant
Pénalité calculée sur la base du salaire1,5 % des salaires versés
Part FICA non versée par le salarié20 %
Part patronale non versée au titre de la FICA100 %
Sanctions pénales (acte intentionnel)Jusqu'à 1 000 dollars par salarié
Période de référence pour les contrôles de l'IRSJusqu'à 3 ans

À cela s'ajoutent les sanctions prévues par les États, et certains d'entre eux se montrent particulièrement sévères.

Sanctions pour classification erronée au niveau des États

Plusieurs États gèrent leurs propres programmes de contrôle qui peuvent faire passer la sanction fédérale pour insignifiante.

  • Californie : Sous La loi AB5 et le test ABC, les sanctions civiles vont de 5 000 à 25 000 dollars par infraction délibérée.
  • New Jersey : jusqu'à 250 dollars par salarié classé à tort pour une première infraction et 1 000 dollars par salarié en cas de récidive, conformément à la Ministère du Travail du New Jersey.
  • Massachusetts : jusqu'à 25 000 dollars par infraction délibérée en vertu de la Loi sur les travailleurs indépendants.
  • Illinois : des amendes pouvant aller jusqu'à 1 500 dollars par infraction en vertu de la loi sur la classification des salariés (Employee Classification Act), dont l'application est assurée par IDOL.

L'employeur n'est pas la seule partie concernée. Le salarié dont le statut a été mal classé dispose de ses propres recours.

Que peut faire le salarié s'il fait l'objet d'une classification erronée ?

Ils peuvent déposer Formulaire 8919 de l'IRS, « Cotisations sociales et Medicare non perçues sur les salaires », afin de ne payer que la part salariale de la FICA (7,65 %) au lieu de la totalité de l'impôt sur les activités indépendantes, soit 15,3 %.

L'IRS se tourne alors vers l'employeur pour recouvrer la part qui lui revient, ce qui donne souvent lieu à un contrôle complet de la classification. Le ministère du Travail (DOL) règlement définitif relatif au statut de travailleur indépendant (2024) a rétabli le critère de réalité économique à plusieurs facteurs, ce qui a facilité l'introduction de recours pour classification erronée au titre de la FLSA.

Comment Wisemonk contribue-t-il à la mise en conformité des prestataires et des salariés à l'échelle mondiale ?

Wisemonk est un EOR, originaire d'Inde. Nous aidons les entreprises internationales à recruter, rémunérer et gérer leurs collaborateurs sans avoir à supporter les frais liés à la création d'une entité locale. Avec plus de 300 clients internationaux, plus de 2 000 collaborateurs sur notre plateforme, plus de 20 millions de dollars de paie traitée et une note de 4,8/5 sur G2, nous sommes quotidiennement confrontés aux questions relatives aux formulaires W-2 et W-9, ainsi qu’à la classification transfrontalière.

C'est dans ce domaine que nous vous apportons notre aide en ce qui concerne les formulaires W-2 et W-9, ainsi que les questions relatives aux prestataires internationaux :

  • Entrepreneur attitré: Nous prenons en charge l'intégration, la classification et la rémunération de vos prestataires internationaux dans le respect de la réglementation, afin que vous évitiez tout risque d'erreur de classification dans chaque pays où ils exercent leurs activités.
  • Paiements des travailleurs indépendants: Rémunérez des freelances du monde entier sur une seule et même plateforme, en toute conformité, avec la gestion des formulaires fiscaux et de la facturation.
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  • Gestion de la paie: Nos spécialistes se chargent de la gestion de la paie, des prestations légales et des déclarations fiscales propres à chaque pays.
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Nous sommes l'un des principaux prestataires de services EOR en Inde et étendons actuellement nos activités aux États-Unis, au Royaume-Uni et à d'autres marchés mondiaux clés. Avec Wisemonk, vous bénéficiez d'un partenaire fiable pour toutes vos questions relatives à la classification des postes aux États-Unis, ainsi que pour l'ensemble de votre processus de recrutement à l'international.

Avis/commentaires d'un client de Wisemonk :

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Frequently asked questions

Le formulaire W-9 est-il identique au formulaire W-2 ?

Non. Le formulaire W-9 est rempli par un prestataire indépendant et remis à l'entreprise afin que celle-ci puisse émettre un formulaire 1099-NEC en fin d'année. Le formulaire W-2 est rempli par l'employeur pour chaque salarié salarié et indique le salaire ainsi que les retenues fiscales fédérales, d'État, de Sécurité sociale et de Medicare effectuées au cours de l'année.

Un même salarié peut-il recevoir à la fois un formulaire W-2 et un formulaire W-9 ?

Oui, lorsque ces deux fonctions sont véritablement distinctes en termes de champ d'action et d'autorité. Un travailleur peut être salarié (formulaire W-2) pour un poste donné et prestataire indépendant (formulaire W-9) pour une autre mission au sein de la même entreprise. Chaque fonction doit satisfaire de manière indépendante au critère de classification de droit commun de l'IRS ; dans le cas contraire, les deux seront considérées comme un contrat de travail.

Pourquoi un salarié remplirait-il un formulaire W-9 ?

Un salarié ne doit pas remplir de formulaire W-9. Les salariés remplissent le formulaire W-4 lors de leur embauche afin que l'employeur sache quel montant d'impôt fédéral prélever. Le formulaire W-9 est réservé aux prestataires, aux travailleurs indépendants et aux fournisseurs. Le fait de demander un formulaire W-9 à un salarié du service de la paie est généralement le signe d'une classification erronée du travailleur par l'employeur.

Le fait de recevoir un formulaire W-9 signifie-t-il que je serai imposé ?

Le formulaire W-9 en lui-même n'entraîne aucune retenue à la source. L'entreprise utilise votre formulaire W-9 pour émettre un formulaire 1099-NEC si le montant total de vos paiements atteint 600 dollars ou plus au cours de l'année. Il vous incombe de payer l'impôt fédéral et l'impôt d'État sur le revenu, ainsi qu'une cotisation de 15,3 % au titre de l'activité indépendante sur vos revenus nets, généralement par le biais de versements trimestriels provisionnels.

Quelle est la date limite pour la remise des formulaires W-2 et la collecte des formulaires W-9 ?

Les employeurs doivent envoyer les formulaires W-2 à leurs salariés et déposer la copie A auprès de l'Administration de la Sécurité sociale avant le 31 janvier. Le formulaire W-9 n'est soumis à aucune date limite de dépôt auprès de l'IRS, mais vous devez le recueillir auprès de chaque prestataire avant d'effectuer le premier paiement. Tout retard dans la remise du formulaire W-9 vous oblige à appliquer une retenue à la source de 24 % jusqu'à sa réception.

Qui est dispensé de fournir un formulaire W-9 ?

La plupart des prestataires américains doivent fournir un formulaire W-9. Sont exemptés les personnes non américaines (qui doivent remplir à la place le formulaire W-8 BEN ou W-8 BEN-E), les travailleurs dont la rémunération est inférieure à 600 dollars au cours de l'année civile, ainsi que la plupart des sociétés rémunérées pour des services sans rapport avec des activités juridiques ou médicales. Les banques utilisent également le formulaire W-9 pour les déclarations autres que celles relatives à la paie.

Quelle est la sanction prévue en cas de dépôt du formulaire 1099-NEC comportant un numéro d'identification fiscale (TIN) erroné ?

L'IRS impose des pénalités allant de 60 à 330 dollars par formulaire en cas de déclaration erronée ou tardive, et de 660 dollars par formulaire en cas de non-respect intentionnel, sans plafond. Pour éviter cela, veillez à obtenir le formulaire W-9 avant tout paiement, effectuez une vérification de correspondance du numéro d'identification fiscale (TIN) auprès de l'IRS afin de valider le nom et le numéro, et corrigez toute erreur figurant sur le formulaire 1099-NEC dans un délai de 30 jours.

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