Formulaire 1096 de l'IRS : de quoi s'agit-il et comment le remplir en 2026 ?

Allez-vous envoyer les formulaires 1099 à l'IRS cette année ?

Dans ce cas, vous aurez probablement besoin du formulaire 1096, qui se trouve en haut de la pile. Il ne s'agit que d'une seule page. Mais si vous l'oubliez, si vous le remplissez mal ou si vous l'envoyez en retard, les pénalités applicables aux déclarations qu'il concerne commencent à 60 dollars chacune et augmentent rapidement.

À chaque période de déclaration d'impôts, les chefs d'entreprise se précipitent pour respecter les échéances de janvier et février, et c'est justement cette petite page de garde qui passe à la trappe. Voici ce qui pose problème : le formulaire 1096 n'est jamais déposé seul. Il résume vos formulaires 1099, 1098 et autres déclarations d'informations lorsque vous les envoyez par la poste.

Ce guide explique en quoi consiste ce document, qui doit le remplir, où vous pouvez vous le procurer, comment remplir chaque case, quand et où l'envoyer, comment demander un délai supplémentaire et comment corriger les erreurs. Pour en savoir plus sur les déclarations elles-mêmes, consultez notre guide sur Comment rémunérer les prestataires déclarés sur le formulaire 1099 ?.

Qu'est-ce que le formulaire 1096 de l'IRS ?

Le formulaire 1096 de l'IRS, officiellement intitulé « Résumé annuel et transmission des déclarations d'informations américaines », est une page de garde d'une page que vous envoyez par courrier en haut de vos déclarations d'informations sur papier. Il indique à l'IRS le nombre de formulaires contenus dans l'enveloppe, le montant total déclaré en dollars et le montant total de l'impôt fédéral sur le revenu retenu à la source. Il est utilisé uniquement pour les déclarations sur papier.

Dans le cadre de la mise en place de procédures d'intégration à l'échelle mondiale pour plus de 300 entreprises, nous avons traité plus de 20 millions de dollars de paie et intégré plus de 2 000 salariés. La question qui nous est le plus souvent posée à l'approche de la déclaration d'impôts est de savoir si ce formulaire est réellement nécessaire. Considérez-le comme un bordereau d’expédition pour vos documents fiscaux. Vous pouvez vérifier la description officielle sur le site de l’IRS À propos du formulaire 1096 page.

Informations figurant sur le formulaire 1096 :

• La raison sociale, l'adresse et vos coordonnées
• Votre numéro EIN ou SSN
• Le nombre total de formulaires que vous envoyez
• Le montant total des paiements déclarés
• Le montant total de l'impôt fédéral sur le revenu retenu à la source
• Le type de déclaration que vous transmettez (1099-NEC, 1099-MISC, etc.)

Si vous omettez de le faire alors que vous y êtes tenu, l'IRS peut considérer votre déclaration sur papier comme incomplète, ce qui comporte le même risque que de ne pas déposer de déclaration. Si vous hésitez encore sur la manière de classer les personnes que vous rémunérez, commencez par consulter notre présentation détaillée de Prestataires vs salariés.

(À lire : Qu'est-ce qu'un prestataire 1099 ? →)

Quelle est la différence entre le formulaire 1099 et le formulaire 1096 ?

Le formulaire 1099 déclare des revenus. Le formulaire 1096 ne contient en soi aucune information nouvelle ; il résume et transmet les formulaires 1099 sur papier et les déclarations similaires que vous envoyez à l'IRS. Un formulaire 1099 est adressé à la fois à l'IRS et au salarié. Un formulaire 1096 est adressé uniquement à l'IRS, et ce uniquement lorsque vous effectuez votre déclaration sur papier.

Ayant géré ces formalités administratives dans le cadre de l'intégration internationale de plus de 300 entreprises, nous avons constaté que les déclarants confondaient ces deux formulaires plus que tout autre couple de formulaires ; les voici donc présentés côte à côte :

En résumé, le formulaire 1099 contient les données et le formulaire 1096 regroupe les formulaires 1099. Pour en savoir plus sur la paire de formulaires que les gens confondent le plus souvent, consultez notre comparatif des Formulaire W-9 ou W-2.

(À lire : travailleur indépendant vs prestataire indépendant →)

Qui doit remplir le formulaire 1096 ?

Vous n'avez besoin du formulaire 1096 que lorsque vous transmettez certaines déclarations d'informations à l'IRS sur support papier. Si vous effectuez votre déclaration par voie électronique, vous n'avez pas à vous en occuper. Toute personne qui emploie des prestataires indépendants et leur verse au moins 600 dollars au cours de l'année doit remplir un formulaire 1099 ; les déclarants sur papier doivent également joindre le formulaire 1096 à ces déclarations.

Le formulaire 1096 vous est nécessaire lorsque vous envoyez par courrier des copies papier des documents suivants :

• Série 1099 (NEC, MISC, INT, DIV et autres)
• 1098 (déclarations relatives aux prêts hypothécaires et à certains intérêts)
• 1097 (crédit d'impôt sur les obligations)
• 3921 et 3922 (exercices et transferts d'options sur actions)
• 5498 (relevés de cotisations IRA)
• W-2G (gains de jeux)

Vous n'avez PAS besoin du formulaire 1096 si :

• Vous effectuez votre déclaration par voie électronique via le système FIRE ou IRIS de l'IRS
• Vous êtes tenu de déposer votre déclaration par voie électronique car vous avez au total 10 déclarations d'informations ou plus.

Conformément à la loi « Taxpayer First Act », l'IRS a abaissé le seuil de déclaration électronique à 10 déclarations d'informations au total pour les déclarations dont la date d'échéance est le 1er janvier 2024 ou postérieure, ce qui rend la déclaration électronique obligatoire pour de nombreuses entreprises.

Une fois que vous effectuez votre déclaration en ligne, le formulaire 1096 n'est plus nécessaire. Avant de commander des formulaires papier, vérifiez donc si vous remplissez bien les conditions requises pour effectuer votre déclaration sur papier ; en ce qui concerne la partie « salarié » de ces paiements, consultez notre guide sur fiscalité des travailleurs indépendants.

(À lire : Avantages sociaux des salariés (formulaire 1099) →)

Comment remplir correctement le formulaire 1096 ?

Le formulaire 1096 est succinct, mais la moindre erreur peut entraîner des retards de traitement et donner lieu à des avis. Chaque formulaire 1096 ne concerne qu'un seul type de déclaration d'informations ; vous devez donc en remplir un distinct pour chaque type de formulaire que vous envoyez par courrier. Voici la procédure étape par étape :

Étape 1 : Quelles informations concernant le déclarant doivent figurer sur le formulaire 1096 ?

Veuillez saisir le nom de votre entreprise, son adresse postale, sa ville, son département, son code postal et son numéro de téléphone. Veillez à ce que ces informations correspondent exactement à celles figurant sur vos formulaires 1099. Si le nom apparaît sous la forme « ABC Corp » sur les formulaires 1099 et « ABC Corporation » ici, l'IRS pourrait signaler une divergence.

Étape 2 : Que devez-vous indiquer dans la case 1 ou la case 2 (EIN ou SSN) ?

Indiquez votre EIN dans la case 1, ou votre SSN dans la case 2 si vous ne disposez pas d'EIN. N'indiquez qu'un seul de ces numéros, et non les deux. Votre nom et votre TIN doivent correspondre à ceux figurant sur vos déclarations de la série 94X, faute de quoi vous vous exposez à des pénalités liées aux déclarations d'informations.

Étape 3 : Comment remplir la case 3 (nombre total de formulaires) ?

Indiquez le nombre de déclarations dûment remplies que vous envoyez. Ne tenez pas compte des formulaires vierges ou annulés, ni du formulaire 1096 lui-même, et comptez les formulaires correctement remplis plutôt que les pages ; ainsi, une feuille comportant trois formulaires par page, dont deux sont dûment remplis, compte pour deux.

Étape 4 : Que faut-il indiquer dans la case 4 (retenue à la source au titre de l'impôt fédéral sur le revenu) ?

Additionnez les retenues à la source au titre de l'impôt fédéral sur le revenu figurant sur les déclarations ci-jointes et indiquez le montant total. La plupart des paiements versés aux prestataires ne font l'objet d'aucune retenue à la source ; veuillez donc inscrire « 0 » plutôt que de laisser ce champ vide.

Étape 5 : Comment remplir la case n° 5 (montant total déclaré) ?

Additionnez les montants des paiements figurant sur les formulaires ci-joints, en utilisant les cases indiquées dans les instructions de l'IRS pour chaque type de formulaire. Aucune mention n'est requise dans la case 5 si vous déposez le formulaire 1098-T, 1099-A ou 1099-G.

Étape 6 : Comment remplir la case 6 (type de formulaire) ?

Cochez la case correspondant à ce que vous transmettez. Une seule. Deux types de formulaires impliquent deux pages de garde 1096 distinctes.

Étape 7 : Cochez-vous la case 7 (rémunération des non-salariés) ?

Cette case à cocher est en grande partie obsolète. Les rémunérations versées aux prestataires figurent désormais sur le formulaire 1099-NEC ; par conséquent, si vous transmettez des formulaires 1099-NEC, ne cochez pas la case 7. À moins que vous ne déclariez d'anciennes catégories 1099-MISC, cela ne s'applique pas.

Étape 8 : Comment devez-vous signer et dater le formulaire 1096 ?

Signez, datez et indiquez votre fonction. Un prestataire de services de paie ou un préparateur peut signer s'il dispose d'une autorisation en bonne et due forme, mais votre entreprise reste responsable de l'exactitude et du respect des délais ; la signature ne transfère pas cette responsabilité.

Remplissez correctement ces huit cases et le formulaire est terminé. Si vous n'avez pas encore commandé le formulaire officiel, c'est la prochaine étape à effectuer ; veillez à conserver des copies de chaque déclaration pendant au moins quatre ans. Pour connaître le contexte plus large dans lequel s'inscrit cette procédure, consultez notre Le processus de gestion de la paie en 8 étapes.

(À lire : En quoi consistent les calculs de paie ? →)

Où pouvez-vous vous procurer le formulaire 1096 de l'IRS ?

Vous ne pouvez pas simplement imprimer le formulaire 1096 à partir d'un site web et l'envoyer par courrier. La version imprimée officielle du formulaire 1096 est numérisable, mais une copie imprimée à partir du site web ne l'est pas, et une pénalité peut s'appliquer en cas de dépôt d'un formulaire 1096 qui ne peut pas être numérisé. L'IRS utilise un format spécial à l'encre rouge que les imprimantes standard ne peuvent pas reproduire.

« La version officielle imprimée de ce formulaire de l'IRS peut être numérisée, mais ce n'est pas le cas d'une copie imprimée à partir de ce site web. N'imprimez pas et ne déposez pas un formulaire 1096 téléchargé depuis ce site web ; une pénalité pourrait vous être infligée si vous déposez auprès de l'IRS des formulaires de déclaration d'informations qui ne peuvent pas être numérisés. »

IRS, responsable Formulaire 1096.

D'après notre expérience auprès des équipes financières lors de leur première saison de déclaration sur papier, ce détail est à lui seul à l'origine d'un plus grand nombre de déclarations rejetées que tout autre. Voici comment vous procurer le formulaire officiel :

1. Commandez en ligne auprès de l'IRS Page « Commander des déclarations d'informations », qui vous envoie les formulaires et les instructions par courrier
2. Veuillez appeler l'IRS au 1-800-829-3676 (1-800-TAX-FORM)
3. Vous pouvez vous procurer les versions homologuées dans de nombreux magasins de fournitures de bureau, ou les obtenir auprès de votre fournisseur de logiciels de paie ou de gestion fiscale.

Pour les formulaires relatifs à l'année fiscale 2025, l'IRS indique que vous devriez recevoir votre commande dans un délai d'environ 15 jours ouvrés ; nous vous recommandons donc de passer votre commande suffisamment à l'avance. Vous pouvez consulter le formulaire au format PDF sur IRS.gov pour en voir la mise en page, mais la copie téléchargée est fournie à titre indicatif uniquement.

Commencez par choisir le formulaire approprié, puis passez à sa saisie ; si vous gérez les paiements destinés aux travailleurs externes, consultez notre guide sur services de gestion de la paie pour les entrepreneurs explique comment les pièces justificatives s'articulent entre elles.

(À lire : Guide d'intégration des prestataires →)

Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 1096 et quelles sont les échéances pour 2026 ?

Vous devez remplir le formulaire 1096 au cours de l'année civile suivant celle au cours de laquelle les revenus ont été versés ; ainsi, les paiements effectués en 2025 doivent être déclarés en 2026. Si une date d’échéance tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant. Étant donné que le 31 janvier et le 28 février tombent un week-end en 2026, plusieurs dates sont reportées.

À retenir : le formulaire 1096 doit être joint aux déclarations qu’il résume ; sa date limite dépend donc de celle du formulaire qu’il accompagne. Pour une vue d’ensemble des dates de dépôt récurrentes, consultez notre Guide sur les charges sociales à la charge de l'employeur.

(À lire : Guide de la gestion des salaires pour les petites entreprises →)

Quelles sont les sanctions prévues en cas de dépôt tardif ou erroné du formulaire 1096 ?

Le formulaire 1096 n'est pas en soi passible d'une pénalité distincte. Les pénalités s'appliquent aux déclarations individuelles qu'il transmet lorsque celles-ci sont déposées en retard, comportent des erreurs ou ne peuvent être numérisées, conformément à l'article 6721 de l'IRC. Le montant par déclaration varie en fonction du retard accumulé.

Le calcul est vite fait. Dix formulaires 1099-NEC déposés après le 1er août représentent 3 400 $. Ces mêmes dix formulaires, en cas de non-respect délibéré, représentent 6 800 $, sans plafond. Parmi les autres motifs de pénalité, on peut citer les formulaires non officiels ou non numérisables, les numéros d'identification fiscale erronés, ainsi que les totaux figurant sur le formulaire 1096 qui ne correspondent pas aux déclarations jointes.

Vous pouvez consulter les montants en vigueur sur le site de l'IRS pénalités liées aux déclarations d'informations page. La précision est donc rentable ; pour réduire le taux d'erreur à la source, consultez notre guide explicatif sur retenues sur salaire.

(À lire : retenues après impôt sur les salaires →)

Où devez-vous envoyer le formulaire 1096 ?

Veuillez envoyer le formulaire 1096, accompagné des déclarations qu'il concerne, au centre de traitement des déclarations de l'IRS correspondant à votre État. L'IRS achemine les déclarations d'informations sur support papier vers l'un de ses trois centres, en fonction du lieu où se trouve votre siège social, votre bureau principal ou votre domicile légal.

Envoyez votre courrier suffisamment tôt et optez pour un envoi en recommandé ou un service de livraison privé agréé afin de pouvoir justifier la date d'envoi. Les adresses pouvant changer, vérifiez-les auprès de l'IRS pour vous assurer qu'elles sont à jour. Où déposer le formulaire 1096 page avant de l'envoyer.

Si vous effectuez également des paiements à des personnes résidant à l'étranger, veuillez consulter nos remarques sur rémunération des salariés internationaux traiter les règles parallèles.

(À lire : bonnes pratiques en matière de paiement des prestataires étrangers →)

Quels formulaires le formulaire 1096 couvre-t-il ?

Le formulaire 1096 sert de formulaire d'accompagnement pour plusieurs catégories de déclarations d'informations. Vous utilisez le formulaire 1096 pour transmettre à l'IRS les formulaires papier 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 et W-2G. Chaque type de formulaire est accompagné de son propre formulaire 1096.

Les plus courants :

• Formulaire 1099-NEC pour les rémunérations versées à des prestataires indépendants (600 $ ou plus)
• Formulaire 1099-MISC pour les loyers, les redevances, les prix et autres revenus divers
• Formulaire 1099-INT pour les revenus d'intérêts d'un montant égal ou supérieur à 10 $

Sont également abordés :

• Formulaire 1098 pour les relevés d'intérêts hypothécaires
• 5498 pour les relevés de cotisations IRA
• Formulaire W-2G pour les gains issus des jeux d'argent
• 3 921 au titre des levées d'options d'achat d'actions incitatives
• 3922 pour les transferts dans le cadre du plan d'achat d'actions des salariés
• 1 097 au titre du crédit d'impôt sur les obligations

Une règle stricte s'applique à cette section : vous devez remplir un formulaire 1096 par type de formulaire. Regroupez les formulaires par numéro de formulaire et transmettez chaque groupe accompagné d'un formulaire 1096 distinct.

Si un salarié établit également des factures, notre guide sur Comment créer et envoyer une facture se marie très bien avec cela.

(À lire : Qu'est-ce qu'un salarié au sens de la loi ? →)

Comment corriger les erreurs figurant sur le formulaire 1096 ?

Si vous constatez une erreur après avoir déposé votre déclaration, agissez rapidement. Vous devez d'abord corriger la déclaration initiale, puis envoyer un nouveau formulaire 1096 pour transmettre la correction. La marche à suivre dépend du type d'erreur : s'agit-il d'un montant en dollars ou de l'identité du bénéficiaire ?

Erreurs de type 1 (montant, code ou case à cocher incorrects) :

1. Déposez une déclaration rectificative en cochant la case « CORRECTED »
2. Envoyez un nouveau formulaire 1096 ne contenant que les déclarations corrigées

Erreurs de type 2 (numéro d'identification fiscale ou nom du bénéficiaire incorrects) :

1. Déposez une déclaration avec des montants remis à zéro et la case « CORRIGÉ » cochée
2. Déposez une deuxième déclaration contenant les informations correctes, sans cocher la case « CORRIGÉE ».
3. Veuillez envoyer un nouveau formulaire 1096 en précisant qu'il est déposé afin de corriger le numéro d'identification fiscale (TIN)

Correction du formulaire 1096 lui-même : vous ne pouvez pas indiquer qu’un formulaire 1096 a été corrigé, car il ne comporte pas de case « CORRECTED ». Vous devez plutôt remplir un nouveau formulaire 1096 exact, le joindre aux déclarations (copie A) corrigées et inscrire « Déposé pour corriger la déclaration » dans la marge. Les originaux et les rectifications d’un même type de déclaration peuvent être joints à un seul formulaire 1096.

Le principe à respecter : utilisez toujours des formulaires officiels à l'encre rouge pour les corrections et conservez-en des copies pendant au moins quatre ans. Pour découvrir les systèmes qui facilitent la tenue d'une comptabilité précise, consultez notre présentation de paie des sous-traitants.

(À lire : Comment rémunérer une équipe offshore ? →)

Quelles erreurs devez-vous éviter lors de la déclaration du formulaire 1096 ?

Premièrement, le regroupement de différents types de formulaires 1096 sur un seul et même formulaire. Chaque formulaire 1096 ne pouvant accompagner qu’un seul type de déclaration d’informations, veuillez préparer un formulaire 1096 distinct pour chaque type de formulaire, car le mélange des types entraîne le rejet des déclarations. Deuxièmement, des totaux erronés.

Une petite liste de contrôle avant l'envoi d'un e-mail :

• Un formulaire 1096 par type de formulaire, sans jamais les mélanger
• Le nombre indiqué dans la case 3 correspond au nombre réel de déclarations remplies
• Les totaux des cases 4 et 5 concordent avec ceux des formulaires ci-joints
• Année d'imposition correcte, nom du déclarant et numéro d'identification fiscale (TIN) correspondants
• Formulaire officiel à remplir à l'encre rouge et scannable, et non une simple impression papier
• Copies conservées pendant au moins quatre ans

Passez cette liste en revue une seule fois et vous éviterez les rejets les plus courants. Vérifiez bien que le nombre de formulaires et les montants totaux figurant sur le formulaire 1096 correspondent aux déclarations correspondantes, et assurez-vous que l'année fiscale et les informations relatives au déclarant sont correctes.

Pour consulter la documentation associée qui accompagne souvent ces déclarations, veuillez vous reporter à Qu'est-ce qu'un bulletin de paie ?.

(À lire : fiche de paie d'un travailleur indépendant →)

Pouvez-vous demander un délai supplémentaire pour le formulaire 1096 ?

Oui, mais ce n'est pas automatique. Vous pouvez demander une prolongation de 30 jours à l'aide du formulaire 8809, « Demande de prolongation du délai de dépôt des déclarations d'informations » ; les demandes ne sont pas automatiquement approuvées et, si elle est accordée, la prolongation accorde un délai supplémentaire de 30 jours maximum à compter de la date d'échéance initiale. Vous pouvez consulter ce formulaire sur le site de l'IRS À propos du formulaire 8809 page.

Déposez le formulaire 8809 avant la date limite initiale. Une prolongation du délai de dépôt auprès de l'IRS ne prolonge pas le délai distinct prévu pour la remise des relevés aux bénéficiaires ; ne partez donc pas du principe que l'un couvre l'autre.

La règle pratique : faites-en la demande dès que vous savez que vous allez être en retard, et non pas à la date d'échéance. Pour les documents en amont qui servent de base à ces déclarations, consultez notre guide explicatif sur le Formulaire W-4.

(À lire : le formulaire W-8BEN →)

Comment Wisemonk vous aide-t-il à gérer les paiements des prestataires et les déclarations à l'IRS ?

Wisemonk est originaire d'Inde Employeur officiel (EOR). Nous vous aidons à recruter, à rémunérer et à gérer vos collaborateurs sans les contraintes liées à la création d'une entité locale, et nous nous chargeons de la classification des prestataires, des paiements et des déclarations obligatoires qui en découlent, afin que les formalités administratives telles que le formulaire 1096 ne se transforment pas en véritable casse-tête.

Nous vous déchargeons de ce fardeau :

• Gestion des prestataires: la classification correcte des salariés, le calendrier de paiement et les documents dont vous avez besoin à l'échéance des déclarations d'informations
• Paiements et rapports automatisés: des données de paiement cohérentes afin que les totaux s'équilibrent parfaitement lors de la préparation des formulaires
• Accompagnement en matière de conformité: une seule équipe chargée de la prise en charge des nouvelles recrues, des contrats et des processus de reporting, afin d'éviter tout retard par rapport aux échéances
• Une documentation sur laquelle vous pouvez compter: des historiques de paiement structurés qui facilitent le remplissage des formulaires de transmission, grâce à notre expérience en matière de déclarer ses impôts en tant que travailleur indépendant

Nous sommes l'un des principaux prestataires de services EOR en Inde et étendons actuellement nos activités aux États-Unis et au Royaume-Uni. Vous bénéficiez ainsi d'un partenaire fiable pour le paiement de vos prestataires aujourd'hui, et pour l'ensemble de votre processus de recrutement à l'international à l'avenir.

Que disent les clients de leur collaboration avec Wisemonk ?

Ils mettent en avant la réactivité, la précision et la gestion automatisée de la conformité, autant de qualités qui garantissent le bon déroulement des déclarations telles que le formulaire 1096. Wisemonk affiche une note de 4,8/5 sur G2, attribuée par plus de 300 entreprises du monde entier ; pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page des avis.

« Leurs solutions de paiement fluides rendent les transactions non seulement simples et rapides, mais aussi fiables. La réactivité, le professionnalisme et l'approche proactive de l'équipe nous inspirent une confiance totale à chaque interaction. » - José Enrique Montero Pérez, PDG, EOM-Energy O&M Services (États-Unis)

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Le fil conducteur : nos clients nous confient les détails, des paiements aux formalités administratives liées à la conformité, afin de pouvoir se concentrer sur leur croissance plutôt que de courir après les échéances.