Les charges sur salaires en Inde : taux à la charge de l'employeur, retenues à la source (TDS) et dates limites

Qu'est-ce que les charges sur salaires en Inde ?

En Inde, les charges sur salaires désignent les retenues fiscales obligatoires et les cotisations légales que les employeurs doivent calculer, prélever et verser chaque mois pour le compte de leurs salariés.

Contrairement aux États-Unis, l'Inde ne dispose pas d'un poste budgétaire unique intitulé « Charges sur salaires ». Cette obligation se divise en effet en quatre éléments distincts : l'impôt sur le revenu prélevé à la source (appelé TDS), les cotisations au fonds de prévoyance, les cotisations d'assurance maladie et une petite taxe professionnelle perçue au niveau des États. Les employeurs sont responsables à la fois des retenues effectuées sur le salaire des salariés et de leurs propres cotisations patronales.

Lorsque les entreprises internationales commencent à recruter en Inde, c'est souvent cet aspect qui les prend au dépourvu. La Compliance n'est pas complexe une fois que l'on a compris le système, mais elle nécessite des démarches mensuelles, des enregistrements obligatoires et des déclarations précises auprès de plusieurs organismes publics.

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Quels sont les éléments constitutifs des charges sur salaires en Inde ?

indien Charges sur salaires comporte quatre volets principaux. Chacun d'entre eux est assorti d'un taux, d'un seuil d'applicabilité et d'une date limite de versement qui lui sont propres.

Impôt sur le revenu (retenue à la source sur le salaire)

Le TDS (Tax Deducted at Source) est l'équivalent indien de la retenue à la source de l'impôt sur le revenu. Les employeurs doivent estimer le revenu annuel total de chaque salarié en début d'année, calculer le montant prévisionnel de l'impôt dû, le diviser par 12, puis prélever ce montant sur chaque salaire mensuel.

Le nouveau régime fiscal s'applique par défaut à partir de l'exercice 2024-2025. Les salariés peuvent choisir de rester sous l'ancien régime s'ils souhaitent bénéficier de déductions telles que l'allocation de logement (HRA), l'indemnité de déplacement (LTA) ou les placements au titre de l'article 80C, mais ils doivent en informer leur employeur au début de l'année.

Nouvelles tranches d'imposition (exercice 2026-2027) :

• Jusqu'à 400 000 ₹ : néant
• De 400 001 ₹ à 800 000 ₹ : 5 %
• De 800 001 ₹ à 1 200 000 ₹ : 10 %
• De 1 200 001 ₹ à 1 600 000 ₹ : 15 %
• De 1 600 001 ₹ à 2 000 000 ₹ : 20 %
• De 2 000 001 ₹ à 24 000 000 ₹ : 25 %
• Au-delà de 2 400 000 ₹ : 30 %

Une taxe supplémentaire de 4 % destinée à la santé et à l'éducation s'applique en plus de l'impôt calculé. Dans le cadre du nouveau régime, les salariés percevant jusqu’à ₹12,00,000 (environ 12 600 dollars) par an ne paient en réalité aucun impôt sur le revenu, une fois que le crédit d’impôt prévu à l’article 87A et la déduction forfaitaire de ₹75,000 ont été appliqués.

Dans le cadre du nouveau régime, les employeurs bénéficient également d'une déduction forfaitaire de 75 000 ₹ par salarié, ce qui réduit le revenu imposable avant le calcul de la retenue à la source (TDS).

Le nouveau régime fiscal s'applique par défaut pour l'année fiscale 2026-2027, conformément à la loi de 2025 relative à l'impôt sur le revenu. Les salariés peuvent choisir d'opter pour l'ancien régime au début de chaque année fiscale.

La retenue à la source (TDS) sur les salaires est désormais régie par l'article 392, paragraphe 1, de la loi de 2025 relative à l'impôt sur le revenu, qui remplace l'ancien article 192. Elle doit être versée à l'État au plus tard le 7 du mois suivant. La déclaration trimestrielle de retenue à la source s'effectue désormais au moyen du formulaire 138 (qui remplace le formulaire 24Q), et l'attestation annuelle de retenue à la source délivrée aux salariés est désormais le formulaire 130 (qui remplace le formulaire 16). Tout système de paie faisant encore référence aux anciens noms de formulaires ou codes d'articles ne sera pas validé sur le portail de l'impôt sur le revenu.

Tranches d'imposition de l'ancien régime fiscal (exercice 2026-2027) :

• Jusqu'à 250 000 ₹ : néant
• De 250 001 ₹ à 500 000 ₹ : 5 %
• De 500 001 ₹ à 1 000 000 ₹ : 20 %
• Au-delà de 1 000 000 ₹ : 30 %

Une taxe spéciale de 4 % destinée à la santé et à l'éducation s'applique en plus de l'impôt calculé. Les seniors (âgés de 60 à 80 ans) bénéficient d'un abattement de base plus élevé, fixé à 300 000 ₹, tandis que les personnes très âgées (âgées de 80 ans et plus) bénéficient d'un abattement de 500 000 ₹. En vertu de l'article 87A, les salariés dont le revenu imposable ne dépasse pas ₹5,00,000 bénéficient d'un abattement qui ramène leur taux d'imposition effectif à zéro.

L'ancien régime est avantageux pour les salariés qui souhaitent bénéficier de déductions telles que l'allocation de logement (HRA), l'indemnité de déplacement (LTA), les placements au titre de l'article 80C (dans la limite de ₹1,50,000) ou les primes d'assurance maladie au titre de l'article 80D. Les salariés doivent informer leur employeur au début de l'année fiscale s'ils souhaitent opter pour l'ancien régime.

Dans le cadre de l'ancien régime fiscal, les salariés peuvent bénéficier d'une exonération au titre de l'allocation de logement (HRA). Le montant exonéré correspond au plus faible des montants suivants : le montant réel de l'allocation de logement perçue ; 50 % du salaire de base si le salarié réside dans une métropole (Delhi, Mumbai, Kolkata, Chennai, Bengaluru, Hyderabad, Pune ou Ahmedabad), ou 40 % du salaire de base dans les villes non métropolitaines ; ou le loyer effectivement payé, diminué de 10 % du salaire de base. L'exonération au titre de l'allocation de logement n'est plus applicable dans le cadre du nouveau régime fiscal.

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Fonds de prévoyance des salariés (EPF)

L'EPF est le régime obligatoire d'épargne-retraite en Inde. Vous pouvez le considérer comme l'équivalent indien d'un plan 401(k), dans le cadre duquel l'employeur et le salarié versent tous deux une cotisation chaque mois.

Fonctionnement de la cotisation :

• L'employeur et le salarié versent chacun 12 % du salaire de base du salarié, majoré de l'indemnité de cherté de vie (DA).
• Sur les 12 % à la charge de l'employeur, une partie (8,33 %, plafonnée à 1 250 ₹ par mois) est versée au régime de retraite des salariés (EPS).
• Le reste de la cotisation patronale est versé sur le compte EPF du salarié.
• Les cotisations sont généralement calculées sur la base d'un plafond salarial de 15 000 ₹ par mois, sauf si l'employeur et le salarié conviennent de cotiser sur la totalité du salaire.

L'EPF s'applique à tous les établissements comptant au moins 20 salariés. Dès qu'une entreprise dépasse ce seuil, l'affiliation est obligatoire pour tous les salariés dont le salaire de base ne dépasse pas 15 000 ₹ par mois. Les employeurs peuvent également affilier volontairement les salariés percevant des salaires plus élevés.

Le le fonds de prévoyance des salariés (EPF) Le solde génère des intérêts exonérés d'impôt (8,25 % par an pour l'exercice 2024-2025, selon les dispositions de l'EPFO) et peut être utilisé pour répondre à des besoins spécifiques, tels que l'achat d'un logement ou une urgence médicale. À la retraite (à l'âge de 58 ans), la totalité du capital est versée en franchise d'impôt.

Les cotisations à l'EPF doivent être versées au plus tard le 15 du mois suivant. Les versements tardifs donnent lieu à des intérêts au taux de 12 % par an, conformément à l'article 7Q, ainsi qu'à des dommages-intérêts en vertu de l'article 14B. Conformément à l’avis publié au Journal officiel du 14 juin 2024, ces dommages-intérêts s’élèvent désormais à un taux forfaitaire de 1 % des arriérés par mois (12 % par an), remplaçant l’ancien barème progressif allant de 5 % à 25 % par an.

Assurance sociale des salariés (ESI)

L'ESI est le programme indien d'assurance maladie sociale. Il couvre les salariés éligibles en matière de soins médicaux, de prestations de maternité, d'invalidité et de prestations pour les personnes à charge en cas de décès du salarié.

Champ d'application :

• Cette disposition s'applique aux établissements comptant au moins 10 salariés (20 dans certains États).
• Seuls les salariés percevant un salaire mensuel inférieur ou égal à 21 000 ₹ (25 000 ₹ pour les salariés en situation de handicap) sont couverts.

Taux de cotisation :

• Employeur : 3,25 % du salaire brut
• Salarié : 0,75 % du salaire brut

ESI Les cotisations doivent être versées au plus tard le 15 du mois suivant. Il incombe à l'employeur d'affilier tous les salariés éligibles, d'établir les cartes ESI et de déposer les déclarations semestrielles.

Une précision importante : si un salarié bénéficie d'une révision salariale en cours d'année et dépasse le seuil de 21 000 ₹, il reste couvert jusqu'à la fin de cette période de cotisation. Les cotisations ESI sont calculées selon deux cycles : d'avril à septembre et d'octobre à mars.

Impôt sur les professions libérales (PT)

L'impôt sur les professions libérales est un impôt prélevé au niveau des États sur les revenus du travail. Tous les États indiens ne le perçoivent pas, mais plusieurs des plus importants le font, notamment le Maharashtra, le Karnataka, le Tamil Nadu, le Bengale occidental, le Telangana, l'Andhra Pradesh, le Gujarat, le Madhya Pradesh, le Kerala et l'Odisha.

En août 2026, environ 21 États et territoires de l'Union prélèvent une taxe professionnelle. Plusieurs ne le font pas, notamment Delhi, l'Haryana, le Pendjab, l'Uttar Pradesh et l'Uttarakhand ; ainsi, un salarié de Gurugram n'en paie pas, tandis qu'un collègue de Bengaluru en est assujetti.

Le PT correspond à un petit montant fixe, généralement compris entre 150 et 200 ₹ par mois, en fonction de la échelle salariale et de l'État. Le montant maximal de la taxe professionnelle est plafonné à 2 500 ₹ (environ 26 $) par salarié et par an, conformément à l'article 276 de la Constitution.

La cotisation PT est prélevée sur le salaire du salarié ; il s'agit donc techniquement d'une retenue à la source. Toutefois, c'est à l'employeur qu'il incombe de la prélever correctement, de l'enregistrer auprès des autorités de l'État et de la verser dans les délais. La fréquence des déclarations varie selon les États : certains exigent des déclarations mensuelles, d'autres trimestrielles.

Si vos salariés travaillent dans plusieurs États ou si votre entreprise exerce ses activités sur l'ensemble du territoire indien, vous devrez procéder à des inscriptions distinctes au registre des cotisations sociales (PT) dans chaque État concerné.

EDLI (Assurance liée aux dépôts des salariés)

L'EDLI est un régime d'assurance-vie lié au Fonds de prévoyance des salariés (EPF). Il prévoit le versement d'une somme forfaitaire au bénéficiaire désigné par le salarié si celui-ci décède pendant son service actif.

L'employeur verse à l'EDLI une cotisation correspondant à 0,5 % du salaire de base du salarié (plafonnée à 15 000 ₹). Cette cotisation est versée en même temps que la cotisation à l'EPF. Les salariés ne versent aucune cotisation à l'EDLI.

Le montant maximal de l'indemnité EDLI s'élève à 700 000 roupies.

En Inde, qui paie les charges sur salaires : l'employeur ou le salarié ?

Les deux le font, mais de manière différente. L'employeur verse ses propres cotisations à l'EPF (12 %), à l'EDLI (0,5 %) et, pour le personnel relevant de l'ESI, à l'ESI (3,25 %). Le salarié finance l'EPF (12 %), l'ESI (0,75 %), la taxe professionnelle et l'impôt sur le revenu.

C'est l'impôt sur le revenu qui prête à confusion. Le TDS est prélevé sur le salaire du salarié et versé à l'État en son nom ; il s'agit donc de l'impôt du salarié, et non d'une charge supplémentaire à la charge de l'employeur qui s'ajoute au salaire.

C'est ce à quoi font généralement référence la plupart des employeurs étrangers lorsqu'ils s'enquièrent de l'impôt versé par l'employeur pour le compte du salarié. Vous le retenez et le versez pour le compte du salarié, tandis que votre véritable coût de l'emploi pour l'employeur Il s'agit de l'EPF, de l'EDLI et de l'ESI, que nous allons détailler ci-après.

Quel est le taux global des charges sur salaires à la charge de l'employeur en Inde ?

Le montant total des cotisations patronales en Inde s'élève à environ 13,36 % du salaire brut, réparti comme suit :

Remarque : le coût exact pour l'employeur dépend du rapport entre le salaire de base et la rémunération totale (CTC), ainsi que du fait que le salarié soit ou non éligible au régime ESI. Pour les postes dont la rémunération brute mensuelle est supérieure à 21 000 ₹, le régime ESI ne s'applique pas.

La plupart des postes de niveau intermédiaire à supérieur dans le secteur technologique indien se situent au-dessus du seuil salarial de 21 000 ₹ fixé par l'ESI ; par conséquent, l'ESI ne s'applique pas et les 13,36 % mentionnés ci-dessus correspondent au coût total des charges sur salaires à la charge de l'employeur pour ces salariés. Pour les salariés éligibles à l'ESI, il convient d'ajouter 3,25 % au salaire brut.

En quoi la structure du CTC indien influe-t-elle sur les charges sur salaires ?

Le CTC (coût pour l'entreprise) est le terme utilisé par les employeurs indiens pour désigner la rémunération globale. Il comprend salaire de base, la cotisation patronale au fonds de prévoyance, l'accumulation de la prime de fin de contrat, les cotisations d'assurance maladie et toute autre indemnité.

La structure du CTC revêt une importance particulière pour les Charges sur salaires, car l’EPF est calculé sur le salaire de base et non sur l’intégralité du CTC ; c’est pourquoi de nombreuses entreprises fixent le salaire de base entre 40 % et 50 % du CTC afin de maîtriser le coût de l’EPF. En vertu du Code des salaires, l’un des quatre codes du travail en vigueur depuis le 21 novembre 2025 (les règles nationales étant encore en cours de finalisation en août 2026), le salaire doit représenter au moins 50 % de la rémunération totale. À mesure que ces règles entrent en vigueur, fixer le salaire de base en dessous de 50 % ne permet plus de réduire les charges liées à l’EPF et aux indemnités de fin de contrat comme c’était le cas auparavant.

Voici un exemple simplifié pour un recrutement avec une rémunération globale annuelle (CTC) de 15 800 $ (1 500 000 ₹) :

• Salaire de base + prime de performance : 6 300 $ (600 000 ₹) par an
• Cotisation patronale à l'EPF : 760 $ (72 000 ₹) par an
• Cotisations patronales à l'ESI : sans objet (salaire supérieur au seuil)
• EDLI : environ 9 dollars (900 roupies) par an
• Accumulation des primes (à des fins comptables) : environ 304 $ (28 846 ₹) par an

C'est pourquoi les entreprises américaines sont souvent surprises lorsqu'elles découvrent la ventilation complète des coûts. Le salaire affiché ne correspond pas au coût total.

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Quelles sont les dates limites de déclaration des charges sur salaires en Inde ?

En Inde, le non-respect d'une échéance ne se résume pas à un simple désagrément administratif. Les retards de paiement entraînent des intérêts et des pénalités, et des manquements répétés peuvent déboucher sur des poursuites judiciaires.

Il convient de souligner une complexité : le TDS nécessite un calcul distinct pour chaque salarié, en fonction du régime fiscal qu’il a choisi, de ses déclarations d’investissement et de la structure de son salaire. Il ne s’agit pas d’un pourcentage forfaitaire. Les erreurs dans le calcul du TDS sont fréquentes et entraînent des divergences lorsque les salariés remplissent eux-mêmes leur déclaration d’impôts.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect de la législation relative aux charges sur salaires en Inde ?

Compliance en matière de paie en Inde est appliquée par plusieurs organismes, notamment l'administration fiscale, l'EPFO (Organisme de prévoyance des salariés) et l'ESIC. Chacun d'entre eux dispose de son propre barème de sanctions.

Pénalités liées à la déclaration d'impôt à la source (TDS) :

• Intérêts de 1 % par mois en cas de non-prélèvement de la retenue à la source (TDS) dans les délais impartis.
• Intérêts de 1,5 % par mois en cas de retenue à la source (TDS) effectuée mais non versée.
• Tout retard dans le dépôt des déclarations TDS entraîne une pénalité de 200 ₹ par jour.
• Des TDS erronés peuvent donner lieu à des avis de la part de l'administration fiscale, que les salariés devront ensuite régulariser dans leur déclaration d'impôt personnelle.

Pénalités liées à l'EPF :

• Les dommages-intérêts prévus à l'article 14B s'élèvent à un taux forfaitaire de 1 % du montant impayé par mois, soit 12 % par an, conformément à l'avis publié au Journal officiel du 14 juin 2024. L'ancien barème progressif allant de 5 % à 25 % n'est plus applicable.
• Intérêts de retard fixés à 12 % par an.
• Tout manquement persistant peut donner lieu à des poursuites en vertu de la loi sur les fonds de prévoyance des salariés.

Pénalités ESI :

• Des intérêts au taux de 12 % par an sur les cotisations en retard.
• Poursuites pénales pour non-paiement délibéré en vertu de la loi ESI.

En pratique, pour les entreprises américaines qui embauchent directement, l'absence d'un service dédié à la gestion de la paie en Inde rend les manquements à la Compliance presque inévitables au cours des premiers mois, notamment en matière de retenue à la source (TDS). Les barèmes salariaux des salariés évoluent, les déclarations d'investissement sont transmises en retard et les choix de régime fiscal changent. C'est précisément là que les erreurs se produisent.

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